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[摘 要] 常态、系统的管控是现代企业实现其经营管理目标的有力保证.控制体系科学是有效管控的前提；组织系统独立是有效管控的基础；制度程序规范是有效管控的保证；信息支持到位是有效管控的支柱；及时反馈机制是有效管控的关键.中油碧辟公司对于加油站的财务监管正是基于这一管理理念,产生和设置了内控会计岗位.通过对内控会计岗位职责的了解、日常业务的实习,深刻认识到,对成品油销售企业最前沿也是最基础的油站层面实行系统化、常态化地监督,是减少和避免油站舞弊行为、降低公司管理风险的有效方法.
[关 键 词 ] 常态；管理控制；监督；程序
[中图分类号] F270[文献标识码] B
企业的管控是企业为了实现经营目标,通过制定和实施一系列制度、程序和方法,对风险进行事前防范、事中控制、事后监督和纠正的动态过程和机制.如何建立规范、系统、可靠的管控系统,有效地防范企业巨大的经营风险,一直是企业发展中的一个重大课题.
长期以来,中油碧辟公司加油站员工的年流动率始终保持50%左右,油站的基础管理和控制复杂、难度大.建立科学、严密、有效的监管机制,强化监督,提高油站管理,降低油站管理风险既是中油碧辟长期发展的要求,也是中油碧辟事业稳步前进的必要保障.经过多年的努力,中油碧辟建立起了对油站风险进行事前防范、事中控制、事后监督和纠正的管控架构,形成了完善的组织体系、授权体系、岗位责任体系、监督检查流程和管理流程体系、技术和工具体系和管理考评体系,构成了突出的管理特点.
一、控制体系科学,是有效管控的前提
在企业内部如果没有人对违反规则的人进行评估和奖惩,规则就成了一种形式,没有任何价值.也就是说光有规则还不够,任何规则要起作用,还必须有相应的部门进行管控,对违反了规则的人和事进行惩罚和修正,惟有这样,规则的价值才能够真正释放出来.完善的企业管理就是要建立一套明确、可行的规则和制度,同时又有专业岗位对员工的执行进行全面的跟踪和修正,确保企业的规章制度得到落实,使员工进入一种自管理状态.“只有检查监督常态,才不会在年度检查时大吃一惊,时间拖得太长的检查可能会类似于验尸”.对目标实施的过程进行持续的关注,可以减少员工偏移目标的机会,确保目标的实现.
安全管理有个海恩定律：安全事故的基本规律是一次特大事故,隐含着9次大型事故,300次小型事故和1000次潜在事故.我认为在财务管理上也同样适用.财务管理的目标就是管理潜在的风险,从最底层的金字塔基处加强管理,常态化地管控,减少上层和重大管理风险发生的概率.
中油碧辟的内控会计岗位设立既是基于了以上管理学中的基本原理,又是产生于经验教训之上.2003年初,成立一年多的中油碧辟公司响了一个炸雷：一个加油站丢了6万多元,而且令人吃惊的是这6万多元是在半年之内一点一点“倒腾”出去的,如果不是加油站出纳失踪,事情仍不会被发现.这起重大事故使中油碧辟的管理层受到极大的震动,深刻意识到了基础工作常态检查在基层管理中的必要性.2004年初财务体制整合期间,将油站会计分为两大类：分公司核算会计、油站内控会计.
内控会计主要的岗位职责是负责对油站现场财务管理规定和操作流程的执行进行检查监督,及时反馈存在的财务问题和潜在的财务风险以及违规事项,并指导和落实责任人完善、改进工作；保证公司各项财务规定和流程得以严格执行,保证油站资金、存货及财产的安全；指导油站出纳配合税务会计工作实施,并到当地税局办理油站各项涉税事项.每名内控会计平均管辖15座油站,对辖区内油站每月至少检查1次,并且要求每个油站检查间隔不得超过35天,每次检查的业务期间从上次检查的最后一天到本次检查的当天.
