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【摘 要 】随着信息技术在煤碳公司推广应用和发展,档案管理信息化成为档案管理的新课题.通过对煤碳公司档案管理现状和存在问题进行简要阐述并就档案管理信息化建设提出自己的看法,为煤碳公司档案信息化发展提供借鉴.

【关 键 词 】煤碳公司 档案管理 信息化建设 思考

档案管理是衡量一个煤碳公司业绩与管理水平的重要尺度.随着煤碳公司信息化建设地逐步实施,档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移,数字化、网络化给档案管理工作带来了新的发展契机,实现档案工作环节计算机化,使之档案工作信息自动化,提高档案系统整体功能成为档案管理工作的重点.

1 煤碳公司档案管理的现状和存在问题

1.1煤碳公司档案管理现状

随着数字化、网络化在煤碳公司管理中逐步实施,档案由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型(电子档案),管理模式历经传统手工、单机数据管理、网络信息管理到知识管理模式的演变,并且随着模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应变化,以前基于传统档案管理流程需要针对电子档案管理特点进行相应调整.

1.2煤碳公司档案管理存在问题


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档案管理与

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提供利用不能适应档案网络化发展需要,主要体现在档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求,档案管理人员操作不熟练,导致先进设备没有起到先进作用,虽有微机和档案网络,但档案并没有录入电脑,还按手工方式在进行工作;再次是档案管理工作缺乏制度化的管理程序,档案收集过程中,制度形同虚设,想交就交,不想交就不交,档案收集考核不明确,加之有的档案在立卷过程中没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷,卷内目录与实际整理文件不相符,卷内资料漏失现象比较普遍;档案管理机构设在办公室,在行政上无法对各科室进行管理,导致档案管理无用论在部门滋生蔓延到整个煤碳公司,弱化了煤碳公司档案意识.

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2 档案管理信息化建设的重要性

2.1可改善档案管理工作

只有实现档案作息化,才能冲破档案利用的种种局限,使档案管理部门从封闭走向开放,从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置、科学管理,为煤碳公司经济建设与发展提供高效、优质的服务.

2.2可用详实的档案信息支持决策和管理

决策及时正确,管理措施得当,要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证.对此,档案信息有着独特的优势,可以发挥重要作用.

2.3可为科学研究和知识普及提供智能化服务

档案信息化,可一次投入,多次产出,远程服务,资源共享;可缩短二次文献信息的编著时间,提高档案信息利用的时效性;可提供丰富的具有地方特色的知识,进行爱国主义教育等.

2.4可避免出现“时空黑洞”

随着计算机网络技术的发展和普及,电子政务、电子商务等将日趋普及.档案人员要管好档案,就是提前介入电子文件和管理工作中,以管理档案的形式管理电子文件等有用信息,使信息发挥最大的效益.


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3 界定档案信息化建设的内涵和标准

3.1推进档案信息化,必须提高档案标准化、规范化水平

档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱是影响档案信息信息化建设的关键因素,掌握好标准和规范相辅相成、互相促进的辩证关系,在档案信息化建设思想取得共识可以使我们的工作视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理.档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节,使之档案业务规范,档案标准建立健全乃至真正实施.

3.2档案信息化建设要着眼于系统整体水平的提高

档案数字化建设的着眼点应是整个系统,组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平,并通过网络加以联通,这样才能发挥整体优势,提高系统的综合能力.部分节点甚至一个重要节点的障碍,都可能造成系统的梗阻,当然,每个节点的装备水平和应用能力齐头并进不可能“齐步走”,要知道少数先进的节点不可能组成先进的系统.

3.3有重点地抓好档案数据库建设

目前煤碳公司档案信息化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段,完成这一步的关键是数据库建设.建立数据库系统要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程.在档案数据库建设中,要坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合,面向应用,建立“活库”,以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”,突出重点,由单一库向系统库发展,通过网络联接形成开放的分步式数据库群,使档案自动化系统效率逐步提高.

