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密的.公务接待管理制度
一,接待程序
(一)分公司的接待工作原则上统一扎口办公室负责.
(二)根据分公司的特点,考虑到接待工作突然性,一般情况下对口接待部门应同时向分公司经理和办公室汇报,由分公司经理和办公室根据实际情况安排具体人员负责责任工作.一般性接待原则上在分公司食堂进行.
(三)因客人工作需要需到集团总部考察或洽谈业务的,应事先通知集团办公室,接待标准原则上按集团公司规定执行,接待费用在有关分公司列支.
(四)办公室在协议酒店或公司食堂办理订餐手续,确定用餐标准,及时办理结帐,报支手续.
(五)集团公司领导委托的接待事务,须提前与委托领导请示接待标准及其它相关事宜,接待结束后及时与到集团公司财务部报支
二,接待要求
(一)参与接待的工作人员要增强工作责任性,热情服务,紧密配合,认真做好客人的迎来送往工作.
(二)一切的接待工作必须按制度,程序运作,做到规范化,标准化,符合礼仪要求,克服随意性.
(三)陪同人员仪表整洁,文明礼貌,既要高质高效做好接待工作,又要保守企业秘密,维护企业形象.
(四)严格按接待规定控制接待标准,未经事前审批同意的招待费用一律不予报销.特殊情况,事后须及时补办手续.
(五)要确保公司正常接待,减少和控制非正常招待开支.
三,接待准备和接待用品管理
(一)来客接待用烟,茶水或水果,接待室安排等由办公室统一办理.
(二)接待室布置周全,卫生整洁,室内气流清新,温度,灯光适宜,招待用具清洁,视频,音响等设施准备到位.
(三)加强接待用品的保管和使用,建立健全有关管理台帐.
办公物品管理制度
一,办公物品的申购,入库,保管,领用程序必须管理有序,责任明确,节俭节约,避免浪费.
二,办公物品的分类
按使用的性质分为低值易耗品(以下简称办公用品)和高值保管品(以下简称固定资产)两类.
办公用品主要指:签字笔,圆珠笔,铅笔,笔芯,白板笔,钉书机,美工刀,剪刀,胶水,胶带,橡皮擦,涂改液,刀片,夹子,大头针,图钉,回形针,订书针,记事本,便签纸,计算器,机,拖线板,装订机,文件夹,文件盒,文件架,复印纸,垃圾袋等价值较低的日常用品,
固定资产为:电脑,打印机,复印机,扫描仪,文件柜,照相机,摄像机,投影仪,办公桌椅等价值较高的物品.
三,办公物品的管理责任部门
公司办公物品的管理统一归口为办公室,大楼办公用线,网络线,路由器及对应耗材由信息中心管理.
四,办公物品的申请
办公物品的申购,调拨需在OA平台工作流程中审批后办理.
五,办公物品的购置与管理
需求申请得到批准后,应由办公室统一购买.办公室应当做好供应商的建档工作,做好供应商的比较,甄选工作,尽最大可能控制好办公物品的采购成本.办公室根据公司日常办公需要,可对一些常用的办公用品进行批量购买,在办公室保持一定库存,以保证正常办公需要的及时满足,提高供给效率.
六,办公物品的领用,保管
备用的办公用品由办公室指定专人统一保管.各部门根据工作需要及时到办公室申领.
七,对于固定资产实行部门保管责任制,办公室将编订各部门《固定资产登记表》,明确资产种类,数量和责任人.
八,对因个人工作失误,非正常使用而对办公物品造成的重大异常损耗,将根据个人责任的程度,由责任人承担所造成相应损失部分的赔偿.
九,考虑实际工作需要,在分公司内部调动人员,办公室电脑(特别是笔记本电脑),实行内部调拨使用,原则上物品跟随人走.工作中涉及的电子版资料做好交接,财务部配合做好相关手续完善.
办公场地卫生管理制度
一,各部门必须做好办公场地环境卫生管理,树立良好的分公司形象.
二,办公场地环境卫生管理范围主要包括:公共卫生,个人卫生.
(一)公共卫生:分室外公共环境卫生和室内公共卫生.
室外公共环境卫生是指公司办公楼的走道,大门,楼梯,屋面,窗户等公用地点和设施的卫生.室内公共卫生是指员工办公地点的门窗,地面,灯具,开关,地角线等公用地点和设施的卫生.
(二)个人卫生:是指员工个人办公地点和个人办公设施,个人宿舍,物品的卫生,如:办公桌椅,计算机,文件夹,文件柜等.
三,办公场地的公共卫生和个人卫生,均应"勤打扫,勤擦洗",做到办公场地干净整洁,无脏物,无杂物,无灰尘,无痰迹.
四,办公设施,物品摆放整齐有序,无灰尘,无脏物,无杂物.
五,分公司公共环境卫生采取专人负责和轮流值日相结合的办法进行管理,日常监督由办公室负责,定时牵头组织卫生检查,评比,对卫生环境较差的情况进行通报批评.