从内控会计岗位职责和巡站时间要求上显见,其工作关键点就在于对油站财务风险点进行常态、完整的监督和管理,其管理效果显著的根本原因：一是彻底根除侥幸心理.舞弊行为随时会被发现,提高了油站员工自觉遵守制度的意识和自我管控力；二是彻底消灭管理死角.检查内容的全面性和时间的连贯性保证了监管的完整性,加油站关键控制点无盲角；三是有效避免突击应付行为.检查常态化使检查变为一种常规工作,每天都像接受检查一样认真执行制度,管理水平提高的同时也使油站对待检查的心态趋于平和,形成良性的管理氛围.
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二、组织系统独立,是有效管控的基础
独立的组织结构是有效监控的基础,只有检查部门与各执行部门没有直接的利益关系,才能够确保跟踪和检查结果的客观性和严肃性.中油碧辟的内控会计在组织结构上与管理油站的各区域公司没有直接隶属关系,其直接上级为总部财务部的网络会计经理(总部财务部的一个基层管理组,在总部财务与油站财务人员之间起着承上启下的重要作用),与区域核算会计经理平级,直接管理各油站出纳,形成平行分工、互相制约、互相监督的机制.
内控会计工作质量和绩效考核由网络会计经理负责评估,根据内控会计月度报告质量、周工作汇报情况、季度定期总结及管理油站的违规事件发生情况等,由网络会计经理来评定内控会计工作完成效率和成果.复查也是检验管控制度有效执行和内控会计工作质量优劣的重要手段,网络会计经理要对内控会计巡站和管理的情况进行复核,对所管理的片区内油站的复核检查率每年不少于50%,从复核发现的违规率和油站管理情况来进一步评估内控会计的工作成果.
由于内控会计岗位的特殊性,对内控会计的职业道德操守及业务能力都有较高的要求,中油碧辟在保证内控会计具备良好的职业道德操守的前提下,要求内控会计对财务制度和流程掌握清晰,同时对各业务部门出具的相关制度和流程也要求全面了解.
组织体系的独立性,控制环节的职责分离,使内控会计能相对独立地行使财务管理职权,工作干扰少,顾虑少,使管控工作高效科学,反映问题更加客观真实,确保了管控目标的实现.
三、制度程序规范,是有效管控的保证
企业内部管控是一个系统工程,涉及企业的方方面面,作为一项制度建设,其标准越规范,客观的成份越多,科学性越强,就越易于执行和检查.制度建设是监控的保证.中油碧辟油站管控工作收到良好效果,正是得益于制度、规则和程序的明确、全面和完整. 1.制度规范到位.程序先行是中油碧辟的管理特点之一,新的业务在推行之前,要求首先有完整的操作标准、程序出台,使各项业务都有章可依.例如,在一项促销政策出台前,负责营销的运作部要先同内控部等相关部门共同评估风险,确认可实施后,明确主要控制点,然后开始制定程序：哪些品种、促销方式、额度审批权限、如何登记统计、如何上报数据、如何处理账务、如何调整因促销影响的绩效指标等等信息都要在促销方案中清晰、明确地反映.设计程序的本身就是落实责任和落实控制关键点的过程,是内部一种有效的分工定位,因此只有程序制定得科学、清晰,才能使检查和监督有标准可循,才能达到有效监督的作用.
2.制度培训到位.执行的重点在基层,难点也是在基层,在中油碧辟公司,一项新的规章和程序制定后,首先要做的不是执行而是培训,让基层操作人员早知道、早学习、早贯彻、早落实,使操作人员理解和掌握对每个环节执行的程度、要求和努力点；同时,也为考核和检查员工制度执行情况提供一个可操作性的依据.只有知道如何做,才能做得对；只有知道对与错,检查和监督才能起到真正的作用.
