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随着办公自动化尤其是局域网技术的应用,从根本上改变我们传统的办公模式,公文的起草、审核、签发乃至其中每一环节的传递过程,甚至包括接收、查询等,都通过计算机及其网络实现,从而最终实现了无纸化办公.档案管理系统作为办公自动化的重要组成部分,对现行档案管理体制的影响是深远的.为此,笔者就目前公司办公自动化中的文书档案归档作如下分析和思考.

1.现代文书归档需注意的

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问题

由于归档模式的转变,文件归档时会出现如下问题:

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纸质文件归档的必要性.在新的办公模式下,虽然电子文件已经实现了从文件的起草、审核、签批到文件的流转、传递、发送的全过程,有逐渐代替纸质文件的趋势,但现阶段,文件的归档仍然应以纸质文件为主,并且必须保证纸质文件的齐全完整.这主要基于以下两点:一是档案永久保管的需要.纸质文件载体相对稳定,利于永久保存.电子文件的出现不过几十年的历史,由于载体寿命的不确定性,以及技术更新过快、读取设备的局限,世界上一些早期的电子文件,目前已无法读取.虽然电子文件具有便于检索利用、不占空间等优点,但却暂不具有永久保管的特质.二是外部条件还不成熟.在目前电子公文的法律效力还未得到确认的前提下,今后相当长的一段时期内,机关中电子文件及与之内容相同的纸质文件将会共同存在.

避免纸质文件重复归档.目前我们的档案管理中,存在着大量重复归档的文件.如果说,过去因为条件限制,文件查阅不便而不得不保存重份文件,那么随着技术手段的进步,是否可以考虑公司内部往来文件可以不再重复归档,把我们有限的人力、物力重点用于本单位的文件管理上,这样只要保证公司的档案全宗完整,就可以充分利用网络资源共享的优势,从而减轻基层档案库房的压力,实现资源的合理利用.


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规范纸质文件归档内容.实现办公自化以后,机关中的发文绝大部分将以电子文件的形式生成,电子文件将不再保留文件的修改过程.依据电子文件而输出制作的正式公文,其内容与电子文件是完全一致的,因此在纸质文件归档时是否可以考虑不在保存底稿.但在文件归档时,应将电子文件流转单打印出来,与正式公文一并归档.电子文件流转单上面记录了起草人、审核人、签发人的姓名、审阅时间以及审批意见,是发文的重要依据,具有查考与利用的价值.

注重文件的排序编号.采用计算机辅助单份文件归档以后,归档的模式可采用分散归档和集中归档两种方式.归档模式如采用分散归档,文件的排列顺序可以以部门为单位,按部门移交纸质文件的时间顺序,随时进行编号归档.采用集中归档时,可以不考虑按部门进行排列,只要文件 完毕即可进行编号归档,做到文件随办随归.为预防意外事件发生,年终可以按机构等要素特征打印分类检索目录或文号索引目录,以便手工检索时使用.

2.自动化文书归档的实践与思考

采取电脑自动化与人工纸制化相结合的方式.利用计算机管理档案,在文件的传递、排序、编号、检索以及存储上具有明显的优势,但并不是所有档案工作都可以由计算机来替代.因此,在档案管理模块的设计阶段就应考虑如何利用计算机的优势,充分发挥档案管理系统的效能.在档案管理系统的设计时,必须对手工管理的每一个环节进行详细的分析,分清哪些环节宜于计算机管理,哪些环节必须人为干预,哪些环可以通过改变管理模式而达到能够适应计算机管理.

采取计算机与人工鉴定归档相结合的方式.单份文件归档,文件不必进行分类、组卷,省去拟写案卷题名等一系列程序,可以很好地解决计算机归档难的问题,但要注意,即使改变了立卷方式,文件的鉴定工作还是需要人为去判别,并且不能省略.因此,在文件归档环节中,档案部门的主要职责就是进行文件的鉴定工作.由于文件无需分类、组卷,文件经鉴定后可以直接进行排序编号,迅速转化成档案.使归档工作变得方便而快捷,这将会极大地缩短每年的文书归档时间.

采取简化归档程序与高效率档案利用相结合的方式.运用计算机技术对档案进行管理,将摆脱以往长期以来的一种经验式的模糊管理状态,实现档案管理由案卷级深入到文件级,由对档案外部特征(目录)管理过渡到内、外部特征(目录和内容)合并管理的转变,为公司高效率的档案利用工作奠定坚实基础.档案管理系统的难点,关键在于文件转化成档案的这一过程,即文件立卷过程.按传统的档案管理模式,这一过程我们需要经过文件的鉴定,包括归档鉴定(即鉴定文件是否需要归档)和期限鉴定(即保管期限的鉴定),文件分类,文件的组卷,拟写案卷题名,填写卷内目录和备考表,排列案卷顺序,编写案卷号等程序.


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总之,随着公司办公自动化的实现和网络技术的不断发展,可在权限控制的基础上实现用户的自动检索、全文检索和网上检索等利用方式,从而提高档案利用工作的质量、精度和效率,实现档案工作服务水平的飞跃.

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