车辆管理制度
1,车辆使用管理
⑴办公室负责分公司车辆和驾驶员的日常管理.
⑵遵循"先急后缓"的原则,按照同一方向集中派遣,质量,安全部门检查工地尽量做到计划的一致性,合并用车,尽量压缩车辆使用频率.
⑶员工单独外出办事,一般情况下以乘坐公共汽车为主,下列情况下可以申请用车.
①出差目的地偏远,没有公共交通工具的.
②携有巨款或重要文件须确保安全的.
③收,发货物笨重,搬运困难或时间紧迫的.
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④陪同重要客人外出的.
⑤执行特殊业务或夜间办事不方便的.
⑷申请派车的人员,须提前向办公室申请,办公室根据目的地,车辆运行和驾驶员的实际情况进行安排.
⑸驾驶员不得擅自将车开回家,办完公事必须将车辆停放在分公司院内,不得私自用车.
⑹未经行政主管领导批准,一律不得外借车辆.
2,车辆用油管理
⑴所有车辆加油,必须在加油发票上如实注明车辆牌照号和里程表上的公里数,否则不予报销.
⑵禁止驾驶员为其它车辆(含外来车辆)报销油费,一经核实,将予以责任人500元/次的罚款.
3,车辆维修,保养管理
⑴驾驶员负责定期检查车辆状况,并处理简单的车辆故障.达到根据国家相关规定和车辆说明书要求的到期里程必须按规定在指定的维修厂进行维修,保养,其它维修须报办公室批准,并提前核定维修费用.
⑵驾驶员应经常对车辆进行检查清理,保持车辆内,外清洁.
⑶经常检查各润滑点,发现缺油或油变质应立即补充或更换.
⑷车辆日常补胎及小零件更换必须在正规的车辆维修单位进行,取得正规发票,禁止抵票报销.
⑸驾驶员在行驶过程中发生故障,若自身无法排除,须估算费用并征得办公室同意就近寻找修理厂处理.
4,车辆罚款及理赔管理
⑴驾驶员应在行车过程中有意识的避免超速及其它违章罚款的发生.
⑵当违章罚款发生后,应积极进行妥善处理.
⑶车辆在发生交通事故时应首先向办公室汇报,并及时联系交警和保险公司,由保险公司进行事故鉴定,出具鉴定报告.
⑷驾驶员应及时到保险公司指定的修理点将车辆尽早修理,不要耽误正常工作,修理费先由驾驶员垫支或凭保险公司的事故受理单向公司借款支付.
⑸保险公司在受理交通事故后,驾驶员应积极与保险公司保持联系,尽早办理理赔手续,并及时与财务部门结账.
员工考勤与假期管理制度
一,全体员工必须严格执行考勤管理制度,考勤工作由办公室负责.每月考勤汇总后必须由员工本人签字确认,并于次月3日前将考勤表报送集团公司人力资源部.
二,分公司启用人脸识别机进行考勤.考勤时间为上下班作息时间的前后各半小时内,每天考勤四次.
三,员工请假前均须经通达OA平台填写"请假申请单",逐级审批.
四,员工节假日或周日加班,应通过OA平台填写"加班核定单",须经部门负责人,分公司经理审核,区域经理审批.并应在工作日志中写清楚事由,加班时间及办理结果.
五,因公出差和请事假者无法进行正常考勤时,应提交因公出差和事假流程批件(从T9平台流程单中打印),
六,因特殊情况不能在规定时段内考勤时,应写明原因,并由直接领导签字,
特殊情况说明
姓名日期事由领导签字七,以上提交内容必须在每月最后一天提交给办公室,周日正常休息者无需提供证明.
八,各种假期必须在OA平台按照流程进行审批,其中病假,产假,陪产假提供医院证明,婚假凭结婚证(日期在公司在职期间),正常上班后进行销假.未经审批同意的视为旷工处理.
(一)婚假天数:员工本人结婚享受3天婚假,晚婚再增加10天(含节假日).
(二)产假天数:产假一般98天(14周),其中产前可休15天.晚育增加30天,难产或剖腹产增加15天,多胞胎每增加一胎增加15天.男同志陪产假7天,晚育再增加3天(含节假日).哺乳时间按照相关规定执行,流产假按照江苏省相关规定执行.
(三)丧假天数:配偶,直系亲属(父母,子女)死亡,丧假10天,旁系亲属死亡,视情况丧假1天,往返路途假按实际计算.
(四)根据集团公司的规定执行带薪年假制度.
(五)各类假期工资具体按照集团公司薪酬制度执行.
计算机及网络管理制度
一,计算机使用管理
(一)计算机实行专人负责制,其他人员未经允许一律不准使用计算机系统.
计算机用户不得随意安装,卸载计算机软硬件,未经许可,不得更改计算机相关设置.
保持主机,显示器,键盘
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