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关于档案方面在职研究生毕业论文范文,与档案管理数字化的落实方法相关论文目录格式模板

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【摘 要】档案管理数字化是时 展的必然产物,由于社会的进步和发展,科学技术也在不断地完善和创新,传统的档案管理方法已经不能满足人们的需求,人们越来越多地意识到计算机多媒体带给生活的便利,计算机网络数据库技术对于档案管理来讲有着十分重要的现实意义,它不仅是社会进步的标志,更是时代进步和创新的标志.

【关 键 词 】档案管理;数字化;落实;方法

档案管理数字化是一种必然趋势,是时代的进步和创新,计算机网络数据库技术对于档案管理来讲是十分重要的,也具有划时代的现实意义,给档案管理创造了许多的方便,档案管理的数字化同时给人们的生活带来许多的方便,方便人们查阅信息,档案管理数字化能够使档案管理有序化,能够使档案管理工作更加有意义.

一、档案管理数字化的概念及优点

(1)档案管理数字化的概念.档案管理数字化是建立在现代科学技术及数字信息技术发展普及的基础上,运用现代科技及数字信息技术,将档案信息资源进行高度且有序的综合整理,并且以现代的网络系统为技术设施的分布式、超大规模的数字信息的系统管理.(2)档案管理数字化的优点.第一,档案管理数字化能够大大缩短信息的加工时间,从而进一步提高档案信息时效性.手工的档案管理的步骤较为复杂,同时从信息的收集到最后生成信息报告需要很复杂的过程,如果信息过时还会严重影响档案信息的利用价值.第二,档案管理数字化能够节省档案信息的储存空间,从而使档案的储存变得更加完整.利用现代科学技术,能够将那些纸质的档案以数字化的形式储存在计算机的内部,避免了大量纸质的档案资料的堆积,减少浪费,而且纸质档案的材料容易残缺或破损,特别是在长时间的存放和翻阅后,这种情况就不会在档案管理数字化之后出现.第三,档案管理数字化大大的提高了档案信息的利用率,它能使档案信息完美地与最新的科学技术接轨,充分地利用了网络和计算机的功能,同时也将它们的功能发挥的淋漓尽致,将档案信息的成果通过现代网络系统发送给各级部门,拓宽了服务的范围,从而大大提高了档案信息的利用率.第四,档案管理数字化大大地缩短了档案信息的检索时间,手工档案信息的检索,需先检索目录,然后进行查找,需要浪费很多的时间和人力,而且如果在信息不明确时,则需要更多的查找时间.但是在数字化的管理中,你只需输入关 键 词 就可以查找到你需要的档案信息资料,从而大大的缩短了查找时间.

二、管理档案数字化的方法

(1)要想确保档案的原件安全以及提高档案信息的利用

率,档案管理数字化是必须要做的基础性的工作.在进行档案数字化的管理时一定要把握好下面的几个原则:第一,方便利用的原则.数字化管理的主要目的就是保护原件和方便利用.第二,克隆复制的原则.在档案数字化的管理当中,一定要有效的保证档案信息资料的完整性,还要对缩微、数字化、鉴定整理和仿真复制等的工作进行合理的安排和统筹规划,尽可能的不要拆卷扫描,不能多次拆装或重复的扫描.在这个过程中,不能因为信息的重要程度和敏感程度等因素而对档案信息进行删减,以免造成档案的不完整,而给档案的提供利用和管理带来麻烦.还应该注意要维护档案的原貌,减少对档案原件可能会造成的损害.第三,排序的原则.在档案数字化的管理中,要优先建立起文件的目录数据库,这是开展数字化工作的基础,一定要注重目录数据库的建设,重质量.要对档案信息资料进行准确的不能存在任何失误的整理、分类、著录、编页,建立一个高质量的文件目录和案卷目录,打下坚实的基础,在源头上杜绝数字化管理的差错.因为档案数据的对错、详略决定着档案数字化管理的成败.(2)档案管理的数字化是一项系统的细致的工程,它需要多方筹措并且需要长期的开展.第一,建立重要的档案数据库,保证重要数据安全.档案数字化的管理核心就是建立企业的档案的数据库系统.首先要建立一个 档案信息的目录数据库,它是根据企业的基本情况,通过著录标引,将企业内 的各类的档案的基本情况都录入计算机,建立一个基本的数据库,从而就能通过检索来提高档案原件的利用率;然后建立一个基层的报表数据库,在企业的档案数字化管理中,建立一个基层报表以及状态数据库,然后将各部门反馈的信息和需要报送的数据,通过计算机网络直接填入到建立的数据库中,再根据企业的具体要求进行一些调整,还要根据上级的使用情况和要求,及时、迅速、准确的

