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摘 要 实际工作中经常需要编辑长文档,而长文档的内容、格式调整及各项编号的统一编号是长文档编辑中的难点.本文将介绍长文档编辑要点.

关 键 词 Word 样式 多级列表 域

中图分类号:TP3 文献标识码:A

0前言

Microsoft Word是微软公司开发的一款文章处理应用程序.利用Word提供的功能,能够在非常短的时间内创建优雅而专业的文档,尤其在创建长文档、复杂文档时其优势更明显.为此,Microsoft Word是现今最流行的文字编辑程序,下文Word均指Microsoft Word.长文档,如毕业论文、书籍等编辑过程中存在的常见问题有:长文档分章分节,目录自动生成,参考文献自动生成,文本样式的整体控制,公式、图片的自动编号等.后文将介绍如何使用Word实现这些功能.

1长文档编辑要点

长文档通常包含丰富的内容,通过对文档分章节利于文档写作也利于读者阅读理解.长文档通常包含丰富的目录信息,Word提供了多级标题与目录自动生成功能来完成该功能.多级标题的正确设置是文档目录自动生成的前提.通过开始->多级列表->定义新的多级列表,在弹出的表单中可以单击选中需要修改的列表级别,通过下拉列表框可以选择需要的编号样式等.最后设置好的多级列表样式在表单正中提供预览.通过引用->目录->插入目录,可打开目录生成表单,在该表单中可选择需要在目录中显示的列表的级别,从而控制目录的详细程度.此外设置好多级列表的长文档,可以打开文档结构图,可以方便在各小节间快速跳转.进入Word的大纲视图模式,可以快速的整章、整节移动、删除、复制文档,对长文档编辑非常有利.

文档各部分采用丰富的格式能使文档美观,便于阅读,Word提供了丰富的表单、按钮用于设置文档的字体、行间距、底色等格式细节.但逐一设置过于繁琐,Word提供的格式刷,可以迅速的将已有格式应用到新的文本上.格式刷单击可以复制格式一次,而格式刷双击能复制格式多次.当然最方便的是通过Word提供的样式来完成文档风格的统一.可以选中已设置好格式的文本,右击,在弹出的快捷菜单里面选择将选择内容另存为新快速样式,并对其编辑,并设置快捷键.可以对正文、摘 要 、参考文献等分别建立快速样式,在随后的文本编辑中,选中文本,使用对应的快捷键即可迅速调整文本样式.通过样式创建的长文档的最大好处是,通过一次修改样式包含的格式细节,可以调整整个文档中运用该样式的文本,因此对长文档编辑非常有利.

WORD长文档编辑要点参考属性评定
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论文撰写中引文标注的准确与否关系到科学论文的严谨性和可信度,因此这一工作非常重要.从某种意义上来说,一篇学位论文中分析引用文献的数量往往反映了研究的深度和广度,同时引文注明了重要参考资料,辅助读者理解报道内容.科技论文的撰写,尤其是综述文章、专著和硕、博士学位论文的撰写,文献引用量大,引文的整理、标注和顺序排列,格式调整的工作量巨大.而且论文撰写过程中,需反复修改,引文的顺序必然引起变动.投稿时,不同杂志期刊对于参考文献的排列又有不同的要求,这使得引文的整理、标注及排序工作难度加大.Word提供了插入尾注、脚注的功能可以完成参考文献的自动排序及交叉引用.也可以采用更专业的参考文献编辑软件如Endnote、NoteExpress等.


参考文献职称论文撰写技巧
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文档编辑中通常需要对图片、公式等自动编号,便于交叉引用.以图片编号为例,可右击需编号的图片,在弹出的快捷菜单里面单击插入题注打开题注对话框,进行对应格式选择即可完成图片自动编号.题注中的编号以及交叉引用的编号均为一种域.域是文档中的变量,域中存放了域类型以及域代码所代表的关键信息.长文档编辑中的许多复杂工作,如页码、参考文献编号、多级标题编号、图标公式题注、邮件合并等均可通过域自动完成.

Word的菜单、按钮很丰富,但使用快捷键能让编辑文档更轻松高效.如CTRL+A表示全选,CT

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RL+S保存文本,CTRL+E段落局中对齐,CTRL+F查找等.Word 2007提供了更统一的快捷键,点击ALT键,菜单栏会弹出打开各菜单对应的字母或数字,点击这些数字,能打该菜单开对应的子面板,而且子面板上的每一个按钮均提供了调用的字母或数字.如依次按下ALT、H、V、P可以完成粘贴功能与CTRL+V快捷键等价.此外Word也可以自定义快捷键,使文档编辑更容易.

2结论

本文介绍了Word文档编辑中的常见功能,花较少时间练习这些功能能为文档编辑工作节省大量时间.掌握这些功,能高效率完成长文档的编辑,使工作人员从繁琐的格式编辑中解放出来,专心于文档内容的写作.

参考文献

[1] 许. 使用多级标题提高长文档编辑效率. 电脑知识与技术, 2005(36): 228-229.

[2] 楚叶峰,周海涛. Word2007在长篇文档编辑中的几个技巧. 长春大学学报, 2013(02): 241-245.

[3] 王殿佑.NoteExpress 在参考文献编辑加工中的应用. 编辑学报, 2010. 6: 525-527.

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