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档案利用方面有关论文范文文献,与档案保密与利用相关论文开题报告
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[摘 要]文章论述了档案保密工作的重要意义,从档案保管过程、档案利用过程和档案开放过程三个方面提出了做好档案保密工作的具体措施.
[关 键 词]档案保密；档案管理；档案利用
随着社会的发展进步,档案资源的巨大社会价值日益为公众所认知,这就涉及档案保密与利用工作的重要性,这项工作做得好与坏,将直接影响党和国家及单位的安全和利益.档案是一种重要的社会信息资源.对于档案信息资源,既要重视其载体的保管保护,更要重视其所含信息的开发利用,以实现信息资源共享.作为人类社会各项实践活动的真实历史产物,档案所具有的原始真实凭证作用及其权威性是现实客观存在的,同时它又具有“今世赖以知古、后世赖以知今”的巨大参考作用.利用档案是人类社会发展的客观需要,它的作用是其他信息资源无法替代的,所以利用档案为人类社会实践服务具有极强的现实性.保守国家机密是每个公民应尽的义务,更是档案管理工作人员的神圣职责,在严格做好保密工作的同时,切实完善工作职能,使档案得到充分合理的利用.
一、做好档案保管过程中的保密工作
1 档案的库房管理是档案保密的重点.从总体上讲,档案库房应按照国家有关规定单独兴建,但是有一些不具备条件的单位,往往将库房附设在机关办公楼内.应注意的是,不是任何一间办公室都可以用作库房的,从档案保密的角度来看,不宜将库房设在办公楼的最底层,库房门窗等应专门加固,以防盗窃.还应尽量做到库房与办公室分开,库房与阅览室分开.档案库房应指定专人负责管理,制定严格的库房管理制度,无关人员一律禁止入内.实践证明,档案库房的科学管理,是做好档案保密、维护档案安全的基本保障.
2 提高绝密档案管理人员的素质.绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份,有知密早、知密多、知密深的特点.他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任,因此,档案保密工作好与坏,档案管理人员的素质是个关键.绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识,不仅要有严谨的工作作风,经手的事情件件有头有尾,手续清楚,而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露.由于档案管理人员经常接触党和国家以及单位大量的秘密,这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合,往往一句话,说者无意,听者有心,在不知不觉中就泄露了秘密.所以档案人员无论在什么场合,都应把保守国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务.
3 加强绝密档案的日常管理.绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理,必须经指定领导人审批,认真履行登记、签字手续,任何人无权擅自调阅.绝密档案使用完毕后应及时清对、检查,发现失密、泄密问题,应及时查明原因,进行补救.
二、做好档案利用过程中的保密工作
做好档案利用中的监督工作,档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施,它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为,从而做到既能利用档案,又能保证档案的完整与安全.具体说来,档案利用监督可以从以下几个方面实施：
1 制度建设.档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等.根据实际情况,对不同层次的利用人员确定不同的利用范围,规定不同的审批手续,使提供利用工作有章可循,在大力开展档案利用工作的同时,确保不失密、不泄密及文件的完好无损.各项档案利用规章制度的条文应严密而简明,便于执行,并在实践中认真加以总结,不断充实和完善.
2 队伍建设.担负利用服务工作的档案管理人员,是利用制度的直接贯彻者,对档案的安全负有直接责任,必须具备较高的素质.一是政治素质,要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神,热爱档案事业；二是业务素质,要具备专业知识,熟悉所保管的档案内容,熟悉档案法规；三是文化素质,要有较高的文化知识,能总结和分析利用工作中的经验与问题,从中掌握利用工作的规律.此外,还要有敏锐的观察能力,善于做利用者的工作,能独立处理利用中出现的一般问题.
3 监督措施.在利用中,要根据不同的利用对象的不同目的,掌握其心理和思想动机,加强重点监护.有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器.对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者,要防止其偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者,要及时提醒.做好利用监督,还要做到三勤：一是嘴勤,勤宣传利用档案的制度与规定,勤与利用者交谈,掌握其利用目的与动机；二是眼勤,勤观察动态,置每个利用者于视线之中；三是手勤脑勤,勤分析利用者的情况和利用效果,勤检查被利用的案卷,勤督促利用登记制度的落实.要在利用者离去之前,仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件,发现问题及时查处,并在利用登记簿上备注说明.对于损毁档案较为严重的违法行为,应及时报告有关领导,以便及时查处,挽回损失.
三、正确处理好档案开放利用与安全保密工作的关系
要坚持“保、放”结合的指导思想,正确处理保密与开放,信息公开的关系,既要积极防范又提供工作便利,即把好保密关,又疏通公开、交流的渠道.日常工作中,档案管理人员十分重视档案保密,工作尽心尽职,但由于在传统的保密观念影响下,档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象.由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用,甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁,变成一文不值的废纸,造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况,有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来.上述情况表明,档案部门改变传统的观念,在严格提供保密工作的同时,切实转变工作职能,为领导决策服务势在必行.机密档案应该保密,但保密的目的之一是为了利用,是有时间、地点、范围限制的利用,保而不用只会失去保的意义,失去档案的价值.当然,利用必须是在保密基础上的利用,无限制的利用会给党和国家以及单位的安全和利益造成危害.所以,对档案工作来说,保密与利用两者都十分重要,决不可偏颇.
1 我们保存档案的根本目的在于利用.在利用范围和对象上应做到：(1)对外公布开放档案,是达到最大限度利用档案信息资源的社会化举措.一定要按照国家有关法律法规开放公布一切应该开放的档案,充分发挥档案的潜在价值.同时不应忽视档案的安全保密,在保证国家利益、集体利益和个人合法权益不受侵害的情况下公布开放档案.对一些掌握不准的,应报请上级定夺或请有关专家鉴定.(2)在档案利用需要服务时,既要积极热情,又要坚持保密原则.凡对涉及本单位、本部门的一些在一定时期和一定场合具有保密性质的档案(如疫情数据、突发事件等),要严格把关,按照有关规定办理利用手续,对不该开放利用的或不属知密范围的人都坚决不予提供,避免造成失密和损失.
2 加强归档力度.凡归档范围内的档案,都必须集中统一到档案部门依法保管,任何单位、科室或个人不得以任何借口拒不归档,以保证档案收集的齐全和完整.
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