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【摘 要 】随着计算机和网络技术的广泛普及和应用,企业人事档案管理工作正面临着前所未有的机遇和挑战,人事档案信息化是当前人事档案管理工作改革的新趋势.如何充分运用现代信息化手段,建立信息化人事档案,为企业人力资源管理提供可靠依据,已然成为人事档案管理研究的重要课题.本文着重就企业人事档案管理信息化的优势、实施方法及人事档案信息化建设过程中应当注意的问题进行了探讨.

【关 键 词 】企业;人事档案;信息化

1.前言

人事档案是个人经历、思想品德、学历、社会关系、业务能力、工作状况以及奖励、惩处等方面的原始记录,是个人参与社会活动的记载和个人自然情况的真实反映.人事档案是企业员工信息的重要载体,是企业全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据.为了充分发挥企业人事档案工作在信息社会中的重要作用,企业应积极地将计算机和网络技术应用于企业人事档案管理,促进企业人事档案的信息化建设,不断提高人事档案管理的工作效率,提高企业人事档案管理水平.人事档案信息化是把传统的纸质档案转变为电子化载体、网络化载体和数字化载体,是在保管好纸质档案的基础上,建立电子档案,同时把个人信息资源录入数据库,在丰富个人信息的同时,突出个人特色,达到档案的动态管理.


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2.人事档案信息化的优势

2.1 有利于人事档案资料的收集,保证人事档案资料的完整性

人事档案信息化能够通过管理软件对人事档案的目录进行管理,便于档案管理人员及时地发现档案材料是否完整,及时提醒档案人员收集缺失的档案材料.同时,通过管理软件能够对日常需要归档的各类资料进行分类和登记,保证各种资料的及时归档.

2.2 有利于人事档案信息的查询,方便人事档案的使用

很多企业的领导在进行一些人事决策时,想要在短时间快速了解全面或个人的人事档案信息,往往是一件非常困难的事.人事档案信息化能够通过管理软件实现高效、精确的检索、查询.多种检索方式的综合查询,既可以高效、便捷的获取所需的纸质档案的存放情况,又可以快速、准确地获取人员的基本信息、工作简历及德能勤绩等方面的信息.

2.3 有利于纸质档案的保存,减轻档案保管的压力

人事档案的纸质资料形式多样,保存需要大量的空间且不易保存,容易遭受虫、鼠及其它有害生物的侵袭而损毁,容易因温度和湿度的变化而腐烂、变质.加上有很多原始的文稿、图片、照片很难长时间保存,随着时间的推移会变黄、老化.而通过电子化存入计算机中,可以永久性保存,有效地保留了文件的历史原貌,并且大大减轻了纸质档案保管的压力.

2.4 有利于减轻档案管理人员的劳动强度,提高工作效率

人事档案信息化能够帮助人事档案管理人员完成动态管理,及时对变动的人事信息进行记载,快捷的文档输入功能可以大大减轻人事档案人员的工作强度.人事档案信息化还能够帮助人事档案管理人员做好采集、验证、鉴定、归档、立卷、销毁等工作,将人事档案管理基础工作程序化、流程化、规范化,简化人事档案分类、排序、组卷、装订等工作,改变过去传统的以手工操作为主的繁重、琐碎的管理方式,把管理人员从手工劳动中解放出来,提高工作效率.

企业人事档案信息化管理参考属性评定
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3.人事档案信息化的实施方法

3.1 做好人事档案原始资料的收集、鉴别和整理工作

人事档案信息化管理的有效性,很大程度上依赖于人事档案的基础工作.人事档案是人力资源管理和决策的重要依据,具有很强的严肃性.人事档案管理人员要从基础做起,定期跟踪收集最新材料,做好人事档案资料的分类、整理归档,从源头上做好人事档案材料的进场把关,从而保证资料的真实性、准确性与完整性.

3.2 配备计算机等硬件设施

要提高人事档案的信息化管理,首先要在硬件上投入.包括计算机、数码相机、扫描仪、光盘刻录机等.通过这些硬件设施,将纸质的人事档案进行电子化处理,转换成数据资料,使人事档案信息化、电子化.

3.3 建立个人电子档案

建立个人电子档案,人员的信息都可以在计算机上自由的浏览、下载,减少了工作人员与原始材料的接触,有利于人事档案纸制载体的保护.还可以有效地减少弃档、死档和无档现象,同时,还可以减轻档案工作的工作量,减少纸质案卷因磨损而造成的毁坏,达到长期保存使用的目的.

