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为了持续推进我省数字档案馆建设,力争“十二五”期间实现省、市、县 档案馆联网,初步建成全省历史档案目录中心、全省电子文件中心,打下全省档案资源共建共享的基础,省局对全省档案信息化建设现状进行了一次调研,采集档案信息化建设方面的基础性数据,取得了第一手材料.

1.调研项目的设计与调研范围及方法

此次调查采用问卷调查法,根据国家有关电子文件归档管理工作和《数字档案馆建设指南》的要求,共设计了10大类20个方面的问题,168个选(填)项.

此次调查范围,涉及全省18个地市级档案馆、158个县区级档案馆,统计数据截止时间为2010年底,为了确保第一手资料的准确性、权威性,各地市及县区级档案馆报送的都是加盖单位公章的纸质问卷,共收回问卷176份,有效率100%.

2.信息化建设基本情况及调查分析

此次调研,主要了解各地市及县区硬件基础设施建设、管理软件购置使用、档案信息资源建设、电子档案接收管理、档案信息资源开发利用、档案信息安全与保障、人才队伍建设等方面的情况.

2.1 硬件基础设施建设情况

2.1.1 档案馆的网络架构.在18个地市级档案馆中,建成局域网的有17个,占94.4%;使用政务内网的有8个,占44.4%;开通外网(互联网)的有14个,占77.8 %;对网络架构进行IP规划的有2个,占11.1%.

158个县区级档案馆中,建成局域网的有48个,占30%;使用政务内网的有29个,占18%;开通外网(互联网)的有65个,占41 %;对网络架构进行IP规划的有25个,占16%.其中,有些档案馆同时具有多种架构方式.

总的来看,地市级档案馆基本都建立了自己的内部局域网,县区级档案馆建成情况不太理想.但在建立局域网的众多档案馆中,存在着没有对局域网的架构进行合理规划的问题.IP地址的合理规划是网络设计中的重要一环,IP地址规划的好坏,影响到网络路由协议算法的效率,影响到网络的性能,影响到网络的扩展,影响到网络的管理,也必将直接影响到网络应用的进一步发展.而调查显示,17个建成局域网的地市级档案馆中,仅南阳市和周口市提供了详细的IP规划地址;48个建成局域网的县区级档案馆中,有25个提供了详细的IP规划地址(其中,郑州市有8个县区,焦作市有4个县区,许昌有3个县区).

2.1.2 机房建设情况.18个地市级档案馆中,建立中心机房的有14个,占77.8%,平均机房面积为21.4m2.

158个县区级档案馆中,建立中心机房的有30个,占19%,平均机房面积为21.8m2.

在建立机房的档案馆中,机房采取措施如表1所示:

其中,地市级档案馆中,超过半数的机房具备了消防措施、防雷电地板、机房空调、UPS不间断电源;县区级档案馆中,超过半数的机房具备了消防措施、机房空调、UPS不间断电源,而采取防雷防静电措施的机房不足1/4.

2.1.3 网络及计算机设备.18个地市级档案馆共有交换机49台,平均每个地市2.72台;防火墙15台,平均每个地市0.83台;共有服务器38台,平均每个地市2.11台;共有计算机462台,平均每个地市25.67台;扫描仪共47台,平均每个地市2.61台;刻录机共90台,平均每个地市5台.

158个县区级档案馆共有交换机94台,平均每个县区0.59台;防火墙50台,平均每个县区0.32台;共有服务器49台,平均每个县区0.31台;计算机共有679台,平均每个县区4.29台;扫描仪共174台,平均每个县区1.10台;刻录机共114台,平均每个县区0.72台.

从统计数据中可以看出,县区级档案馆硬件设备中,计算机的平均拥有量相对来说稍好一点,其他网络硬件设备严重匮乏,是档案信息化建设过程中的一个瓶颈.如何加强领导对档案信息化建设的重要性和必要性的认识,争取领导的支持,解决资金难题,是以后要思考的方向.

地市级档案馆整体在交换机、服务器、计算机、扫描仪、刻录机等设备上,都达到了平均每个档案馆2台以上.但是,防火墙平均每个档案馆还不足一台,说明对网络安全方面的认识还不足,没有深刻领会到档案安全保障体系建设的精髓,为档案信息安全留下了隐患,在之后的工作进程中,一定要加强认识,做好安全保障工作.

2.2 档案管理软件购置、使用情况.截至2010年底,全省18个地市级档案馆中,有15个购置了档案管理软件.郑州市最早在2003年购买了珠海泰坦档案管理软件;158个县区级档案馆购置管理软件的有90个,其中,购买时间最早的是安阳市文峰区及滑县于2000年购置的益友档案管理软件.

