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对于我们拥有几千亿固定资产的中石化来讲,固定资产的“账实相符”是一项极其重要、不可松懈的基础工作.如果“账实不符”,则无法真实地核算、反映会计信息,更不用说固定资产的运营管理了.但固定资产“账实不符”的现象仍然较为普遍,尤其是工艺复杂、流程繁琐、历史问题多的炼化企业.
广州分公司发展了近40年后,已然成为特大型的千万吨级炼厂,其固定资产随着企业的发展而壮大.到2010年底,固定资产已占据其总资产的“半壁江山”,原值已有185亿元,净值达到82亿元；数量也超过了4万多项.笔者从2009年开始接触固定资产管理,通过两年多的实践,总结了“账实不符”现象存在的原因、影响,并提出了设想和对策.
一、固定资产“账实不符”的情况
“账实不符”的情况主要有三种：一是企业发生了盘盈盘亏.盘盈一般被称为“有物无账”,就是现场有实物,在账上找不到；盘亏一般被称为“有账无物”,就是财务账上的记录还存在,但东西没了.盘盈盘亏是指企业确实发生了账外资产实物的增加或账内资产减少的
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上述第二三种“账实不符”的情况是本文着重介绍的.对于企业来讲,不是真正的“账实不符”,只是在某个时点存在的暂时性现象,是由于企业的内部管理不够健全和规范带来的.
二、“账实不符”的原因及其产生的影响
1.盘盈盘亏发生的原因有多种,但其中有一点是我们始终要注意的,即“资本性支出和费用性支出”的混淆.在企业中,多多少少存在用修理费干投资项目,用投资项目资金干修理的情况,例如部分安全隐患治理项目存在部分费用性支出的现象.这种现象如不加以及时纠正,会从固定资产形成的源头就开始“账实不符”,给固定资产后续管理带来很多棘手的问题.
2.在建工程转资工作不及时是出现名义上“有物无账”情况的主要原因.
即投资项目已经中交,其机器、设备等实物已经投用,但因工程结算、验收滞后而尚未在账面将投资项目形成一项项固定资产,仅有当项目达到预定可使用状态时,将项目预交付时整体打包的资产号,该打包的资产号无法与实物一一对应.这种现象往往在重点限上项目上表现得较为突出.这种项目由于投资额大（一般几亿到几十亿不等）、建设期长、工程覆盖单元较多、涉及专业和管理范围广等原因,项目结算和竣工验收的滞后情况较为普遍.滞后现象虽然在一定时间内是合理的,但如果时间长了,超过两三年以上就会出现除账实不符情况外的其他问题.譬如1）在原项目上继续进行技改技措后的资产因缺乏原始载体而无法交付资产；2）原项目的某项资产因为原油腐蚀严重等原因想提前报废、更新,但由于账面尚未体现该项资产而无法进行账务处理；导致账面无法真实反映实物的现实状况和价值量；3）项目结算滞后的另一面还会带来财务账面的数据总是处于收集不齐的状态,项目费用的“关门”一拖再拖,固定资产的价值量也总处于不完整状态.
3.在建工程转资时用的《固定资产交付清单》不够规范、科学,造成固定资产交付信息不及时、不合理,也会出现名义上的账实不符现象.
这是由于生产人员与财务人员对固定资产的认定没有统一的认识,致使固定资产交付清单的编制存在难度；以及固定资产交付清单编制的渠道不够合理造成的.例如：炉子里的风机、吹灰器在专业上是一种设备,但在固定资产上却只是炉子的一部分,不能单独成为固定资产,但设备人员往往以设备台账的口径来认定固定资产.又如广州分公司多年前的固定资产交付清单是由财务人员按照设备出库等资料编制的,由于不懂设备、生产上的专业知识、又未与现场人员核实,清单的信息往往与现场的信息无法匹配,出现位号缺失、错位甚至有把钢材等材料当成固定资产的不合理的情况.因此,不规范、不科学的清单带来的自然就是固定资产信息的缺失和不合理.
4.投资项目交付生产使用时,相关部门未认真履行实物盘点的职责,造成固定资产交付信息遗漏、不完整.
炼化企业的投资项目以“中间交接”（简称“中交”）为项目交付生产投用的标志,应该进行实物资产的盘点和交接,但不是每个企业都能做到.不进行实物交接,就会出现交不清楚、接得糊涂的现象.例如,现场实物实际有20台泵,但做资产交付清单的时候却只做了18台,账面比实物少了2台,在资产形成的初始就已经存在了差异.这种差异带来的后果除了账实不符的基本影响以外,还有2个影响：1）基于转资时在建工程的余额全部转入固定资产的道理,可以推断出账面形成的固定资产已经全盘吸收了在建工程的价值,对于财务账面的价值量信息是完整的,但实物信息不完整.如果实物量越少,单项固定资产价值量就越大；那么那18台泵的价值实际是包含了20台泵的价格,变相提高了单位价值量,其残值相应提高,报废处置时,亏损可能会比正常值偏大；2）另外2台泵在报废处置时,找不到对应的资产编号,变为账外物处理,而实际这并不是真正的“账外物”.
5.制度执行不到位,过程管理重视不够,导致先处置、后销账或不销账等名义上的“有账无物”情况的产生.
该种情况如果在企业中只是在生产紧急的时候偶尔出现是正常的,但如果变为一种常态就不正常了.只能证明企业内部员工的资产管理意识不够,在拆卸、处理设备等资产时,并未意识到这时应该履行一定的手续；或者是企业制度不够健全或存在制度执行不到位的现象.
三、对策
1.正确判断盘盈盘亏,坚持“资本性支出与费用性支出”的严格划分.
一般盘盈盘亏的处理,在核实其原因后按照会计准则和股份公司固定资产处置办法处理.但需要注意的是：在判断盘盈盘亏时,要区分“真假”,尤其在固定资产清查时,很多部门站在本部门的角度会报出盘盈盘亏的数据.此时,我们需要站在整个公司的角度来衡量是否真的出现账外物盈余或实物的损失.例如,出现上述第一点讲的第二和第三两种情况时,就不是真的盘盈盘亏.甚至,广州分公司曾经发现电脑等资产只是从A部门挪到B部门,而A报了盘亏,B报了盘盈的情况；其实只要他们当时及时办理或补办内部调拨手续就不用一边盘亏一边盘盈了.对于我们财务人员来讲,要重视公司各种时事和变化,并能立即作出财务判断.例如当出现公司内部机构变动、人员跨部门聘用、调动时,我们应该立即反应到资产要随之变化,办理调拨手续,让折旧等费用的发生真实、及时.今年1月份,广州分公司新设立了一个部门,同时合并了两个部门.在相关会议上,财务把及时办理资产调拨手续作为一个要点提出.结果在一个月内,业务部门按时办完了手续,财务部门也完成了账务处理,折旧费等费用当期就能按照新的局面来反映.
针对资金渠道不正确
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