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【摘 要】作为现代化企业的物资采购的管理者,如何做好采购供应作者进行了两个方面的论述,那就是如何做好采购管理的三集中和三分离,希望给广大企业采购管理者提供一些借鉴.
【关 键 词 】物资,采购,三集中,三分离
一、企业采购面临的新形势
随着集团公司的不断做大做强,年采购金额相应在不断增加,如何将有散的采购资源,采购人力集中起来,共同应对市场,充分利用大市场的优势,降低采购成本,取得优惠待遇,同时获得一批宝贵的供应商资源,是时下集团公司的课题.从我们供应分公司发展上看,我们刚刚起步,可以说我们正处于“脱胎换骨,百业待兴”的阶段,这个阶段我们从体制设计、机构设置、人事安排到观念更新都发生了巨大变化,这是一个“阵痛”的过程.在这个过程中我们将会面临诸多新的困难和问题,因此,如何从物资供应这个“入口”的角度圆满保障股份公司各项战略目标的实现,是我们供应分公司不能回避的现实问题.
首先,鉴于目前形势,股份公司乃至集团的各级领导对我们刚刚成立的“物资供应分公司”的期待和要求,将跟改制前对一个机关部室的要求大不相同,期望值将会更高,也将更加迫切.如何将原来传统体制下无法解决的问题,通过公司改制,通过充分发挥“分公司”集中化、专业化和规范化优势而最终得到圆满解决,是2012年我们“供应分公司”所面临的首要问题.
其次,改制后原来各矿厂将由过去的生产中心逐步转化为安全、质量和成本控制中心,这势必将对我们“物资供应分公司”的保障及时性、可靠性、规范性、经济性等方方面面提出更高,更细的要求.如何在不增加服务对象成本的前提下,为其提供规范化的高效服务,是2012年我们“供应分公司”所要解决的第二个问题.
二、三集中和三分离的实施
我们为了充分发挥员工的潜能,做到人尽其才,建立了公开、公正、公平的用人激励机制自主创新实行了“集中采购、集中储备、集中配送”的三集中供应物流管理体制；实际运行中,又把定价权、采购权和监督权,分别赋予不同的主体,三权之间既独立行使权力,又相互监督制约三权分离.
通过集中采购中,如何科学合理地集中采购,如何设置集中采购机构的内设机构,如何实现集中采购三权分离,如何使集中采购更加阳光,是几个较多的话题,也是各强企研讨方向,但不论采取哪种模式,都应有助于促进集采机构人力资源的最优配置,都应有利于集采机构“质量更优、价格更低、效率更高、服务更好”四项工作要求的实现.
集采机构是否需要设置内设机构,如果设置又应采取什么方式,不搞一刀切,,在实际操作中要坚持科学合理、高效运转原则,结合本地实际情况因地制宜地设置内设机构,所设机构要保证工作分工而不分家,最终使产品定价、物资采购、质量验收、审核监督等职能职责明确而不含糊、相互制约而不扯皮.
从采购操作的流程和环节分析,集中采购机构的业务主要包括定价部门---计划科、采购部门---采购科、合同审核---管理科、验收几大部分,计划科负责计划的审核、编制、定价,招标比价相关文件资料的申请,提交管理审核；管理科处于第二梯次,负责产品的市场调研并接收计划科委托、发布采购信息、拟定并出售采购文件、组织招标比价等采购活动、向采购人递交采购结果等；合同审核的主要职能是依据招标采购文件及中标或成交供应商的投标文件审核采购双方所签政府合同的合法合理性、真实性,对审核合格的合同进行验证,不合格的退回重签；采购科处于第三梯次,也是非常关键的一项工作,根据管理科相关资料签定合同,办理采购事宜；最后产品到货后,由验收科对物资进行检验,对大额的集中采购项目,集采机构应商请有关技术专家进行验收,验收结束出具验收报告,作为供应商申请付款的必备要件之一,同时应作为采购资料立案归档.
其实,无论采取什么模式设置内设机构,也不论采取什么方法搞好具体运作,采购活动的决策和执行程序应当明确,采购操作、合同审核、履约验收这三个岗位必须要相互分离,经办采购的人员不能负责采购合同的审核和验收,负责采购合同审核、验收的人员不能经办采购.“三权分离”有利于规范操作和相互监督,相互制衡,可以有效避免种种弊端；此外,还要定期进行轮流换岗,一方面可防止管理上出现“真空”,另一方面可促进一个机构的全体人员都能掌握采购操作的全流程业务,真正实现一岗多能,需要注意的是岗位之间的分离也是有限度的,这三个岗位的工作不能完全割裂相互之间的联系,不同岗位的同志要熟悉和知晓其它岗位的工作,必要时要相互配合和协助.集采机构要定期对员工的业绩
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实行“集中管理、三权分离”后,我们的内部管理和制衡环节增多,职能划分和采购权限均有所变化,这势必会将造成业务流程中相互之间协调沟通的环节、部门增多,随之而来的是需要解决的问题和矛盾逐渐增多.在此形势下,必须首先解决的问题是转变观念.如何平稳、快速的完成积极转变这一过程,使我们各级领导干部以及员工凝心聚力,紧跟形式变化,舍弃传统惯性思维方式的束缚,将我们公司建设成为一个“高起点定位,规范化管理,全方位发展”的优秀企业,是我们不断努力方向.
我公司通过集中采购模式,在矿井物资供应上,撤销了二级仓库,以扎实的进取精神,立足集团公司内部物资市场,构建现代物流贸易体系,狠抓服务质量,大力实施信息管理,不断改进经营方式,拓展外部市场,使企业物流贸易基本实现了专业化、科学化、系统化.同时,积极探索企业物流改革的新模式,不断完善“三集中”供应物流体系,立足实际,创新经营,取得了较好的成效.
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三、实施三集中和三分离的效果
通过集中采购,我公司把大量分散的重复的工作集中起来,通过向供应商寻价,大大降低交易费用,节约了采购成本,提高了采购过程透明度,健全了规章制度,明确了分工,规范了采购行为,有效防止腐败的发生；提高了企业诚信度,维护了市场秩序,集中采购的严肃性远大于分散采购,过程得到大家的认可,执行中均能信守承诺,企业之间诚信度得到加强；集中采购没有固定的模式,目前,各集团公司均在积极探索,谋求更高目标.
通过三权分离,彻底终结了过去项目物资采购由个别人或少数人决策的模式,既保证了采购物资的数量和质量,又保证了对项目最有利的单价,还避免了过去物资采购中存在的高价采购、质次价高及 “回扣”现象,有效堵住了项目在物资采购环节的效益流失漏洞,控制住了采购环节的成本,保证了项目收益,规范了项目管理,促进了项目党风廉政建设.
在这里,集中采购被赋予了新的元素和内涵,拓展了集团公司的影响力；在这里,多部门共同参与,分散操作,强化了各部门执行力,使集中采购成为一项实实在在的管理创新和制度改革,在物资采购理念上实现了重大突破.
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