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摘 要 :随着高校教育教学和内部管理体制改革的深入发展,加强高校人事档案管理工作对于加快高校人事制度改革,提高高校在实施科教兴国战略中的地位,具有十分重要而深远的意义.高校档案管理工作是建设先进大学的一项基础性工作,是高校管理不可缺少的重要环节,也是衡量高校管理水平高低的重要标志之一.

关 键 词 :高校档案 信息管理 动态平衡

一、引言

在高校人事档案管理工作中,由于政策、技术和历史等各方面的原因,还存在着一些问题:

1.档案利用主体受到限制.

长期以来,档案利用主要是为各级领导决策、为机关各部门工作参考服务,而为教学科研服务则相对较弱.由于受到某些陈旧的思想观念和档案制度的规定与制约,一些档案利用主体的正当利用要求无法得到充分满足,或者需要 大量复杂繁琐的手续才能得以实现,从而大大影响了档案的利用效率.

2. 馆藏档案门类不全,利用受到限制.

据调查,目前不少学校档案馆馆藏门类不全,内容单一,主要以党政、教学、财会类档案居多,其它档案门类不全,数量有限,例如照片档案、声像档案、实物档案等严重匮乏,特色档案寥寥无几,这就使档案利用面变得非常狭窄,不能满足各个层次档案利用主体的需求,直接影响了档案的利用效率.


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3. 档案收集工作受到限制.

过去,档案的收集、整理、归类、编目等工作全部靠手工,书写速度慢,工作量非常大,严重影响了案卷质量和收集时间.

4. 档案开发利用受到限制.

以往的档案查阅主要是靠手工翻阅档案目录,经常会遇到档案的形成时间、题目说不清楚的情况,查阅起来特别困难,既耽误时间,又浪费人力.目前多数高校档案利用方式基本上仍停留在传统的手工层面上,游离于先进的信息技术之外,虽然档案馆已普遍配备了计算机,但使用范围仍局限于文档目录著入,档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高.这种档案管理工作的滞后,严重影响了档案的利用效率.

二、问题与追问:

针对如上问题,作为一名高校档案工作者,深感肩上的责任重大,为了使干部人事档案真正适应高等学校不断发展的需要,更好的为师资队伍建设和干部队伍建设服务,应采取以下对策和措施:

1.开拓思路,更新观念

由于高校档案工作是一项基础性的管理工作,同时又是一项服务性工作,因而很难产生明显的直接的经济效益,所以在学校工作大舞台上,它是一项默默无闻、专为他人“铺路”的工作.档案工作者既是脑力劳动者,又是体力劳动者,要面对的是大量、繁琐的档案收集整理、鉴定、立卷、保管、统计、利用等工作.这就要求档案工作者要以事业为重,无私奉献,树立“俯首甘为孺子牛”的思想,淡薄名利,乐为人梯,甘为无名英雄.志存高远、胸怀博大,重事业、轻名利的品格,应该成为档案工作者的一种美德.有了这种奉献的理念,才能有良好的心态,宽大的胸怀,使自己脚踏实地、兢兢业业地做好档案工作.

在做好档案工作的同时要协调好各种关系.首先要协调好领导之间的关系,争取良好的工作环境,再次是协调好与公文处理部门的关系,从管理制度化、规范化和标准化来加强公文处理的统一性,最后要协调好学校各职能部门的关系,确保归档文件的齐全完整.档案来源于学校各职能部门的职能活动,从文件产生到归档要经历一段时间,经过许多环节,每个环节都会影响文件材料的质量,影响文件材料的齐全性、完整性和准确性,如归档学生学籍的管理,教师和教职员工的人事档案.档案工作人员必须与各职能部门及时沟通,确保归档文件的齐全完整.

2.突出高校档案室的双重职能,强化行政管理

目前档案工作在学校的地位还不够高,有的甚至还停留在“说起来重要,做起来次要,忙起来不要”的地步.在学校机构改革中,不少档案室௚

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0;地位又被削弱,只看到其服务功能,而忽视了其行政协调、监督指导的职能.要把档案工作作为学校内部行政管理的重要部门,因为法律要求其“对所属单位的档案工作进行监督和指导”,同时还要“负责保管本机关的档案”.所以高校档案机构具有双重性,作为职能部门,它负有“监督和指导”的职能,作为业务部门,它具有“保管”的职责.因此,我们要理直气壮地强调高校档案室的双重职能.

3.提高档案管理的系统设置和技术手段

高校档案资源要实现信息化管理,将档案资源和档案各项管理过程数字化,通过信息系统加工和计算机网络的传输,实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用,实现档案信息资源的社会共享.这就要求必须使用计算机,实现计算机管理,而网络化是计算机管理档案信息的必由之路.现在高校都普遍配备了计算机等现代设备,但大多数高校是采取单一的微机进行档案目录管理,至多著录一些档案的摘 要 、主题词等,不同学校各自编制了一些应用软件,这就造成了一些不容忽视的问题.许多学校的档案管理系统仅仅用来打印卡片目录、案卷目录和日常文件等,有些管理系统和档案数据库只能供档案管理人员使用,对于用户来说仍须工作人员来检索,这与手工检索并无区别,许多高校由于处理的信息量过大,只能针对卷内目录、案卷目录来管理,这就限制了计算机的使用.我们要充分利用现代信息技术,加快由实体档案管理到电子档案管理的过渡.应用现代化办公设备,为利用者提供远程服务.宽带互联网的开通,使我们在吸纳信息的时空上产生了重大变革,表现出强大的优势.联网出现的文档一体化,为拓宽利用渠道提供了广阔的空间.档案部门可将电子文件加工、整理,转化为电子档案,使利用者可以在不同的区间享受到优质、便捷的信息服务.档案信息数字化、网络化是时 展的要求 ,是提高档案注意力的有效手段,同时可以提高档案的管理效率.网上利用的开展,将会使档案工作进入一个崭新的工作环境,进入极好的良性循环之中.其次,使高校档案业务工作变得方便、快捷、高效.数字化档案信息使档案能及时归档,提供利用.


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总之,随着时代的发展,网络化、信息化必将在高校的档案管理中占据主导地位.高校人事档案管理要加快利用高科技手段的步伐,加大现代高科技装备的投入,做好档案信息资源的开发和利用,以适应人事档案管理现代化的发展需要.在利用信息网络管理档案的过程中,应注意档案信息的保密,保密制度作为一项重要工作,在网络条件下必须根据实际情况准确地把握.在档案信息直接上网的条件下,必须对用户权限进行控制,影响集体利益,影响稳定与安定团结、涉及个人秘密的档案,因其合法的权益受到法律保护,均属于限制利用的范围.由于档案信息有别于图书、资料,有一定的特殊性,因此对网上能查阅的档案应区分内、外部档案,不能公开的档案信息应按保密法,严格界定使用权限.

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参考文献:

[1]王永奎、袁伦渠,政府信息在公共信息服务中的定位,技术经济,2003(8)

[2]吴秋明,集成管理理论,北京:经济科学出版社,2004

[3]肖明著,信息资源管理,北京:电子工业出版社,2002

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