县区级档案馆购买软件类型及数量如表2所示:

其中,焦作市9个县区统一使用自行开发的焦作市电子文件在线归档管理系统;安阳市8个县区统一使用购置的益友档案管理软件;南阳市13个县区、平顶山市6个县区、许昌市6个县区、漯河市3个县区统一使用购置的世纪科怡档案管理软件;洛阳市11个县区统一使用购置的东方飞扬档案管理软件.

从档案管理软件购买和使用情况上看,由于没有统一的采购标准,18个地市级档案馆共采用了11个不同公司不同版本的档案管理软件,比较分散;但如果从各地市分开来看,相对还是比较集中的.接近半数的地市都对本地区各级档案馆进行了统一部署,为下一步省、市、县 档案馆联网打下了良好基础.

2.3 档案信息资源建设情况


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2.3.1 目录数据库建设情况.全省18个地市级档案馆共有16个开始了案卷级目录数据库的建设,占89%,共完成文书目录数据785747条,未完成的有4201540条;16个地市级档案馆开展了文件级目录数据库建设的工作,占89%,共完成目录数据6800508条,未完成的有3561789条;11个地市级档案馆开展了专题档案目录数据库建设工作,占61%,共完成专题目录数据189606条,专题档案有三十余种.

158个县区级档案馆中,共有84个开始了案卷级目录数据库的建设,占53%,共完成目录数据数量为2065972条,数据所属档案门类大都为文书类型;80个开展了文件级目录数据库建设的工作,占51%,共完成目录数据数量为4161668条,数据所属档案门类大都为文书类型;44个开展了专题档案目录数据库建设工作,占28%,共完成目录数据数量1401670条,专题档案种类有婚姻、土地、知青、租契、山林承包、纪检案件、信访、人口普查等.

目录数据库结构表是建设目录数据库的基础,18个地市级档案馆中,有焦作市档案局、平顶山市档案局、南阳市档案局报送了详细的目录数据库结构表,占17%;158个县区级档案馆 有17个提供了详细的目录数据库结构表,占11%(其中,南阳市有8个,占47%).

从调查结果可以看出,超过半数的县区级档案馆和大多数地市级档案馆都开展了案卷级和文件级目录数据库的建设工作,并已经完成了一定数量的案卷级和文件级目录数据的录入,为建立全省历史档案目录中心铺垫了基石.

2.3.2 档案全文数据库建设情况.档案信息的数字化是开展信息化建设的基础,也是建立全文数据库的基石.截至2010年底,全省共有17个地市级档案馆、96个县区级档案馆开展了档案全文数据库建设工作,分别占总数的94.4%和61%.

此次调查,把档案数字化对象按其所属档案门类分为文书档案和专题档案两大部分,包含具体内容如表3、表4所示:


从表中可以看出,在已经开展全文数据库建设的17个地市级档案馆和96个县区级档案馆中,对文书档案,各类档案的数字化工作进展如下:有民国档案的地市级的有13个,占72.2%;县区级共43个,占45%;有革命历史档案的地市级的有13个,占72.2%,县区级共61个,占64%;有“建国”后档案的地市级的有15个,占83.3%,县区级共77个,占80%.地市级档案馆有1个建立了婚姻档案全文数据库,占5%;有5个建立知青档案全文数据库,占27.8%.96个县区级档案馆,在专题档案方面有婚姻档案的共44个,占46%;有土地承包档案的共10个,占10%;有山林承包档案的共5个,占5%;有知青档案的共28个,占29%;有劳模档案的共8个,占8%.

在全省已开展全文数据库建设的17个地市级档案馆中,民国档案已数字化共15163卷1877737页,待数字化共1228卷4400页;革命历史档案已数字化共14082卷1442888页,待数字化共785卷1000多页;“建国”后档案已数字化共37177卷3315663页,待数字化共380629卷.

在全省已开展全文数据库建设的96个县区级档案馆中,文书档案数字化进展情况如下:民国档案已数字化共6117卷355859页,待数字化共6944卷341747页;革命历史档案已数字化共16587卷1267516页,待数字化共47114卷786097页;“建国”后档案已数字化共344521卷8988377页,待数字化共1556955卷46509115页.

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在档案数字化加工形式方面,全省18个省辖市和158个县区级档案馆中,共有7个地市级档案馆和60个县区级档案馆选择了自行加工,分别占开展全文数据库建设总数的38.9%和63%;共12个地市级档案馆和17个县区级档案馆选择外包形式,分别占66.7%和18%.

总体来说,在全文数据库建设方面,地市级档案馆几乎全部开展此项工作,县区级档案馆也有超过半数正在建设.

2.3.3 多媒体数据库建设.伴随社会信息媒体的多样化,档案也以各种载体形式表现出来,比较典型的有照片档案、声像档案等.截至2010年底,全省共15个地市级档案馆开展了此项工作,馆藏纸质照片档案已数字化77254张,待数字化110898张;馆藏声像档案已数字化13449张光盘9324分钟,待数字化24245张光盘1800分钟;105个县区级档案馆开始此项工作,馆藏纸质照片档案已数字化153909张,待数字化95424张;馆藏声像档案已数字化127460分钟,待数字化81431分钟.

