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【摘 要】 对企业内部采购与付款控制是企业资产安全与完整的重要保障.企业内部采购与付款控制还存在许多问题,企业应当运用信息技术加强内部控制,实现对业务和事项的自动控制,减少或消除人为操纵因素.SAP R/3系统对于强化企业内部控制提供了很好的示范效应.该系统可以帮助企业对采购流程与应付业务实施影响,解决企业内部采购与付款中存在的一些问题.
【关 键 词 】 采购与付款 控制 SAP R/3系统
前言
《企业内部控制基本规范》第一章、第七条明确要求：企业应当运用信息技术加强内部控制,建立与经营管理相适应的信息系统,促进内部控制流程与信息系统的有机结合,实现对业务和事项的自动控制,减少或消除人为操纵因素[
关于采购方面论文范本
1. 采购与付款的内部控制的要点
1.1职务分离控制
购货与付款业务涉及众部门和环节,需要实行严格的内部牵制办法,对不相容的职务加以分离.购货与付款业务需要分离的不相容职务主要有：负责采购业务与保管业务人员的职务相分离；货物的采购人不能同时担任货物的验收工作,以防止采购人员收受供应商的贿赂,购买伪劣材料影响产品质量以致影响企业整体利益；付款的审批人与实际记账人员的职权相分离； 确定供应商与询价人员职务相分离[4].
1.2采购订单控制
采购订单是授权执行并记录经济业务的单据,必须对其进行严格的控制.采购业务必须经过请购、批准、订货（采购）、验收、货款结算等环节,购货订单控制的措施有：
1.2.1生产计划部门应该根据生产经营的需要,依据公司的一般授权（制度授权）与特别授权,向采购部门发出请购通知单.采购部门根据请购通知单,填制采购订单,列明采购物品名称、数量、金额、到货时间、付款期限等,并经授权的采购员签字.采购订单同时报送物流部门作为货物验收的依据.并且每份订单进行编号,确保日后订单能被完整地保存和在会计上购货订单都能得到处理.
1.2.2将购货订单副本交给提出请购单的部门及收货部门,以便请购人员证实购货订单的内容是否符合要求,以及收货部门据此验收货物.
1.3验收控制
验收是保证存货真实完整的重要环节,对此,必须建立相应的控制制度.收货人员应当由物流部门与质检部门人员组成.应在其可能的控制范围内对货物的购进日期、品名、规格、购货单位、质量以及数量进行检验.收货部门验收货物后,应填制包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量等内容的验收报告单,经相关部门负责人签字后交给购货和财务部门,以便支付货款以及相应的账务处理.
1.4应付账款
1.4.1应付账款的记录必须由独立于请购、采购、验收、付款的职员来进行,以保持采购环节中的付款控制得到有效的实施.
1.4.2应付账款的入账必须在取得和审核各种必要的凭证以后才能进行.凭证主要有供应商发票、供货验收清单等.
1.4.3发票价格与合同价格一致才能记账.
1.5付款控制
单位财会部门在办理付款业务时,应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核[5].达到满足付款条件后方能够付款,货款的支付需要有相应的企业授权人审批.
2. 企业内部采购与付款控制执行过程中存在的问题
2.1岗位分工不明确
请购与审批、询价与确定供应商、采购合同的订立与审批、采购与验收、付款审批与执行等业务的人员职务没有完全分离,部分企业还存在由同一部门或个人办理问题.
2.2授权制度不完善
采购环节容易出现越权审批,未经授权的部门和人员也办理采购与付款业务,不符合质检要求的物资办理入库手续.
2.3采购价格控制存在缺陷
对于单位物料种类繁多,企业的物料价格管理往往会有疏忽.在有效控制方面还执行的不够严格,存在发票价格与合同价格不相符等问题.
2.4应付账款信息不真实
对于货到发票没到,通常企业没有正确估计这部分存货与负债,不利于公众对会计信息的分析与利用.
2.5不能及时支付供应商货款
在对供应商付款发面,在非特殊情况下,部分企业存在人为操纵付款行为,没有到期款项提前支付或不及时支付货款给供应商,影响企业的信誉.
3. 应用SAP R/3系统进行内部采购与付款控制的方法
3.1创建供应商主数据
在实施SAP R/3时,企业要有一个规范的供应商主数据维护流程.供应商主数据包括以下内容:
3.1.1供应商名称、供应商的唯一、地址、增值税登记号、号、地址等.
