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摘 要 ：大多数企业在正常情况下退货环节是很少的但由于对企业的的信誉和对会计期间信息真实性和可靠性有很大的影响,退货审核的控制对一个企业有着不可代替的地位.本文通过研究ERP环境下销售业务退货处理的控制环节,提出针对销售模块的具体内部控制措施,以便提高会计工作效率和质量,维护企业信誉,保证会计信息的真实性和可靠性.
关 键 词 ：ERP；销售退货；内部控制
华菱涟钢ERP在2003年成功上线后,给华菱涟钢销售结算带来了翻天覆地的变化,极大地提高了销售结算效率,减轻了销售结算强度,将销售订单、预收货款、生产计划、物流配送等的销售业务的全部进程都在系统内完成,做到信息的流动始终与物料、资金的流动同步.随着外部环境和内部环境的变化,公司的有些流程已不太适应发展的需要,下面笔者就现在所在科室,对销售模块的退货管理结合内控在流程中需要完善又待探讨的地方发表一些看法,
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一、ERP环境下销售模块退货的流程介绍
企业的销售退回是质量异议处理的一种,由销售部服务管理室的质量异议处理员根据客户提出的退货要求,经服务室主任审核,经销售部主管部长审核,报公司主管销售副总批准后,由销售部服务管理室系统管理员在系统中作退货申请动作,销售退回的钢材由质量检验中心检验和物流中心
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二、ERP环境下销售模块退货存在的问题：
1、正常业务流程应该由客户退回发票,已抵扣的情况根据税务局红字发票申请单开具红字发票.实际操作是出现退货情况,而客户在已经抵扣的前提下,又不愿意到税务局开红字发票申请单,还有正常钢材要发的情况下,销售经办针对退货数量和规格与客户协商好,补发相同数量和规格,可以红字蓝字金额对冲,但可能存在明细规格,厚度不一致；或原明细规格产品退货当月不生产；或装运方式不一致,以前是火车,现在是火车加盖篷布等等不同,总而言之,开票项目有一项不同,就导致ERP系统会自动生成两张系统发票,就导致在ERP系统开具的其中一张红字增值税发票,不能导入金穗增值税发票系统.这种情况下,为了维护企业信誉,不能占用客户资金,在退货当月只好采用金额冲红,以差异形式在系统发票中手工录入,冲减企业收入,冲减客户预付账款,而红字交货单就一直留在未开发票系统中,显示未开票未结算.
2、已经金额冲红的红字交货单,可能会在开票会计岗位轮换或疏忽大意中,在下一批发票开具中,重复开票,导致多冲减客户货款,多冲减公司收入.
3、 销售经办在建立新的红字交货单时,存在红字交货单定价日期与原发货订单定价日期不一致,导致所冲红发票冲减收入的价格与原发货价格不一致现象,要由销售结算科复核会计检查出错误后,再删除已开系统发票,通知市场部进行价格修改,再重新开具发票,影响了结算进度,如复核会计没有认真复核价格,可能出现冲红价格与原价格不一致现象,导致多冲减收入或少冲减收入,对客户有利,客户不会提出,对客户不利,客户马上会找来,影响了会计信息的真实性,影响了企业的信誉度.
4.在系统外编制数量异议处理单,编号是与其他不退货质量异议处理单统一编号,没有单独编号,不利于退货统一管理.不利于查找.
三、ERP环境下加强销售模块退货内部控制的具体措施
企业的销售退回必须经过审批流程后才能执行.要求退货的批准、退货钢材的接收和开具贷项通知单、应收账款的冲减应分别由不同人员负责,并确保与此业务有关的部门和人员各司其职,分别控制实物流和会计处理.在ERP系统中质量检验中心出具检验证明、销售部出具退货接收报告,才能到财务环节,财务部进行审核后办理相应的退款事宜；企业应对退货原因进行分析并明确有关部门和人员的责任.
1、 质量检验中心验收客户退回的钢材.质量检验部门要清点、检验和标明退回钢材的数量和质量情况.做为以后赔偿客户退款金额和确定退货是否需要降等判废和打包销售提供依据
2、销售部填制退货接收报告.退货接收报告是对退回钢材进行文件记录和进行控制的重要方法.它应在事先进行编号,在发生退货时填制,填制该报告的人员不应同时从事钢材发运业务.一切有关的资料,例如,客户名称、退货名称、数量、日期、退货性质、原始发票号及价格以及一般情况的说明的退款理由等,必须记录在该报告上.填制后的退货接收报告应受到独立于发货和收货职能的市场部人员的检查.
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3、销售部服务管理室调查退货索赔.退回的钢材经物流清点和检验后,服务管理室要对客户的索赔要求等进行调查和谈判,最终把调查结果和建议记录在退货接收报告上,交给市场部和财务部做最后的审核
4、销售部门核实退货.退货的最终核准是要根据钢材的仔细调查和退货接收报告为依据,由销售部门最终决定.批准意见应签署在退货接收报告上
5、销售部门填制和邮寄贷项通知单.贷项通知单应由销售部门业务经办在得到批准的退货接收报告的基础上编制.贷项通知单事先应编号加以控制,所有开具的贷项通知单都已记录.其标明的数量、价格和其他内容在邮寄该贷项通知单前经其他人员复核.贷项通知单和其他相应的资料应附在有关分录凭证上,作为应收账款明细分类账的附件.退货批准后应及时入账,以便减少营业收入和应收账款的余额.
四、对照内部控制标准措施我公司ERP环境下销售模块退货处理须完善之处：
1、在客户已经抵扣税金的情况下,耐心与退货客户解释,获得客户到税务局开具的红字发票申请单,单独对退货开具红字发票,可以避免开票项目有一项不同,就导致系统会自动生成两张系统发票,从而导致在ERP系统开具的红字增值税发票,不能导入金穗增值税发票系统的情况,同时可以避免红字交货单在金额冲红后,还留在未开票库,避免重复开票的情况,还便于退货发票查询和管理.
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2、系统的红字交货单编制要建立与原发货交货单的关联,必须相同规格价格一致,如果服务科室系统管理员疏忽导致输入价格不一致,系统提示不能通过,或退回钢材毁损需要减价,要经过上一层领导审批方可通过.
3、数量异议处理单相当于内控中的退货接收报告,但内容不完整,只有客户名称、退货名称、数量、日期、拟退货金额,应按内控要求补充完整.
4.数量异议处理单应区别于其他不退货质量异议处理单,要单独编号,备查.
通过对以上环节进行完善,可以使ERP环境下销售模块退货处理更符合内部控制的要求,以便提高会计工作效率和质量,维护企业信誉,保证会计信息的真实性和可靠性.（作者单位：湖南华菱涟源钢铁集团有限公司财务部）
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