3.4 采用专业管理软件,建立电子档案和信息数据库

人事档案信息化要充分利用计算机在人事档案管理工作中的作用,采用专业的管理软件,建立和完善人事档案数据库,及时更新,动态化管理人事档案信息,使档案信息的查阅、统计、分析等日常工作方面实行电子化操作.首先,人事信息数据库的建立离不开专业管理软件的支持,企业应自主开发或选用市场上比较成熟的软件,软件的功能应当包括:电子档案管理(建档管理、归档管理、档案综合检索、档案借出、借阅登记、档案盘点、档案转出处理等);人事信息的管理(信息的输入、查询、修改、统计、对数据库的信息自动生成各种类型的干部花名册、打印表格等功能).其次,数据库的建立离不开基础数据的支持,要根据数据库的特点设计动态信息收集的流程、规范收集的内容,保证数据的及时性和准确性.最后,人事信息数据库还要做好系统备份、数据备份,确保系统的不间断运行;档案数据要求做到物理归档,与其他业务系统的数据实行物理访问和存储的隔离.

3.5 建立人事档案信息网络化平台

为了使信息得到充分共享,提高劳动效率与工作质量,应通过网络技术建立人事档案信息网络化平台,通过网络使信息共享,向需要信息的领导和部门提供最新的第一手资料,大大提高信息的时效性.根据人事档案信息的内容和相关要求,对各种信息资料的密级进行严格界定,按不同的用户、不同的数据和信息授予权限.

4.人事档案信息化应注意的问题

4.1 建立健全人事档案管理制度

实现人事档案信息化,建立规范的管理制度是前提.人事档案管理信息化工作内容多、要求高、难度大,企业应当坚持从实际出发,根据人事档案管理工作需要制定信息录入、信息分析、设备管理、网络维护等管理制度和规定,建立信息化工作自检自查制度,做到有章可循.

4.2 提高人事档案信息管理人员的素质

尽管技术进步对档案工作信息化建设起着至关重要的作用,但是人员的专业素质是决定因素.人事档案信息管理工作是一项专业性很强的工作,建设一支高素质的档案管理队伍,是提升档案管理水平的关键.实施档案人才培养建设的核心就在于帮助人事档案管理人员深刻转变角色定位,使他们由人事档案的实体管理者向信息管理及信息发布的驾驭者转变,由微观到宏观的转变、封闭到开放的转变,从而有效的提高各项管理工作的综合能力.随着信息时代的发展,对每位档案管理人员在业务素质上提出了更高的要求,管理人员要加强专业知识学习,不断拓宽自己的知识面,而且还要根据形势的需要熟练地掌握现代化的管理方法和先进的计算机及网络操作技术,努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识,又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才.同时,档案管理人员要提高政治素质.人事档案信息化管理对安全保密制度提出了新的要求.由于人事信息传送的特殊性,档案管理人员要有更为敏锐的安全意识,掌握必要的信息安全技术,才能

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有效完成档案信息化管理中的安全维护工作.

4.3 解决好电子档案的保存问题

要注意电子档案载体的使用和存放.电子档案保存采用光盘、硬盘等载体,虽然存储量大、读取方便,但相对于纸质来说,电子化档案载体的使用寿命较短,一般光盘6-8年,如使用频繁,则寿命更短.对所保存的电子档案载体,必须进行定期检测和拷贝,以确保电子档案信息的可靠性.定期检测应每年一次,采用等距抽样或随机抽样和方式进行,样品数量以不少于10%为宜,发现有问题的载体,及时进行有效的修复.


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4.4 注重人事档案信息的安全性

信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法,但也给档案管理带来了安全隐患.人事档案信息化将电子档案和网络相连,网络具有很强的开放性.无孔不入的电脑黑客、防不胜防的病毒和计算机的故障给我们电子档案的安全和保密工作带来了隐患,使得电子人事档案容易泄密、丢失、错码等.

我们要高度重视人事档案的安全保密工作,牢固树立安全保密意识,严格遵照国家有关安全保密的规定和要求,运用先进的安全保密技术,全面强化安全管理.因此,在管理中一定要认真研究人事档案管理的相关政策,在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上,正确运用好计算机的加密功能,对电子数据根据使用权限进行系统的分类加密,要正确处理好档案资料的保密与利用的关系.同时,一旦发现有文件损坏或计算机感染病毒,要立即对该载体内存储的所有文件进行检验,及时采取措施修复损坏的文件.

5.小结

做好人事档案管理工作,是档案管理工作改革的需要,也是企业发展的需要,企业人力资源管理部门要充分认识人事档案信息化建设的重大意义,遵循人事档案管理工作的客观规律,充分利用计算机和网络技术促进人事档案信息资源的开发和利用,加强档案信息化管理,为企业在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面提供完整性、准确性、公正性的第一手资料.

参考文献:

[1]赵屹.档案信息网络化建设[M].北京:北京图书馆出版,2008.

[2]高忠平,许蕴莹.浅谈人事档案管理电子化[J].信息化建设,2007.

[3]沈潇.浅析档案管理信息化管理探索[J].管理探索,2007.

作者简介:

董丽华(1962―),女,山西洪洞人,中交第二公路工程局有限公司馆员,研究方向:人事档案管理,人力资源信息化等.

柴兆红(1980―),男,江苏扬州人,中交第二公路工程局有限公司经济师,研究方向:人力资源信息化、人力资源管理等.

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