企业信息管理现代化的研究分析_会计审计论文

摘要：知识经济和信息经济蓬勃发展的时代，企业的生存发展在越来越多的依赖于知识和信息，企业信息管理已经成为企业成功的关键。本文通过分析我国企业信息管理现代化实施的状况，阐述了企业管理信息系统的应用，并提出了企业管理信息系统的建设方案。

关键词：信息管理；信息管理系统

一.信息管理系统
1.信息管理系统的定义
根据ISO的定义和现代应用技术的发展，人们普遍认为信息管理系统是由计算机技术、网络通讯技术、信息处理技术、管理科学和人组成的一个综合系统，它能提供信息，以支持一个组织机构的运行、管理和决策功能。
MIS系统运用现代化的管理思想和方法，利用计算机技术、网络通讯技术，它不仅对企业管理决策过程中的信息进行收集、传递、存储、加工、分析、维护，同时又为管理决策提供服务。它能记录企业各种运营活动的运行情况，并且进行信息分析，利用已发生存储的数据有理有据地预测未来，为企业高层管理者提供决策依据，辅助企业工作人员及经营者处理日常业务。总之信息管理系统依赖对信息的高效管理来控制企业行为，帮助企业实现规划目标。
2.信息管理系统的功能
近年来，伴随信息技术的迅速发展和应用，企业的信息化水平已由最初普及阶段的初级数据处理阶段进入到了更深层次的数据建模以及模型模拟阶段。在特别依赖信息的新兴产业中，很多企业还引入了专家系统，利用某个领域专家水平的知识与经验，解决问题的方法来处理该领域问题，为企业智能化提供决策支持对各种方案进行优选，发挥了巨大的作用。一般来说信息管理系统都具有以下功能：
(1)数据存储和处理
建立数据仓库,对数据进行存储和管理,增强系统管理大量数据的拓展能力。不仅要具有初级的数据的收集、输入、传输、存储、加工处理和输出的功能，还要能够支持对数据的并行处理和具有基于决策支持的访问查询功能。
(2)数据挖掘
充分利用现代信息技术，以及数据挖掘技术，对数据库中的数据进行整理和分析，运用数学、统计或模拟等方法建立合理的数据模型，从纷繁杂乱的数据中充分挖掘出有价值的数据，充分挖掘企业数据库的潜在价值为企业的决策提供依据，根据过去的数据合理地预测未来的市场情况，增强企业的应变能力。
(3)规划和控制
信息管理系统覆盖了整个企业，将企业各处数据和信息集中起来，对信息进行高效的收集、传递、存储与处理，是高度集中统一又支持多用户共享的系统。因此企业经营管理者可以根据信息管理系统合理安排各职能部门的工作计划，同时各基层和各级管理部门可以通过系统的共享网络对计划的执行情况进行监测、检查，比较执行与计划的差异，并分析其原因，辅助管理人员及时用各种方法加以控制。
总之，企业开发信息管理系统可以规范并优化企业内部各部门、各办事机构的业务流程，再造业务规范，对重点业务实行全面质量监控。实现各部门间的协同作、无纸办公，实现与关系部门的数据共享和交换，并有助于公司内部各职能部门明确职能划分层级权限，杜绝互相推诿现象。信息管理系统为企业决策层提供图形化、报表化的市场分析数据，能够对未来的公司业务发展、客户需求发展、市场发展作出预测。MIS全面降低企业运作成本，提高公司的整体运作效率，大幅拓展业务，争取企业利润最大化，促进企业建立现代化信息管理体制，进一步提高企业的竞争力。
二.构建企业信息管理系统
1.设计原则
(1)集成原则。企业信息系统可以理解为一个以企业业务流程为设计依据的闭环系统，信息管理系统应当在信息系统之上，并且对信息系统进行完善和拓展，由人、计算机和与企业经营相关的各种信息等元素组成的统一整体。
(2)整体原则。利用系统的思想，设计开发时注意系统优化和系统协调、注意综合技术的运用，重视可行性调查，整体性的核心是追求协调的整体功能和整体效率最优。
(3)兼容原则。信息管理系统是一个开放系统，系统各元素之间相互作用、相互依存，任何一个元素发生变化会导致系统内其他元素发生改变，因此信息管理系统必须具有良好兼容性使各功能模块无缝衔接。注意技术的发展和环境的变化，在开发过程中有不断发展的超前意识，保留系统可修改和可调接的接口，保障系统的协调适应。
(4)实用性原则。大而全和高精尖并不是成功的信息管理系统的衡量标准。事实上许多失败的信息化案例正是由于盲目追求高新技术忽视了信息系统的实用性而造成的。因此在构建信息管理系统的同时，更要注重企业技术水平、管理水平和人员素质的同步提升。
2.企业信息管理系统的结构
