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鉴定工作报告和档案销毁清册,档案部门应长期存档备查.

5.5.3档案销毁

5.5.3.1档案销毁工作由档案部门负责执行,并报告本单位保密室和保卫部门.销毁时,应指派两人监销,监销人应在档案销毁清册上签字.

5.5.3.2档案部门在档案销毁后及时调整档案柜架,并在相应的检索工具中注明.

5.5.3.3库存档案未经鉴定和履行批准手续,严禁销毁.

5.6统计

5.6.1按年进行科研档案的数量,质量,鉴定情况,利用交流情况,档案干部,库房状况等的统计,并将统计结果汇总报送上级主管部门和地方档案管理机关.

5.6.2根据统计数字进行统计分析,写出统计工作报告,评价各项工作效能,找出存在问题,提出改进措施,建议,报送单位领导.

5.7档案补充修改

5.7.1科研管理部门和课题组随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料,经整理向档案部门补充归档,并根据获得成果奖情况,及时对有关课题档案的案卷保管期限进行调整.

5.7.2对已归档的科研文件材料需要修改时,必须填写修改申请单,经研究室主任或有关主管负责人批准同意.未经批准,严禁修改已归档的任何科研文件材料.

5.7.3档案部门对补充归档的科研文件材料应及时整理编目.归档材料不多的,可归入相关的案卷内,并填写卷内目录,归档材料较多的,可单独组卷,编目.

6.科研档案的开发利用

6.l借阅

6.1.1设立阅览室,提供检索工具,为利用者查找,阅览档案创造条件.

6.1.2建立借阅制度,规定借阅档案的审批权限,期限,数量,手续等事项.

外单位人员查调档案,需持介绍信,经批准后方可阅览,但不得借出.未经许可,不能任意抄录档案内容.如需复制有关档案材料,应经本单位有关领导批准后提供.

6.1.3档案借阅和归还时,由利用者和档案部门共同进行清点检查,并在档案借阅登记薄(见表A12)上登记.

对借出档案,档案部门要定期催还.需续借者,应重新办理借阅手续.对无故逾期不还者,应停止其借阅.如发现档案损坏或丢失,应写书面报告,经有关领导人签署意见后,根据不同情况,严肃处理.

6.1.4对调出及离退休人员,在办理调离手续前,必须清还档案,没有档案部门签字,干部部门不得办理调离手续.

长期出国入员在出国前,应及时向档案部门清退档案材料.

6.1.5对需要经常查阅又不涉及科技保密的档案材料可复制.经有关领导批准后,在单位内部实行开架阅览.

6.2咨询服务,报导交流

6.2.1指导利用者使用各种检索工具,回答利用者提出的问题.

6.2.2根据科研工作需要和条件可能,选择若干重点研究课题,主动介绍有关档案材料,进行定题跟踪服务.

6.2.3了解与本单位有关的技术市场动态,积极为开拓技术市场提供服务.

6.2.4定期编制科研档案目录或内容摘 要,在单位内部提供利用,并有选择地进行外部交流.

6.2.5充分发挥科研档案中的法律凭证作用,为保护科技成果所有权及正确处理科研工作中的各种权益问题提供凭证.

6.3根据科研和管理工作的需要,积极创造条件,编辑各种形式的参考资料,如档案文摘,科技成果简报,论文汇编,专业数据汇编,专题资料等,为利用者服务.

6.4注意收集,登记利用科研档案后取得的经济,社会效益(见表A13),并将实例汇集成册,印发宣传.

6.5在科研档案的利用开发中,必须严格执行国家和中国科学院的科技保密,专利等法规制度.

6.6各单位要结合本单位管理工作现代化的进程,创造条件,逐步应用计算机进行档案资料的检索,汇编等,提高开发利用档案的能力.

7.各级岗位责任制

7.1回单位主管领导人的职责

7.1.1组织贯彻国家和中国科学院的有关档案工作的方针政策和法规,把档案工作列入本单位的发展计划,在经费,库房,设施和人员配备等方面为发展档案工作保证工作条件.

7.1.2定期检查和研究解决档案工作中存在的实际问题.

7.2科研管理部门的职责

7.2.l组织编制科研档案工作的长远规划和年度计划.

7.2.2制订和健全有关的管理制度,确保科技档案工作全面纳入科研管理工作之中,并监督各部门执行.

7.2.3指导档案部门的工作,关心其工作条件的改善和档案干部档案,

7.2.4按研究课题的形成积累管理文件,课题结束后整理送交档案部门.

7.2.5指导科研档案的鉴定和密级的确定等工作.

73档案部门的职贵

7.3.l根据国家和中国料学院有关档案工作的方针政策和法规,制定本单位科研档案工作各项管理制度.

7.3.2指导,监督,检查,协助科技人员做好科研文件材料的形成,积累和整理归档工作.检查,验收研究课题档案是否完整,准确,系统.

7.3.3负责科研档案的接收,整理,保管,组织鉴定,统计,利用等业务工作.

7.3.4积极组织开发科研档案信息资源,充分发挥其作用.

7.3.5遵守国家关于科技保密的规定,保证科技机密及档案的安全,维护本单位和科技人员的合法权益.

7.4研究室主任的职责

7.4.l把建立科研档案列为研究室的工作内容,提出要求,定期检查,做到各课题组形成积累科研文件材料的工作与科研进展同步.

7.4.2研究课场结束后,审查科研文件材料是否完整,系统,准确,确定保管期限和密级,并签署意见.

7.5课题组长的职责

7.5.1主持研究课题科研文件材料的整理和归档工作.提出建档计划,明确课题组成形成积累有关科研文件材料的任务,在课题结束后组织收齐并系统组卷,做到归档质量符合完整,系统,准确的要求.

7.5.2提出科研档案的案卷保管期限和密级,填写科研档案归档说明书,并组织填写卷内目录,备考表及档案移交清单.

7.5.3办理向档案部门移交手续.

7.6科技人员的职责

7.6.1按规定做好平时科研文件材料的形成,积累工作.

7.6.2课题完成后,整理出由本人承担任务部分的科研文件材料,做到质量符合要求.

7.7科技开发部门的职责

对主持的研究和开发课题,按规定在有关岗位责任制中明确形成和积累科研文件材料的任务,组织好整理和向档案部门归档工作.

附录C

科研档案保管期限参考表

(参考件)

科研档案材料名称保管期限重大级课题重要级课题一般级课题科学基金申请报告及批件委托任务书,科研合同,协议书开题报告,课题论证材料可以研究计划及计划执行情况表实验,设计方案,调查,考察,观察方案等课题计划调整或课题撤消文件文献调研,综述报告应用前景分析报告实验,试验,测试的重要原始记录实验,试验,测试的整理记录

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