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关于档案管理相关学年毕业论文范文,与高职院校教学档案的管理和利用相关函授毕业论文
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摘 要 ：本文简要分析了高职院校教学档案管理和利用存在的问题,提出如何完善高职院校教学档案管理的措施和更好地利用教学档案的途径.
关 键 词 ：高职院校；教学档案；管理；利用
作者简介：于洪晶（1981-）,女,助教,研究方向：档案管理.
[中图分类号]：G717[文献标识码]：A
[文章编号]：1002-2139(2011)-22-0191-01
高职院校的教学档案是指高职院校在教学管理和教学实践过程中直接形成的具有保存和利用价值的各种不同载体的文件资料.教学档案是教学工作的见证,反映了整个学校教学活动的总体情况,同时也是检验学校教学质量的重要依据,因而在学校的管理和建设中起着举足轻重的作用.随着高职院校的不断发展壮大和教育教学改革的深入,教学档案的种类和数量也随之大量增加,教学档案的管理和利用遇到了一些问题和挑战.如何处理好这些问题,成为制约高职院校发展的重要课题之一.
一、高职院校教学档案管理和利用存在的问题
根据《高等学校档案实体分类法》的规定,教学档案的主要内容包括学校在学科、专业与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、毕业生工作、教材建设与管理等教学活动或教学管理过程中形成的有保存价值的文字、图表、声像载体等材料.这些档案的管理质量和利用直接关系到学校教学规范化管理的程度,关系到学校教学质量的整体提升.从目前来看,高职院校的教学档案管理和利用还存在一些问题：
(一)教学档案管理方面的问题
1.领导和档案管理人员对教学档案管理重视程度不够,档案意识相对薄弱；
2.教学档案管理规范性较差,院、系（部）二级管理模式没有建立,管理混乱,存在归档材料不全或丢失情况；
3.教学档案管理人员素质参差不齐,档案管理知识缺乏,业务不熟练；
4.教学档案管理信息化程度较低.
(二)教学档案利用方面的问题
1、教学档案存在门类不全、内容单一、存放地点不详等问题,容易出现 “无处可查”、“无档可用”的情况；
2.教学档案编研水平较低,不利于使用者参考和利用；
3.利用方式陈旧繁琐,不适应现代社会的需求.
二、完善高职教学档案管理的措施
完善教学档案的管理应从以下几方面入手.
(一)做好宣传教育工作,强化档案管理意识
高职院校领导要把教学档案管理工作纳入学校的工作计划和议事日程,摒弃“说起来重要,做起来次要,忙起来不要”的观念,建立起领导负责、任务明确、责任到人的教学档案管理体系,把教学档案管理工作落到实处.
(二)建立分级管理模式,加强规章制度建设
高职院校教学档案应分为院、系(部)二级管理,教务处为一级管理,系(部)为二级管理.教务处应设立教学档案室,设专职档案员管理.各系(部)要有一名领导分管档案工作,配备一名兼职档案人员具体承担系(部)教学档案管理工作,统一管理本部门、本系统的教学文件材料,并按期向教学档案室移交档案.这样一来就可以按照教学规律,分级系统地收集整理教学管理的相关材料,逐步建立起独立、完善的教学档案管理体系.
院、系(部)二级教学档案管理部门要根据《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）,结合高职院校教学实际情况,制定符合本校的教学档案管理办法,从而可以在档案管理过程中做到有法可依,有章可循.同时应制定相应的考核和奖励机制,这样有利于落实档案责任制,也能激发专兼职档案员的工作积极性,促进教学档案管理的良性发展.
(三)重视教育培训,提高档案管理人员的素质
教学档案管理人员的业务能力直接关系到教学档案质量的好坏.目前,高职院校教学档案管理人员以兼职人员为主,同时又存在兼职人员工作繁杂、人员更替频繁、业务知识薄弱等情况.所以要提高教学档案管理水平必须重视教学档案专兼职管理人员的业务培训和继续教育.学校领导要充分认识教学档案管理人员继续教育的重要性,把教学档案管理队伍建设纳入高职院校师资队伍建设中去,采取多种方式加强教学档案管理人员的继续教育,如在职培训、学术研讨或参观考察以及经验交流等,提高他们档案知识和业务技能,更好地进行教学档案材料鉴定、收集、整理、归档等工作,保证教学档案的质量,使其在学校整体工作中更好地发挥作用.
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(四)依托科技发展,加快教学档案信息化进程
计算机技术和校园网络的发展,为教学档案管理信息化提供了契机.高职院校可以从硬件入手,加大投入,购置设备,然后建立电子教学档案资源库,把教学档案有计划、有步骤的转入资源库中,这样可以延长档案的保存期限、可以增大档案的存储容量,同时更方便师生的查询和利用.但是在加快信息化建设和进行教学资源的共享的同时,也要面对一些风险和问题,比如电子文件的真实
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三、促进高校教学档案利用的途径
(一)及时规范归档,做好基础性工作
随着院、系(部)二级管理的建立,要进一步规范各部门的教学档案管理,严格按照教学档案管理办法的归档内容、归档时间、归档要求进行教学档案的收集、整理、归档工作,这样才能“有档可查”、“有档可用”,为档案的充分利用打下基础.
(二)加强教学档案编研工作
教学档案管理人员在原始教学档案的基础上,要进行能动性的编研工作.比如除了进行必要的目录、检索工具的编制外,还要了解师生的需求,结合教学档案的特点,积极利用教学档案原始资料,编写各种成果、资料的汇编,编写研究性文章,使利用者参考、使用更有针对性、更方便快捷.
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(三)创新服务方式,实现教学档案资源的信息化和网络化
随着高职事业的发展,教学档案的利用需求越来越大,利用人群也越来越广泛,传统的上门查询、手工检索已不能满足新的利用需求.只有创新教学档案的服务利用方式,逐步实现教学档案的信息化和网络化,才能提高教学档案的利用率,充分发挥教学档案的价值.信息化简单说是建立教学档案数据库,录入电子档案,并将以往的重要纸质档案,通过扫描等方式转化为数字化档案,整合教学档案资源,形成系统、完整的档案信息；网络化是通过授权实现教学档案资源的网络查询和共享服务.
总之,在高等职业教育迅速发展的今天,只有不断发现和解决新的问题,完善教学档案的管理,才能更好地利用这些档案为高职院校的发展和社会的进步做出应有的贡献.
参考文献：
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