4 建立煤碳公司档案信息化的几个关键环节

4.1建立“电子文件(档案)数据管理中心”

“电子文件(档案)数据管理中心”是煤碳公司信息资源库的重要组成部分.电子文件(档案)数据管理中心应集中管理网站内各单位的归档电子文件,并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务,实现电子文件信息资源共享.其优点是覆盖面广,内容丰富,利用率高.其次建立档案数据库.第一步,输入文件级目录,把馆藏档案的文件级目录输入数据库,在建立数据库的过程中,可边输入边打印,一方面补齐卷内文件目录,另一方面检验输入的正确性,从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性.第二步,采用扫描仪、数码相机等设备,实现原文件信息数字化.对使用频率较高和历史久远的文件,只有实行数字化,才能确保原件的永久保存.从实践看,档案数据库的建立大大提高了工作效率.

4.2电子文件的自动上传收集

目前在单机上形成的电子文件的收集工作,已成为档案管理部门不容忽视的问题.与传统纸质档案收集有很大差异的是,许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了,因此,电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源.以前,进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录,现在我们要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制,一般将电子文件拷贝两套,异地保存,并随纸质文件一并移交档案馆.这样既推进了机关档案室的电子化进程,又节省了档案馆建立数据库的工作量.档案部门可以改变传统工作模式,在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口,在第一时间将其收集到,并在档案馆(室)的服务器上归档.

例如:为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文,档案馆(室)自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”.该软件可以利用身边联入网站的计算机,足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档,而不需跑到档案馆(室),也不必交任何光盘或软盘,进一步加强电子文件的收集和积累工作.

4.3建立档案馆网页,开展网上利用服务

档案馆(室)利用互联网开展的网上服务,已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式.随着煤碳公司局域网的建立,档案部门将充分利用煤碳公司网站制作自己的网页,积极组织上网数据和信息,使档案管理服务系统联上煤碳公司网站,实现档案信息的网上检索,为用户提供更好的服务.档案工作者要以网站为基础,进一步加快档案信息资源数据库建设,尤其是电子文件全文数据库建设,在网站上实现电子文件的实时管理与利用,实现档案信息资源数字化、数据库化,档案信息服务利用网络化,档案管理工作自动化,档案信息管理法制化.如:输入目录管理数据库,在网上公开部分档案目录,方便查询检索;档案棺(室)与宣传部门密切配合,可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档,建立数字化视频档案数据库,以便于宣传和利用.档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式,让利用者与档案馆(室)利用电子邮件在网上进行快速通讯,进行信息交流,回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询,提供查询和资信服务.

4.4推进档案信息自动化的关键是人才

加强培养教育,造就一大批复合型人才是档案信息化建设中主要因素.档案信息化管理的主要内容和核心,就是计算机技术的应用,即档案计算机管理.信息化建设质量的高低,最终取决于档案人才队伍的强弱.要有针对性地对他们进行政治思想教育,培育其事业心和奉献精神,要将思想品质好、纪律观念强、业务水平高、工作能力强、懂计算机技术和信息技术的同志放到档案工作岗位上.针对档案工作的性质、特点,注意保持档案人员的相对稳定,以保证工作的莲续性;有计划组织进修,掌握信息技术的新知识;我们应当根据档案现代化管理对硬、软件的要求,注重引进和培养复合型人才,既重视引进计算机技术方面的专业人才,又要重视本单位现有人员的计算机专业知识教育工作,在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾,解除其后顾之忧,研究专门人才成长和流动的规律,以形成最佳人才结构;档案教育培训应立足现在、面向未来,课程设置应向具有鲜明档案工作特点的档案信息处理、档案数据库及其结构和存储方法、机读档案检索方法、档案微机管理系统的开发、信息网络及实用档案管理软件操作等方向发展.这种教育不仅能提高机关档案人员的业务素质,而且有利于转变其思想观念,促进档案管理手段信息化.

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