3.检查标准到位.内控会计的检查不是以领导者的角度走马观花,而是一种常态的例行工作.内控会计检查的标准统一、要求一致、内容全面,每一项程序如何稽核,稽核步骤、程序、数据来源、勾稽关系、检查方式等等一系列的工作都有详细的方式进行规范.如对检查方式的要求：实地盘点——对检查项目进行现场盘点,并与账表核对从中找出差异的检查方法.对于油站的存货(油品、便利店商品、促销品、添加剂)及固定资产、低值易耗品、资金的检查采用本办法.核对账务——对检查项目中的数据与财务、统计账表核对,从中找出差异的检查方法.对于盘点后的数据以及收入及费用的确认与检查,采用本办法.审查原始记录和合同——对检查的项目与业务发生时的原始记录及相关合同规定进行核对,发现数据的差异及合同条款执行情况.如费用报销、挂账款的核对、挂账账龄及信贷额的控制,对外租赁固定资产租金的收取等适合本办法.现场观察——通过视觉观察判断油站是否按公司制度规定执行相关工作程序.如试油、量油程序,投款及点款程序等使用于本办法.询问——对于油站在固定时间内完成的财务工作,不能随时进行现场审核的,如送行时间、路线、参与人员,收取挂账款的执行情况以及保险柜密码的更换等,可采用向员工询问的方法,但有条件参与该项工作完成的,必须现场审核.
同时,对各项检查内容的关键环节、稽查方式、方法都做了具体的细化规定.
以上工作内容的具体要求一共九大项,几十小项,逐项细化,上表仅为节选,以说明其标准化和详细程度.
检查标准的一致和规范,避免了因个人工作能力、工作经验、责任心不同而产生的检查结果差异；检查流程的严格保证了检查过程完整、信息充分和检查内容的公开和标准化,检查方和被检查方都将这种规范的、有严格程序的检查看作是一项正常工作,没有上下级的压力,没有检查与被检查者的对立,没有特权,检查就是一种工作职责,是工作不是权利,这就在本质上避免了常规意义检查中易于出现的人情和检查者个人喜好决定检查结果的弊端,公平、公正、客观、结果可评估性有力地保证了监管的有效性.
四、信息支持到位,是有效管控的支柱
信息收集的及时准确,对于促进企业经营管理水平的提高,保证管控的质量有着非常重要的意义.信息化有助于改善企业的管控机制,信息技术的应用也使管控者能获取的信息量倍增,完善的信息化系统能准确、全面、及时地为管控人员提供履行监督职能的信息.信息化为管控手段的完善提供了便利,而良好的管控手段将为管控工作提供良好的基础.中油碧辟内控会计检查核对工作就是建立在多个强大的系统支撑之上.
1.RMS系统(加油站销售业务数据管理系统)可以快速提取检查期间的油品和非油品进销存信息,与油站自报数据和现场抄录的表号记录、液位仪数据进行核对,比对出油站被检查期间的收入、库存是否存在偏差.
2.网银到账数据共享信息系统可以提供检查期间内油站实际送行资金额,与实际收入计算的应收款额进行比对,进行资金偏差度检查.
3.加油卡系统(客户应收、预收款反映系统)是近期正式全面辅开的一个客户信息网络管理系统.截止2009年9月挂账客户、预收款客户全部搬入加油卡系统中,纸制的挂账卡和本已全部取消,持卡客户可以在任何一家碧辟油站加油和充值.该系统可以调取油站任何期间的固定客户冲值和加油额度,与日报表中的预收挂账客户增加和减少金额进行核对、与开据的收款收据进行核对,确认油站预收款信息的真实性和准确性.
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4.资产管理系统是由中油碧辟与辽河数码共同开发的资产管理系统,正在试运行阶段.正式使用后,全部资产将都有一个唯一的条码,资产状态在系统中将完整体现,资产的盘点可以借助于条码枪完成,可以实现全部资产月度盘点的目标.通过该系统内控会计可以及时、准确地核对油站资产的实际存续状态与账面的相符性.