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;填好基层报表.第二,提高档案意识,统一思想,要想加快档案数字化的建设,必须要强化档案意识.档案管理部门一定要定期的组织召开会议,宣传、贯彻档案管理意识的重要性,提高企业内部员工的档案意识,还要努力建立一个档案信息收集、报送和管理的高效机制,同时各部门应该密切的配合,一起搞好档案的管理工作,有效的发挥出档案的作用.第三,在当下这个时代必须要将档案工作实现技术化,也就是数字化.档案资源的数字化,一是要对现存的档案资料进行数字化的开发,利用数字备份来加强对档案资料原件的保存,因为档案原件的某些物理特性,比如珍品、文物、大型物品等,使人们很难直接的查阅到这些资料,但是当将这些档案资料进行数字化的处理之后,人们就能很简单的查阅了.二是要在档案资料进行档案数字化转换时,还要注重当前形成了的电子文档的收集.第四,提高档案管理工作人员的业务素质,档案管理人员可以通过学习和时间来掌握系统的文化素质、专业理论知识以及业务能力、技能素质和应用现代化的新技术等.随着数字信息技术的日新月益,要求档案管理者不仅仅要有档案业务的的专业知识、多媒体知识和相关的学科知识,还要掌握熟练地网络信息技术和计算机操作技术.不仅要提高他们的素质,还要加强档案管理者的队伍建设,并且将其纳入考核激励的机制,逐渐的建立完善有效地激励机制,从而促进档案管理工作的发展.第五,在我们实现档案管理数字化的过程中,一定要掌握好全面化、同步化、书面化、和专业化等环节,因为数字化的档案管理,给我们的工作带来便利的时候,同样存在着一些困难和问题,稍微处理不好,档案信息就可能遭受损失.档案的管理工作是从文件的形成、文件的收集、文件的整理、文件审核再到回归档案,移交,整个的环节都需要各个部门的密切合作;档案数字化管理是多方面的,不能只注重传统资料本身,还要延伸到与其相关的部分,对其进行数字化的处理;还可以设立专职档案管理员,这种专业化的分工,对档案管理员进一步的掌握专业知识非常有利,从而使档案资料的组卷更加合理;还可以实行“双保险”,即保存纸质档案资料,也保存数字档案资料.第六,保证重点档案的数字化工作,医院可能由于刚开始致力于档案管理数字化的工作中,档案全面的数字化管理不能在短时间内实现,所以可以先保证重点档案的数字化工作.要保证重点,突出特色,所以我们要对那些使用的频率比较高、重要的档案进行完整且优先的数字化管理,尤其是那些对企业长远发展有着重要指导意义和作用的档案,更要特别关注它的数字化的方式,来进一步提高这些档案的利用率.


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档案管理工作对于社会和人们来讲都是非常重要的,人们生活中的某些信息都能够进入档案管理工作的范围,如果档案管理工作做的好,能够给人们的生活带来很大的便利,档案管理数字化是一种社会发展的必然趋势,能够使档案管理的工作更加便捷,档案管理工作人员也应该全面投入到档案管理的创新和改革中来,档案管理数字化水平也是衡量档案管理工作重要性的标志,计算机网络数字化成为档案管理工作的重中之重.

参 考 文 献

[1]刘云霞.浅谈档案管理的数字化[J].科技情报开发与经济.2011:2(21)

[2]马秀英.试论网络环境下的网络创新服务[J].城建档案.2011-

02-05

[3]许平.浅谈档案管理数字化与高素质人才队伍建设[J].基层工作.2009-09-02

[4]富玉.关于建设数字化档案管理的几点思考[J].现代商业.2010-

10-25

[5]叶磊明.档案数字化在房地产档案管理中的应用[J].华章.2008-

05-08

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