2.4 电子目录/档案接收管理情况.随着档案信息化建设的不断升级,利用计算机信息管理系统对电子档案接收、归档工作进行全面综合管理已经成为一种必然的趋势.

2.4.1 电子目录接收情况.全省18个省辖市中有8个地市级档案馆开展了电子目录接收工作,占44.4%;158个县区级档案馆中,有63个开展了电子目录接收工作,占总数的40%.其中,5个地市级档案馆采用脱机拷贝的途径接收电子目录,1个采用网络接收电子目录,2个同时用两种方法接收电子目录;49个县区采用脱机拷贝的途径接收电子目录,占78%,接收电子目录格式大多为 excel文件和word文件.

截至2010年底,8个地市级档案馆共接收电子目录数量为706998条;63个县区级档案馆共接收电子目录数量为914641条,未接收电子目录数量共712816条.

仅有不到一半的档案馆开展了电子目录接收工作,而在开展工作的档案馆中,大部分采用脱机拷贝的途径接收电子目录,说明我们在这方面的软硬件条件还有待加强.

2.4.2 电子档案接收情况.全省18个地市级档案馆有8个开展了电子档案接收工作,占总数的44.4%.其中,5个地市采用脱机拷贝的途径接收电子目录,1个地市采用网络接收的方式,3个地市同时采用两种方式接收,接收文书电子档案格式多为xml、word及PDF格式文件.

全省158个县区级档案馆共有30个开展了电子档案接收工作,占总数的19%.其中,28个县区采用脱机拷贝的途径接收电子目录,占93%,接收文书电子档案格式多为xml、word及PDF格式文件.

截至2010年底,全省18个地市级档案馆共接收文书电子档案3319060份,照片电子档案373697张,录像电子档案2207分钟,录音电子档案340分钟;158个县区级档案馆共接收文书电子档案455338份,照片电子档案97251张,录像电子档案111437分钟,录音电子档案4354分钟.


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鉴于目前应用的电子文件标准和电子文件归档管理办法也不完善,给电子文件接收、归档工作带来了诸多困难,所以,开展这项工作的档案馆为数不多.

2.5 档案信息资源开发利用情况

2.5.1 档案网站建设情况.全省18个地市级档案馆中,有16个建立了网站,占88.9%,其中,自己有独立服务器的有10个,占建立网站总数的55.6%,租用服务器的有4个,占22.2%;配备有专人管理的有8个,兼职人员的有8个,各占建立网站总数的50%;158个县区级档案馆 有81个建立了网站,占51%,其中,自己有独立服务器的有15个,占建立网站总数的19%;配备有专人管理的有31个,占建立网站总数的38%.

在已建立的网站中,已开放档案目录共723534条、全文1142463页;开放照片档案396543张;公开现行文件目录93396条、全文403985页.

调查结果显示,有接近半数的县区级档案馆没有建立网站,究其原因有硬件设施不足、缺乏专业技术人员、无专项资金等,但最主要的还是认识不够.

2.5.2 档案著录.馆藏档案著录与著录人员培训情况如表5所示:

从表中可以看出,在18个地市级档案馆中,共有15个开展了各类文书档案著录工作,占83.3%;共有8个开展了照片著录工作,占44.4%;共有5个已经开展录音、录像档案著录工作,占27.8%;共有9个档案馆的著录人员接受过著录专门培训,占50%;共有7个档案馆的著录人员熟悉各种国家或行业标准,占38.9%.

全省158个县区级档案馆中,共有86个已经开展了各类文书档案著录工作,占总数的54%;共有32个开展了照片著录工作,占总数的20%;共有20个已经开展录音、录像档案著录工作,占总数的13%;共有44个档案馆的著录人员接受过著录专门培训,占总数的28%;共有37个档案馆的著录人员熟悉各种国家或行业标准,占23%.

为了档案资源更好地开发利用,同时,也为了档案资源更好地整合和管理,档案著录工作必不可少.将近半数的县区级档案馆没有开展档案著录工作,而开展档案著录工作的各级档案馆中,著录人员接受过专门培训、熟悉各种国家或行业标准的不足50%.

2.5.3 电子阅览室建设情况.全省18个地市级档案馆中,有4个建立了电子阅览室,占22.2%.4个电子阅览室都开放档案目录和开放档案全文,2个开放照片档案、开放录音录像档案,1个开放其他档案资源.

全省158个县区级档案馆,有12个已建成电子阅览室并开始运转,占总数的8%.其中,郑州市有5个县区级档案馆建成并运转.在所建成的电子阅览室中,提供的信息资源类别大都包含开放档案目录和开放档案全文,少数包含开放照片档案、开放录音录像档案和电子书、杂志、报纸.


2.5.4 数字档案馆项目规划与建设.数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求,运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理,并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统.

截至20

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