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摘 要:随着信息时代的到来,档案馆成为政府信息公开的一个重要组成部分,可以说是迎来了一个充分发挥其公共服务功能的契机,那么作为拥有丰富信息资料的档案部门.

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关 键 词 :档案 信息服务

如何利用好现有资源,为广大人民群众服务,更加充分体现档案的价值,是档案工作者需要思考的问题,然而从目前来看,档案服务工作还存在一些不尽如人意的地方.主要表现在:

第一、档案服务对象单一,利用率低.许多政府档案部门目前服务的对象大部分仍然局限在党政领导和机关公务员,对专家、学者、社会公众提供服务的比例较小.

第二、档案利用方式单一,服务手段相对滞后.对于许多政府档案部门来说,坐等利用者上门,采取被动服务是主要的服务方式,服务手段仍处于传统、繁琐的手工操作阶段.由于多方面的原因导致档案馆经费不足,使得目前许多政府档案部门还不能“享受”新兴的科学技术手段、先进的管理模式等带来的便利,在客观上出现服务手段滞后的情况.

第三、馆藏资源单一,无法满足群众的需求.目前档案馆接收的多是党政机关、人民团体的文书档案,范围较窄,门类单一,且以纸质档案为主,对照片、光盘、磁带等其他载体形式档案的收集较少,载体类型单一.门类的单一和载体类型的单一不能满足大众的需求,想要的没有,有的不能用,在一定程度上限制了社会大众的使用范围.

第四、宣传不到位,群众对档案馆的了解甚少.很多群众不知道馆里有什么资料,不知道怎样才能有效利用馆内资源,甚至在查询文件时不知该提供什么有效的查找数据等,大大降低了档案馆的服务效率.

第五、档案馆内保存的多是十年以前的“老”档案,时效性不强,在一定程度上也影响了档案服务工作的开展.根据《档案法》的规定,立档单位保存十年左右的永久、长期档案才向政府档案部门移交,从需求情况看,社会和群众利用较多的同样也是形成时间在十年以内的档案,这就使档案馆的服务工作经常处于“等米下锅”的状态,无法满足利用者的需求.

第六、到馆查阅档案资料的利用者仅是查阅档案资料本身,对档案深加工出来的具有较高利用价值的资料利用不够,这一方面是由于对档案深层次开发的力度不够,另一方面也从侧面反映了档案的宣传不足之处——利用者不知道档案馆里有他们需要的东西,怎么可能会前来查询呢?

档案馆提供档案,便于社会各方面的利用,是档案工作的根本目的与归宿.档案的收集、保管等工作都是围绕这个根本目的来进行的.在新的历史时期,档案馆的服务态度、服务方式等正受到越来越多利用者的关注,他们对档案馆服务工作的评价在一定程度上影响着档案馆服务工作的进一步开展.如何在新形势下开展好档案服务工作,是广大档案工作者要解决的一道难题,拓展服务功能这一思路为我们提供了一条可以借鉴的途径.

首先,转变服务理念.档案部门除了要继续为当政机关及中心工作服务外,还要树立主动为全社会各阶层服务的理念.在许多社会大众眼里,包括一些档案工作者眼里,都有这样一个认识:档案馆是一个为政府部门、机关团体等提供档案保管业务的地方,保密性强,服务性弱,一般普通人是不能随意进出的,带有一种神秘的色彩.这种认识一方面影响了社会大众利用档案的积极性,另一方面也大大削弱了档案服务工作的社会效果.因此,要拓展档案服务功能,首先必须转变服务理念,思想上的转变才能指导行动上的转变.

其次,拓展服务对象,开展个性化服务.档案的本质始终是人文的,“以人为本”的观念应当贯穿档案服务的全过程.因此,应该变“以党政机关工作为主要服务对象”的服务方式为“凡进入档案馆查询档案文件的档案利用者即为服务对象”的服务方式.拓展服务的对象,真正实现为人民群众服务的宗旨.同时,开展针对个人的档案业务培训,增强个人对档案的收集、整理意识,此类培训强调实用性,要符合“个性化”的特点,如:个人相片、日记等资料的收集整理,家庭成员的成长记录等.


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第三,加大宣传力度.档案馆里的丰富资源如果没有被利用者利用,会大大降低它的价值,这就需要档案工作者充当宣传员,大力宣传馆内丰富的馆藏资源;另一方面,社会大众对档案馆的不了解也需要档案工作者充分做好宣传工作.宣传工作可以从几个方面进行:一是宣传档案馆的功能、馆藏资源等;二是宣传档案的使用方法,提高大众的档案意识等.可以通过定期或不定期举办主题展览会,档案知识讲座,发放宣传小册子等方式进行.加大宣传力度不但能够提高档案馆的社会影响,而且能够提高大众的档案意识,在使用档案的过程中也能很好的提供查找数据,大大提高服务工作的效率.

第四,拓展征集对象,增加档案门类.拓展档案的征集对象,加强对各机关业务档案及相关档案的征集,争取征集到门类齐全、内容丰富的档案.同时,加强对对照片、光盘、磁带、电子文档等其他载体形式档案的收集和保存,做到档案馆藏形式的“与时俱进”,保证档案资料的完整和载体形式的多样化.除此之外,采取灵活多样的征集方式,发动社会各界人士共同做好档案的征集工作,此类档案的征集不局限于文书档案,强调档案资源的丰富多样性及其保存价值.面向社会 “民间”组织、团体征集诸如机构设置、活动大事记、组织沿革、研究成果等相关档案资料;面向个人征集具有研究价值

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的家谱、族谱以及个人 的具有本地特色的文学、艺术、绘画等方面的原稿、图象资料及民歌民谣、民间传说、奇闻轶事等;向本土知名学者征集个人手稿、专著、传记、图象资料、题词等.资料的征集应采取“只要有价值的资料即属于征集对象的原则”.

第五、建立档案目录信息共享平台,提供资源共享服务.档案馆可以建立档案馆目录信息共享平台,提供资源共享服务.具体做法是:以政府档案部门的目录中心为中心,将各单位暂未进馆档案的目录(特别是机读目录)集中整理到档案馆的目录中心,利用者只需要到档案馆查询目录,摘抄相关目录资料后到文件所在单位查阅即可.这样做一方面能拓展档案馆的服务范围;另一方面也提高了服务的能力和效率,有效的节省档案利用者的时间和精力;在一定程度上解决档案馆“等米下锅”的工作状态.

第六、建立特色馆藏,提供特色化服务.由于历史原因,安顺市周边地区住有大量明朝屯军的后裔,他们在漫长的历史演变过程中逐渐形成了自己独特的“屯堡文化”.平坝县天龙屯堡文化就是其中很具代表性的一个,它具有六百余年的历史,具有很高的历史研究价值.屯堡人民的独特语言、服饰、保留了六百余年不变的生活习惯等都是非常值得关注的档案资料.可以通过对这些档案资源的挖掘,建立以实物档案为主要特色的特色馆藏资源,提供具有本地特色的档案服务工作.

第七、加大对档案资源的开发力度.在对档案资料(特别是对本地历史具有重要查考价值的档案资料)整理加工的基础上进行深度挖掘,提炼出有价值信息,编研成册,提供利用.

总之,档案资源是宝贵的地情资源,也是保存以往历史资料的“宝库”,具有极高的利用价值.各级档案部门应该高度重视档案资源的服务利用工作,纳入日常工作计划,充分发挥其潜在的社会效益和经济效益.在新时期、新形式下,档案馆的服务工作要跟随时代的发展而发展,就必须拓展其服务功能,及时满足社会各阶层的需求,真正做到为人民服务的宗旨.


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