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第四讲管理会计账户表

“内账”和“外账”是并行的关系.两者的大目标即核心指标已经不同,无法折衷调和,管理会计另起炉灶,没有历史包袱,也不会受有关利益集团影响而“利令智昏”,需要服从的只是科学、理性的人类思维逻辑,可以不受拘束地原创设计,向“会计科学化”的目标发展.两个核算系统之间还保留的,只有技术上的联系.例如,有些账户的流水记录有可能设计成自动取数,一方录入后另一方可以共享,减轻重复输入的工作量;有些内容相同的账户,其余额可以相互核对.

不过,由于目前财务会计还占据税法和社会观念认可的主流地位,出于一致性,内账的某些数据是完全由外账计算结果决定的,例如应交所得税额,可以分配多少现金股利等.外账计算并实行了,内账只有照办的份,这是无可奈何的事.尽管这些数据与内账计算结果对比,可能显得荒谬.例如,有可能内账得出公司已经“亏钱”的结论,根据外账却有“未分配利润”,还在交所得税,还在用股东自己投资的钱向股东发放现金股利.但这是属于历史遗留问题,同样需要等待相关的利益集团博弈后,让时间来冲走这些历史错误.在只有外账没有内账时,这是在“自欺欺人”,现在有了内账,先捅破这一层窗户纸,至少不再“自欺”了,总是好事.以下就开始介绍内账的核算规程,首先要从账户说起.

会计是通过有序的分类数据来“透视管理”的行当.所以,学习会计,要从怎样对数据分类开始,会计账户就是最原始、最基本的分类方式,我们可以比照着个人理财的记录,来加深对会计账户体系的理解.

在银行存折上,有户名和一定的格式结构,分别表现期初的余额、本期发生的增减金额和期末的金额.设想一个人如果开设几个类似于银行存折的账簿,有的专门登记人民币存款,有的专门登记美元存款并按当前汇价换算为人民币,有的专门登记股票进出并换算为当前市价,还有的专门登记别人欠自己的、自己欠别人的款项等,就可以全面掌握自己所拥有的财富了.

会计也是类似,首先要设立一系列的账户,用来表现公司各方面的经济数据.会计上对账户的最基本要求,一是“望文知义”.例如,“库存现金”、“银行存款”、“应收账款”,可以一看就知道代表什么经济内容;二是“非此即彼”.即它们所代表的经济内容不会互相交叉,一种业务,如果该记在这个账户里,就不会使人混淆而错记到另一个账户.例如,支出的是“库存现金”,就不至于记到“银行存款”账户上.

会计要负责会计主体的资产保护,管理许多资产,所以还需要有分层的明细账来进行精细的管理,以免挪用或混用了.以“应收账款”为例,在实际登记入账时,当然要标明是对哪家顾客的应收账款,以免将来无从催讨;再如“管理费用”,为了便于考察费用发生的类别及其金额大小,也要在“管理费用”这一大类之下,开设“招待费用”、“差旅费用”、“水电费用”等等,以便分析考核;此外,如“库存商品”、“证券投资”等,各种名称规格不同,价值也各不相同.

会计账户体系一般是倒树状的结构,如制茶公司的“库存商品”,下分“原料茶”、“成品茶”和“小包装茶”三大类,“大类”之下有各种“小类”,如“成品茶”又可以按茶叶产地分为“安溪产”、“永舂产”等等,直到最明细级的账户为止,图4-1是较有代表性的例子,顺着粗斜箭头方向往下读,就是“库存商品-成品茶-安溪产-铁观音-2001年-23批-10KG-木箱装”,这才唯一地决定了某种商品.商品的价值各不相同,在实际管理时,也就不会相互混杂,避免“偷梁换柱”之类的行为.

会计账户的具体表现就是会计账簿,从反映内容上,大致有“单一金额”和“数量/金额双重登记”两种形式.

有些业务只和金额有关,例如应收账款、管理费用等,采用“单一金额”的格式就可以登记了,想象一下人民币存款的存折格式,就是“单一金额”的常见例子.

有些业务就需要同时进行“数量”和“金额”的双重登记.例如会计上对于外汇业务,不但要登记具体的币种和外汇数量,也要同时登记它按汇价折算后的“人民币等值”.又如,对于库存商品等实物,也要采用“实物数量/金额”双重记录的账簿格式.表4-1就是最常用的库存商品账,假设该库存商品名称为A,计量单位是件,日期是假设的.

在会计教学中,出于简便表达的考虑,通常采用“T式账户”来代表实际使用的账簿.也就是用T字将账户分割为左右两部分,分别登记不同的内容.例如,表4-1可以简化为如下的示意图(图4-2),左方记录收入商品的业务,右方记录发出商品的业务,记账凭证号标在括号里,然后列出该笔业务的金额.属于“数量/金额双重登记”的账户(表4-1就是如此),还要在金额后面加一括号,标明实物数量.至于记账凭证上其他的信息,因为不会影响教学效果,也就可以忽略不计了.

表4-2是管理会计要用到的账户表,所有账户分为八类,前七类是《现金流诊断平衡表》上的项目,第八类是《赚钱与分配总表》上的项目.在货币资金账户的备注说明栏里,标明的“投资项目/责任中心”字样,提示处理货币资金账户业务处理时,还要指明该笔货币收支所归属的投资项目/责任中心,这是为了编制《投资项目货币升溢(亏绌)报告》和《现金收支责任中心报告》之用.标明的“到期日”,提示输入该账户时,如有可能还要指明到期日,这对现金流预算管理是有用的信息.

作为教程,我们假设公司是新设的,从第一笔业务开始,就实施内账核算,那么根据管理会计账户表(表4-2)就可以从零开始地处理业务了.已有一段运营历史的公司,还会有个期初余额整理的问题.


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首先要选定一个内账开始核算的起点(例如2014年1月1日),从这个时点上开始运行,以后就与外账分道扬镳,各玩各的.所以建账工作就是整理期初余额.逐一为内账账户找到期初余额,做法是从外账取到相关账户的期初数,或直接引用,或根据大管理会计的要求,加以改造后引用.例如:

“库存商品”如果是自产的,要把外账上的商品成本金额,减去其中制造费用部分,改成内账的“库存商品直接成本”;对“固定资产”和“无形资产”的外账记录,要重新考察,留下其中符合“长效”且“贵重”要求的项目,归为“长效贵重资产”新账户的项目,并且只用到固定资产和无形资产的原值,其他数据都不要了;

所有资产账户,其中有关“资产减值损失”和“公允价值变动”的明细账,都要剔除,只留下原始成本部分;

也有不必改造的,例如“银行存款”,期初余额直接取过来就可以了;

等,如此等等.

这是一个去伪存真的过程,把《现金流诊断平衡表》上各项目的期初余额逐一整理&#

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