从信息管理系统的功能的角度来设计，信息系统不仅支持整个组织在不同层次上的各种功能还能支持各种职能之间的各种信息联系，从而构成一个有机的整体，实现业务流程在信息层次上的集成。

信息管理系统结构由信息源、信息处理器、信息用户和信息管理者四大部分组成。信息从信息源生成、汇集，通过信息处理器进行传输、存储、加工处理，当有信息用户请求访问或者查询，信息处理器便根据用户的要求输出相关的信息，方便信息用户的应用；信息管理者
负责信息系统的设计、运行、以及维护等工作，保证信息管理系统的稳定协调的运行。
现代MIS信息系统的基本结构中，除上述四大元素之外，还需要有计算机网络、数据库管理系统以及相关的组织机构和管理制度等基础条件的支撑。
从企业的组织结构的角度来看，信息管理系统为企业的各管理层次，各职能部门服务，因此信息管理系统也和企业的组织结构一样，具有层次的、纵横交错的交叉结构。
交叉结构把系统抽象为一种纵横发展的结构，实现了各个部门相互之间联系，并且增强了各层级管理层次之间信息畅通，充分共享数据和信息资源，使整个系统达到最优化，这正是系统的观点的设计体现。
三.系统分析
企业信息管理系统是一个非常复杂的系统，设计时不仅要考虑内部环境的互相影响，还要考虑外部环境的制约，影响因素众多。因此设计开发前对与信息管理系统相互关联的企业系统进行分析调研是整个系统开发过程中的一个重要环节。调研目的是明确企业当前的基础条件，确定信息系统建设的目标，以及所有即将开展的工作内容。
首先，要客观认识和描述企业信息化的现状。一方面要充分认识并结合行业的实际情况，摸清楚现行主流信息管理系统的具体运行情况、各子系统的接口情况，信息系统的主要数据来源，数据的存放方式等;另一方面还要对企业的组织结构和岗位职责，部门协作流程和纵向管理流程，人员职能分工，以及客户测评、客户服务、供货商管理等系统功能内容进行调研。这个阶段主要对企业现有的信息系统进行盘点，认识清楚目前市场运营的支撑系统由哪些系统组成、各系统的功能是什么、哪个系统是核心系统、这些系统由哪些子系统构成、系统建设的原则是什么、优先级如何设定等概念问题。
在了解现状之后，全面地评估当前的情况。在系统建设初期，最大的问题是想到什么就上什么，缺乏整体考虑，最终导致系统孤立，导致信息孤岛，功能重叠或出现空白，应急性的接口、临时性的补丁妨碍了系统的正常规划和发展。全面评估环节促使企业重新审视IT建设的历程和问题，这对保障信息管理系统建设的集成兼容是大有益处。这一阶段评估的主要内容有：目前最大的困难是什么、最理想的情况是什么、目前系统有无统一标准，是否实现了数据的集成形成统一的信息平台、系统能否满足使用部门的需求等等。通过全面评估，了解当前信息化的各种缺陷，以及它们的产生原因，完成这一步骤后，基本上对系统就有了清晰的认识和判断。
最后，根据对现实的清醒认识和对需求的愿景，最终确定切实可行的系统设计和规划，以及信息管理系统建设的主要任务和具体内容。
四.系统设计及实现
1.系统设计
管理信息系统是以计算机科学为基础的人机系统。管理信息系统平台是管理信息系统开发与应用的基础。管理信息系统平台设计包括计算机处理方式，网络结构设计，网络操作系统的选择，数据库管理系统的选择等软、硬件选择与设计工作。
(1)按管理信息系统的目标选择系统平台
一般来说，企业信息管理系统的发展分为三个级别：单项业务系统、综合业务管理系统、集成管理系统。针对单项业务系统，常用各类计算机，和数据库管理系统就可以满足工作的需要。而综合业务管理系统，就需要计算机网络系统平台和关系型数据库管理系统的支持。最高级别的集成的MIS是由计算机办公辅助OA,计算机辅助设计CAD,决策支持系统DSS等综合而成的一个有机整体，它的综合性更强，规模更大，系统平台也就更复杂，涉及异型机、异种网络、异种数据库之间的信息传递和交换。因此在信息处理模式上，便需要企业根据自己的系统建设目标来进行选择。在管理信息系统的发展过程中，先后出现了四种体系结构，即主机／终端结构(M／T结构)、文件服务器结构(F／W结构)、客户机／服务器结构(C／S结构)和浏览／服务器结构(B／S结构)。目前在开放的网络环境下客户机/服务器模式或浏览器/服务器模式已经成为分布式处理系统的主流。
(2)计算机处理方式的选择和设计
计算机处理方式可以根据系统功能的定位，企业业务流程的特点等因素，来进行选择。一般来说计算机的处理方式分为批处理、联机实时处理、联机成批处理、分布式处理等。在一个集成的功能完备的企业管理信息系统中，也可以混合使用多种方式以满足企业信息处理的需要。
