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计算机类本科论文范文,与对高校计算机实验室电子文件管理方案的相关毕业论文

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摘 要:文件是高校计算机实验室各项管理和技术活动的依据,管好、用好电子文件,对于发挥计算机优势、开发信息资源、提高工作效率和质量都有着重要的现实意义.该文章对高校计算机实验室文件管理现状进行了详细分析,对文件管理方案进行了探讨,能够极大的提高实验室工作人员的工作效率.

关 键 词 :实验室;文件;管理

中图分类号:G276

随着计算机技术广泛地应用于机关、事业单位管理工作的各个领域,这些先进的自动化技术正逐步改变和丰富了各单位传统的工作方法、手段和管理模式,但同时也给工作人员带来了新的课题――电子文件的管理.随着办公自动化程度不断提高,电子文件也随之大量产生,电子文件管理就显得越来越重要和迫切.

1.现状分析

1.1 文件繁多,存储无序

针对我校计算机实验室来说,实验教学中心办公室共4名管理人员,各司其职,又互相交叉.这4名办公人员每人一台电脑,电脑上存放着众多与实验中心相关的电子文件,假如工作人员A需要在工作人员B的电脑上查找相关文件,而工作人员B不在场的情况下,工作人员A就很可能查找不到该文件.原因就在于A人员不知道B人员将文件存放在什么地方,也不知道文件的名称是什么,这样就给工作带来了不必要的麻烦.

1.2 电子文件安全性没有保障

电子文件采用磁盘、光盘等介质进行存储,所占用的存储空间小,查阅利用方便快捷,但是电子文件对软硬件设备的依赖性强,易篡改,数据易丢失、更容易受到病毒侵害.比如,如果另一个工作人员要对某一文件进行修改,但是他修改过之后并没有另存为,而是直接点击了保存,过后又想查阅最初的版本,可最初的版本已经被覆盖了,这样就需要该文件的创建者来回想文件的原始内容,这样一来,电子文件的安全性就没有了保障.以上这些不安全因素都给电子文件的安全保管和长期保存带来了很多问题.

2.解决方案

2.1 理清工作思路,对电子文件分类

工作人员可以先将本部门的工作思路理顺,然后根据本部门的工作内容设置不同的文件夹,用来分类存放需要归档保存的电子文件.文件夹或者文件中的文件可以按照不同的方式进行排列,比如:可以按名称排列,其他的排列方式有类型、大小、修改日期、自动排列等.如果按名称排列则是按第一个汉字的汉语拼音字母顺序排列.如果分类中刻意讲究一种排列方式,则可在汉字前面加序号或英文字母,如我校计算机实验室的工作可分为实验教学、日常管理、设备管理和实验室建设四大类,可以分别在汉字前加上数字1、2、3、4进行排列,如图1所示.分类可以通过调整文件夹而调整,也可以通过增加或删除文件夹而增加或删除文件类.

图1 文件夹分类

2.2 规范电子文件命名

电子文件创建好以后需要对保存的文件命名,命名时要注意以下四个方面的要求:(1)在同一文件夹中的电子文件名称要具有唯一性;(2)命名要具有直观性;(3)名称要简洁;(4)电子文件的名称要便于与相同内容的纸质文件之间建立互相参照关系,以便实行纸质、电子“双轨制”管理模式.

我校计算机实验教学中心在给电子文件命名时采用的是用“文件标题+.扩展名”命名的方法.这种命名方法的最大优点是直观,使查阅者能通过命名知道文件的大概内容.如“关于2013-2014(一)学期提交实验教学准备申请表的通知.doc”.但是该方法不能完全避免重复命名,万一出现重名,可在文件标题后加“1”、“2”等序号,或者是加上创建者的姓名加以区分.

2.3 建立电子文件目录

管理者借助文件的著录信息可以很快的从海量电子文件中查找到所需要的文件,从而达到更好的利用电子文件的目的.电子文件的编目在没有专用的管理软件可供使用时,可采用EXCEL表格进行编目.我校计算机实验室在编目时将文件登记日期这一列分为纸质文件登记日期列和电子文件登记日期列,这样能反映出文件的三种状态:如只标有纸质文件登记日期,则表示该文件仅以纸质文件进行保存;如只标有电子文件登记日期,则表示该文件仅以电子文件进行保存;如同时标有纸质和电子文件登记日期,则表示该文件以电子和纸质同时进行保存,如图2所示.这种方法简单易行,一方面可以避免电子和纸质文件分别登记的繁琐,同时又可以确保电子文件和纸质文件的互联.

图2 电子文件目录

2.4 在目录上链接电子文件

当文件查阅者在查询到所需要的电子文件目录时,往往需要立即查阅文件的内容.此时,如果能够点击该文件目录就可以打开相关文件进行查看,那么工作效率就能得到极大的提高.我们是使用EXCEL中的“超级链接”制作的电子文件目录(具体方法在此不作展开介绍),如果链接成功,该单元格中的文字就会出现下划线,如图3所示.此时,只要点击该文件标题,立即就能打开所链接的

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电子文件,将此电子文件关闭之后又可回到目录页面上来.通过建立超级链接的方法还可以链接声音、照片、视频等各种格式的电子文件,但前提是用户的计算机上需要事先安装好视频播放器等软件,用户在点击超链接后可立即播放这些电子文件,使用起来十分简便.

图3 电子目录链接

3.结束语

综上所述,文件管理是一项细致的、重复的繁琐工作,没有固定的和一劳永逸的管理模式,更不能死搬硬套,我们需要结合自身实际,采用多维的管理思路和方法,解决电子文件管理过程中至关重要的安全性问题,及时检索查新,跟踪响应,确保实验室文件管理准确、及时、有效,才能使实验室管理体系逐步走向科学化和规范化.


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参考文献:

[1]电子文件归档与管理规范(GB/T18894-2002).

[2]洪海,夏敏.谈实验室文件管理[J].江苏现代计量,2012.

[3]王元宝.浅谈电子文件管理的现状及对策[J].科技信息,2012.

作者简介:闫培玲(1985-),女,河南荥阳人,助理实验师,硕士研究生,研究方向:计算机网络.

作者单位:河南中医学院,郑州 450008

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