3.1.2财务部门关心的信息,如付款条件、开户银行、账号、结算方式等.
3.2物流部门、财务部门、采购部门、质检部门间的权限控制与监控的实现
3.2.1采购部门操作.供应商主数据维护完成后,采购部门在系统中进行采购业务之前,需要在系统中创建采购信息记录.采购信息记录的内容包括每个供应商的每个物料的采购价格.一般企业会在年初进行招标,确定主要材料的供应商和采购价格,签订采购合同,将合同价格作为采购信息记录维护的依据.采购部门根据销售计划生成的生产计划,对材料计算合理采购批量,创建采购订单.采购订单经授权批准后,送发供应商.采购人员在收到供应商发票后随同由采购、物流、质检共同签收的验收单交财务入账. 3.2.2物流与质检部门操作.仓库管理员先对采购订单收货,生成质检部门监管库存储备,质检部门验收合格后,在系统中解除标记后,方可形成可用存货,并生成物料凭证.
3.2.3财务人员操作.财务人员在收到由采购、物流、质检共同签收的验收单和发票后,在系统中进行发票校验.将发票中的数量、价格与系统中已存在的收货的数量和采购订单的价格进行核对,只有在一致的情况下,才能将发票录入系统中,并产生财务凭证.如果系统中预先设定了容差范围,则价格差异只有在容差范围内方可可录入系统.
从以上流程可以看出,企业采购部门、物流部门、财务部门、质检部门职务与权限互相分离,彼此核对, 互相监控制约.
3.3对应付账款的控制
SAP R/3系统对应付账款的控制职能,可以从无发票入账和实际发票入账两方面来管理.
3.3.1无发票入账的应付暂估
供应商的货物已验收入库,但是还没有收到供应商发票时,可以在系统中随时查询到这部分采购订单以及收货数量,根据这些信息财务人员可以了解企业潜在负债的情况.在月末系统对这部分存货进行评估,形成应付账款暂估,真实的反应出企业负债情况.
3.3.2已入账的应付账款
在应付账款明细账中可以准确地了解应付账款的到期情况,加强了应付账款的控制.在资金预测报表中,可以查询每天的应付账款情况,从而可以准确预测资金的使用情况,合理安排供应商付款,加强企业资金的有效使用.
3.4对供应商的应付账款采用未清项管理
在SAP R/3系统,对应付账款的每个供应商的明细账采用未清项管理.可以查询到哪些应付款已支付,哪些尚未支付.财务人员在支付应付账款时,必需逐笔清帐.账户管理非常清晰,有利于和供应商的对账,同时也有利于账龄分析的准确性,为实现自动付款提供了基础.
3.5自动付款功能的管理
用SAP R/3后,可以实现系统自动付款.自动付款实现了付款条件的确定、付款建议的编辑、自动付款程序的运行的全过程的监控,改变了企业付款方式,避免企业在货款支付过程中存在的问题,为企业建立良好的信誉形象.财务人员在准备付款时,先运行付款建议,在付款建议中,包含了与付款有关的所有信息,如供应商、付款方式、账号、开户行、币种、到期的金额等.然后,财务部门人员可以根据资金情况或其他特殊情况,编辑付款建议.编辑完成后,开始运行自动付款程序,系统自动产生付款的财务凭证,并且将付款数据送入付款媒介程序,实施付款.同时可直接打印出付款清单,付款清单用于对付款内容由相关人员审核.如果企业将SAP R/3的付款程序与电子银行的客户端直接相连,可通过系统接口将付款指令直接发给电子银行的客户端,客户端收到指令后即可连接到银行的主机进行付款.
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企业付款业务在实际运营中,由于货款的支付涉及到企业资金的向外流出,因此,自动付款的风险控制尤为重要.供应商主数据中供应商账户信息,不能随意更改,修改必须有相应的审批流程.另外,应付账款会计人员编辑完付款建议后,必须经过严格的审核.
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[4] 财政部,内部会计控制规范--基本规范（试行）.财会(2001)41号.
[5] 财政部,关于印发《内部会计控制规范--采购与付款(试行)》.2002年12月23日 财会〔2002〕21号.
（作者单位：长春海拉车灯有限公司）
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