(3)计算机网络系统的设计
企业网络结构的选择主要要考虑企业当前及未来的发展规模、管理模式、业务及信息处理量，安全及可靠性等综合因素，同时兼顾企业在资金投入上的预算。计算机网络是现代MIS系统的建设基础，网络设计应体现出这个特点，具体设计内容包括：中、小型机方案与微机网络方案的选取，网络互连结构及通信介质的选择，局域网拓扑结构的设计，网络应用模式及网络操作系统的选型，网络协议的选择，网络管理，远程用户等工作。具体技术内容在本文不作展开。
(4)数据库管理系统的选择
数据库是信息管理系统的基础，数据库建模是否合理和数据结构的优劣，都对信息管理系统的功能有着重大影响，并最终决定企业信息化的成败。数据库设计的基本原则是在MIS总体方案的指导下，各个子库应当为它所支持的子功能管理目标服务，在设计数据库系统时，应当重点考虑以下几个因素：数据库必须层次分明，布局合理;数据库必须高度结构化，保证数据的结构化，规范化和标准化，这是建立数据库和进行信息交换的基础。数据结构的设计应该遵循国家标准和行业标准，尤其要重视编码的应用;在设计数据库的时候，一方面要尽可能地减小冗余度，减小存储空间的占用，降低数据一致性问题发生的可能性，另一方面，还要考虑适当的冗余，以提高运行速度和降低丌发难度;必须维护数据的正确性和一致性。在MIS中，多个用户共享数据库，由于并发操作，可能影响数据的一致性。因此必须用“锁”等办法保证数据的一致性;设定相应的安全机制，由于数据库的信息对特定的用户有特定的保密要求，安全机制必不可少。
(5)软、硬件选择
根据系统需要和资源约束，进行计算机软、硬件的选择。计算机软、硬件的选择，对于管理信息系统的功能有很大的影响。
一般来说企业进行硬件的选择原则包括：尽量选择技术上成熟可靠的标准系列机型，机器的处理速度快，数据存储容量大并且具有良好的兼容性、可扩充性与可维修性。但也不能盲目追求高精尖，还应考虑经济因素，注重性能价格比，选择在一定时期内能够保持一定的先进性，以及供应商的技术服务与售后服务好的硬件。机器在操作上尽量简单方便，符合大众普及的要求。目前我国的软件市场上基本可以满足中小企业信息化的需求，企业的信息系统技术人员一般不需要自己开发程序，只要熟悉软件维护，保障软件正常运行即可，这就更便于我国企业信息化的实施，由于软件的更新换代比较快，而且价格相对硬件也比较低，因此对于软件的选择，一般只要能够满足业务需求，容易维护，性价比高即可。
2.系统实现与管理
当企业完成了全面地系统设计，接下来就进入了系统建设阶段。系统实现即是将系统设计阶段的结果在计算机上实现，并应用到实际管理工作之中的过程。即，将纸面上的、类似于设计图式的新的管理信息系统方案（物理模型）转成可以实际运行的管理信息系统系统软件，并应用到实际管理工作之中。系统实现也是一项系统任务，包括系统调试、系统转换、系统运行与维护以及系统评价等步骤。
但应当注意的是，企业不能只着眼于信息管理系统本身的建设，同时还应该注重专业人员的培养。不仅仅是系统分析员、设计员、程序员和计算机专家的引入，更要提高各层管理人员和普通员工的信息化意识和操作水平，因为他们才是信息管理系统的用户，能够实现信息系统价值的人。
结束语
企业的信息化是一项长期而复杂的系统工程，这要求企业管理者一定要有坚定的信息化改造信念，并且努力在企业内改变传统观念，营造支持信息化改造的文化环境，使整个企业对自动化管理有明确的认识，确定与信息化相符的管理模式，保证企业信息管理系统的成功实施。是系统建设的当务之急。信息管理系统的建设需要大量人力、财力的投入，但企业经营管理者一定要有远大的目光，一定要有系统的经济效益通常不能在短期内就能反映出来的心理准备，不能急功近利，浅尝辄止，半途而废。在开发系统时，用户与系统开发技术人员必须密切合作，根据企业自身的管理水平和现状，探索一种较为先进的、适合自己业务流程的管理模式，和系统结构。另外，信息管理系统的实现还要求企业制订一系列的企业管理制度，逐步改变落后的管理观念和不规范的业务流程，进一步提高企业的管理水平，确保信息系统真正融入企业的日常业务中，融入企业员工和管理者的工作中，充分体现信息化的价值。
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