5.油站监控系统,监控范围包括前厅、油罐区、收银台、营业室等位置,同时要求投币和清点现金必须在摄像头之下完成.监控系统的普及使现场的投币、清点现金程序以及促销、积分等不易追查、不留痕迹的行为也做到可查、可控.
强大的系统支持使内控会计的工作准确、高效,节省大量的时间用于现场数据和业务的核对和检查,提高了检查的工作效率和质量.
五、全面和重点结合,管控符合效率原则
任何管理都需要成本与效益相匹配,企业管理者的关注点应放在风险本身的评估上,在具体的环境中分析各项管理工作的风险级别,用解决风险增加的成本和不解决风险产生的损失来进行对比,以此来排列出不同业务风险的重要程度,将主要资源投放在重大的风险隐患上.控制同样要讲求效率原则,不要让过于面面俱到的控制使控制成本高于不控制的损失,否则就是无效控制.中油碧辟内控会计的检查内容既考虑了检查内容的全面性,又充分体现了效率原则.内控会计的全部检查内容包括资金管理检查、收入控制检查、存货(试油、自用油)管理检查、挂账管理检查、RMS系统管理检查、其他物品管理(促销品添加剂等)检查、票据管理检查、调价、优惠检查、财务审批符合度检查、出纳基础工作检查、填写现金存货稽核表等等,涉及到油站基础财务管理的方方面面.同时,根据风险和管理的重要程度进行了分析,确定了两个关键的检查控制点——资金管理和商品的进销存核对.这两个关键控制点是内控会计每次检查必须认真、完整完成的重点工作.为了使这两项重点检查做到全面、彻底,中油碧辟财务部编制了统一规范的检查底稿,制定了详尽的检查流程,包括底稿一《内控会计稽查保险柜库存现金盘点表》、底稿二《油品量缸、油机读数记录表》、底稿三《现金/存货内控检查表》.相对于这两项重点检查内容,其他的检查项目则可按一段时期的重点内容和工作计划由内控会计自行安排.确定好管理重点,排列好优先顺序,有限的资源才能发挥最大的功效.中油碧辟内控会计的检查既包括了全面性,又突出了关键点检查的重要性,将成本效率原则与整体全面原则很好地契合,取得了理想的效果. 六、及时反馈机制,是有效管控的关键
及时发现并反馈问题是检查的重要环节,得不到反馈的检查就是无效的检查.中油碧辟对问题的反馈有着深刻的认识,非常重视反馈机制的建立,要求内控会计每次巡站检查要在巡站登记簿上登记检查内容、存在问题和改正办法,跟进人要在登记本上签名确认.检查过程发现有违规现象或存在风险要及时汇报,针对每个油站检查结果,每月五号前要出一份油站工作总结报告,报告内容主要涉及检查存在的问题(基础工作、资金安全、挂账管理、存货管理、促销品管理、优惠管理和票据管理等等)和改进建议,每月报告要报送区域财务经理并抄送给公司网络会计经理.
内控会计不仅要对检查中的所有事项按照检查内容、存在问题、改进措施和建议的格式进行报告,还要按偏差情况分等级进行报告.对以下二种情况要编写特殊事项报告：一是公司制度没有严格执行,存在财务风险事项；二是已发生违规财务事项,未有上报.特殊事项报告要报送网络会计经理,同时抄送大区经理.公开透明的反馈和报告机制使内控会计的检查工作发挥着积极地作用.首先,因为错误行为会被公示,所以为了减少绩效和声誉的影响,被监督人会自发地、有意识地减少出错的概率；其次,各级管理层通过检查报告可以及时了解和掌握油站管理和运行中存在的偏差,为进一步采取措施奠定基础.
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七、跟踪整改纠偏,完美的管控闭环
只有重视管控成果的利用,发现偏差的同时及时采取适当的措施予以跟踪纠正,有始有终解决问题,才是完美闭环的管
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