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摘 要:在人类社会发展的长河中,档案及其管理的历史源远流长,在司法机关,诉讼档案的比例占重头.本文就基层检察院诉讼档案在档案管理工作中的立卷、归档两方面工作做浅显分析.

关 键 词 :诉讼档案;档案;立卷;归档

一、 档案

1、 档案起源.档案起源于何时?历来众说风云,诸多不同的观点,归纳起来大致有四种:

(一) 国家―文字―档案;(二) 文字―国家―档案;(三)文字―档案―国家―条理的档案(社会文明产物说);(四)结绳、刻契―档案―文字―国家―条理的档案(社会生活产物说).

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我国的档案起源也脱离不了以上的发展过程,但就形式和名称的演变包括甲骨、金石、简牍、帛、纸质以及电子档案.[1]

2、 档案的定义及属性.档案是

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国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的,保存备查的文字、图像、声音及其他各种新式的原始记录.简而言之:档案是原始的历史记录.郭沫若《题赠档案馆》的诗中写道:“前事不忘后事师,自来坟典萃先知.犹龙柱下窥藏史,呼凤舆千听诵诗.国步何由探轨迹,民情从以识端倪.上林春讯人间满,剪出红梅花万枝.”此外,钱学森在《论系统工程》一书中说的比较明确且通俗:“信息是代表物质的某一种状态的资料”,“情报资料”、“图书”、“文献和档案”都是一种信息.


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二、诉讼档案

1、诉讼档案诉.即人民法院、人民检察院和 机关依法进行诉讼活动中直接形成的、具有查考利用价值的、并按照有关规定立卷归档,集中保管起来的诉讼文书材料和声像材料.[1]

诉讼档案按照内容性质可以分为民事诉讼档案、刑事诉讼档案和行政诉讼档案.主要包括:控告、检举或自首的材料;原告的起诉状或口诉笔录,被告的答辩状;案件的审查报告,检察机关关于起诉、免诉或不起诉的决定;调查笔录和调查取证材料;调解笔录和其他调解材料;审判笔录,判决书或裁定书;有关立案、起诉、开庭的通知等.

2、诉讼档案的立卷.诉讼档案按年度、审级、一案一号单独立卷,以便于查找利用.总体上,诉讼文件材料的立卷:(一)卷内文件材料的排列顺序;(二)刑事一审诉讼文件材料的排列顺序(三)刑事二审诉讼文件材料排列顺序;(四)民事一审诉讼文件材料的排列顺序;(五)民事二审事实上文件材料的排列顺序;(六)人民检察院侦查、审判监督的刑事案件排列顺序;(七)由人民检察院直接受理立案侦查的刑事案卷排列顺序.

以刑事一审诉讼文书的立卷为例,不可或缺的文书材料依次包含(1)卷宗封面;(2)卷内目录;(3) 机关移送起诉意见书;(4)检察机关案件审查报告;(5)换押证、提押证、办案告知卡、询问笔录;(6)聘请、指定、委托辩护人的有关材料;(7)检委会案件讨论记录;(8)检察院起诉书(正副本);(9)量刑建议书;(10)案件的其他材料;(11)法院开庭通知;(12)检察院出庭笔录;(13)法院判决书或裁定书;(14)审查表;(15)卷内备考表;(16)卷底.

对于诉讼文书要严格按照案件的法定办案流程依次进行顺序排列.各类文书的内容、案件承办人、部门负责人须填写明确且完整.待所有的材料依次排列好后打孔订卷,并编写页码,填写目录及封面.

诉讼文书材料的立卷步骤:第一步,整理材料,去粗存精;第二步,系统排列,固定顺序;第三步,填写卷内目录;第四步,填写卷封面;第五步案卷装订.但在实际工作中,诉讼档案中的材料文书几乎都是原始文书材料,无法如书籍出版的流程般自动进行立卷排列编码,因而第五步往往提前于第三步之前操作,便于编写页码及目录填写.

3、诉讼档案的归档.归档制度主要包括归档范围、归档时间、归档要求三个方面内容.以检察机关诉讼档案的归档为例:卷宗移交给档案科室,归档工作的主要内容就是依据档案保管制度和归档要求对诉讼卷宗进行验章签收、分期分类、信息录入以确定归档范围,之后戳盖年月及类别以确定归档时间.

其中,档案的分类不仅是人们对档案在认识上的逻辑划分,而且是对档案实体的划分.[2]“分类”为档案管理诸多程序的中心.常用的如年度分类法、组织机构分类法以及问题分类法,以上是单式分类法,与此对应的还有复式分类法,如年度―组织机构分类法、组织机构―年度分类法、年度―问题分类法、问题―年度分类法.

检察机关的诉讼档案的分类方法,采用的是复式分类法中的问题―年度分类法.“问题”即诉讼档案的保管期限,分为短期、长期和永久三种,具体分类标准如下:(一)对于批捕起诉的案件:(1)、案件为退补案件;审判结果为5年以下(不含本数)或拘役的案件归类为短期保管诉讼案卷.(2)、案件移送上级检察院;审判结果为5年以上(含本数)10年以下(不含本数)的案件归类为长期保管诉讼案卷.(3)、不起诉的案件;审判结果为10年以上(含本数)的案件归类为永久保管诉讼案卷.(二)对于不予批捕的案件归类为短期保管诉讼案卷.(三)由检察院自侦的案件:(1)、审判结果5年以下的(不含本数)的案件归类为长期保管诉讼案卷.(2)、免诉的案件;审判结果为5年以上(含本数)的案件归档为永久保管的诉讼案卷.根据以上的分类标准,先将案件分为了短期、长期和永久的诉讼案卷.


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其次,将初次归类的案卷分别按照结案时间再次分类,即对于诉讼卷宗按照年度分类法将同一类型(如短期)中在同一年度内结案的卷宗归为一类.

再次,按照年度,依次录入案卷目录并对诉讼案卷进行案卷编号、戳盖印章以明示类别、时间及案卷序列.最后,依照根据年度对诉讼案卷分别进行归档入库.

4、诉讼档案的价值及作用.以刑事诉讼档案为例:(一)在侦查、审判监督方面的开发利用价值:(1)、查阅犯罪的判决、裁定结果对犯罪进行跟踪执行监督,提高罪犯的改造质量;(2)、查阅重新犯罪罪犯原来的犯罪情况等等;(二)在打击贪污贿赂、渎职犯罪,以及控告申诉方面具有开发利用的价值.[3]

价值决定作用:(一)是保证法公证和维护当事人合法权益的凭证依据;(二)是研究法制史和司法活动规律的重要信息源;(三)是法学研究、案例教学、社会法制宣传教育的素材.

参考文献:

[1] 《诉讼档案讲义》(内部发行),最高人民法院办公厅档案处,1990年,宇航出版社;

[2] 《浅议诉讼档案保管期限的划分》,李顺英,《档案与建设》月刊;

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