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摘 要:过刊有很大的利用价值,文章从过刊的开架借阅、优化排架、建立数据库、及时踢旧、远程密集存储五个方面的管理改革研究,来提高过刊的利用率.
关 键 词:高校图书馆过刊管理开架数据库
中图分类号：G252.3文献标识码：A
文章编号：1004-4914（2011）04-147-02
过刊是高校图书馆的藏书资源中很重要的组成部分,但是它的价值却没有被人们认同,很多图书管理者都疏忽与对过刊的管理.过刊名为“过期之刊”,这只是时间上的一个概念,事实上它的利用价值还没有过期.相反,期刊出版发行后一到三年之内正是参考价值和利用率最高的时候.纵所周知,期刊因为其报道及时,出版周期短,内容广泛,连续出版的特点,具有很高的学术价值.它的内容新颖,期刊上发表的文献大都是原始论文,会有很多珍贵的数据信息等,最前沿的科技动态和最新的学术研究成果,甚至重要的专利等也都会在期刊上最先发表,这些最新的技术和理念在当时也许并不会被人们所完全认同,而往往过一段时间之后,这些理念才是被社会接受度最高的时候,所以过刊管理为学术的发展和学术的完整性起着重要的作用.但是在高校,受到经费和馆藏空间等的影响,过刊的管理往往会被忽视,利用价值也大打折扣,这样受到的损失是不可估量的.
过刊管理的宗旨是提高过刊质量,提高其利用率,服务读者.随着社会信息化发展的加剧,为顺应市场经济的需求,过刊管理必须经历一场变革,领导者更应该彻底改变观念,走出以往管理的格局,从封闭型管理向开放型管理转变.
一、过刊管理的现状
如今在高校过刊的管理模式大致相同,期刊入馆后进行登记,上架,阅览,等新的一期到来后就下架回库,等待年底的一次性装订,之后作为样本书上架阅览.期刊在上架不到一个月的时间后就几乎结束了自己的使命,放入库房,之后读者想要与其见面就很难了.但是恰巧在放入库房的这段时间也正好是期刊的利用价值最高的时候,学校每年将有限的经费用于期刊的购买,但其投入产出的回报率太低了.
二、过刊管理的变革
1.过刊实行开架管理刻不容缓.过刊一般都只供阅览不能外借,因为过刊数量较少,如果发生丢失或破损,恢复起来较难.但是这种模式在无形之中给过刊和读者之间架起了一堵无形的墙,因为时间的限制,还有不便于查阅,使很多有价值的东西搁置,直到真正过期.但是现在不一样了,随着网络资源的日益丰富和完善,过刊不再是珍贵的孤本,发行方在出版纸质文献的同时会有电子版的文献,很多期刊杂志社都会把两年以前的期刊文献资料公布在自己的官方网站供读者免费查阅.而且电子商务被广泛应用,人们通过网络搜索就可以很快买到过刊,像过刊网、铭德过刊、中原过刊等等这些网站所销售的过刊种类特别齐全,几乎含概了近10年来所有的过刊资料.各种期刊全文数据库也发展相对成熟,读者也可以很方便的查阅到1998年之后的全文文献.
过去图书“重藏轻用”的管理思想已经不能顺应时代潮流,必须实行开架借阅的模式,毕竟读者不能在网络上去查阅整本的期刊资料,这也正是纸质期刊的优势所在,拿着一本书可以随时随地的翻阅,看到精彩的部分还可以拿笔随时的记录下来.当然,过刊外借也无法满足越来越多的读者阅览的需求,所以,过刊室可以采取更加灵活和人性化的方式.对于一些查阅人数较少的过刊,可以采取外借方式,并且借阅的时间可以相对长一些,而对于那些借阅人数较多的,时效性强,专业和学术性的期刊可以不外借,或者借阅的时间限制短一些,另外为读者提供较好的复印服务,为读者提供最大的便捷.
2.改变书库格局,优化查询方式,作好导读工作.例如我校就把过刊存放在教师阅览室内,学生读者想查阅较为困难.如果把过刊放在明亮宽敞,排架整洁的书库内,查阅人数自然会增加很多.过刊的排架也可以灵活使用,按照分类号,刊首名字和架位流水号相结合的方式,本着便于读者检索和信息查全的宗旨,科学安排排架,无形中也作了导读工作.比如现在有些出版单位出了一个系列的书,但并不属于一类学科,按照排架细则,这些书并不能放在一起,但是为了读者方便,我们可以综合使用排架规则,把这一系列的书排到一起.
另外,过刊的管理还处在浅层次的工作模式,由于人员素质不够高,且工作人员整日被借阅和上架等繁琐的工作缠身,很少有时间进行学习和研究思考,较高层次的工作迟迟不能开展.比如类似编制刊名索引,过刊介绍,参考咨询,题录报道等,这些现代化的文献情报技术知识和技能是今后图书馆工作发展的重点,这些工作的开展将有利于提高过刊资源的利用率.过刊的种类和数量较多,健全目录体系,编制二、三次文献更便于读者从不同的角度查找文献,因此,图书馆要根据学校专业的特点,对过刊编制刊名索引、题录、简介等二次文献,并在二次文献的基础上,编写专题报告等三次文献.这一工作的ঀ
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3.取消过刊合订,建立过刊数据库.过刊一般在出版后第三年期间进行装订合订本的工作,而这个时间正是过刊利用率相对较高的时间,在长达几个月的装订时间里,读者无法查阅这些资料,而且过刊装订费也是很大的一笔开支.图书管理者不妨可以省去这一环节,把同一种期刊放置在一起或放在一个盒子里面,节约装订的成本,读者查阅起资料来也更加方便.原来采用装订的方式,往往一个合订本有10厘米厚,有的会更厚,读者拿着很不方便,而且这样一本资料阅读完需要的时间就会相对延长.分开存放就能避免这一问题,而且同一类期刊可以供多个读者同时参考借阅.
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学校也要积极建立自己的过刊数据库,尤其是索引数据库.因为已经有中国期刊索引,万方数据库镜像等这些很全面权威的数据库,所以不要重复的建库来增加不必要的工作量,而是根据自己学校的特色建立一个符合学校专业需求的“专题数据库”“科研课题论文索引”“毕业论文索引”等,甚至采用多馆合作建库的方式.建立数据库不但节省过刊管理所需要的人力财力和节约空间,还可以因为方便查找,使很多处在休眠状态的过刊重新被人们所阅读和利用,这样来延长文献资料的使用周期,为高校节约过刊管理的成本.
4.及时踢旧.随着保存年份的延长,过刊的利用率会降低很多,真的到了过期的时候,这时投入和产出比例严重失衡,就该剔除了.按照过刊资料的不同特点和性质,过刊的保存年限可以分为5年、10年、15年、30年和长期保存.根据这一特点,科学合理的过刊踢旧,可以释放出更多的馆藏空间.不过,因为踢旧的文献属于学校的财产,图书馆也没有权利处置,所以踢旧一般只是换一个馆藏地点且并相对集中储存而已.这样做不但占用了馆藏空间,而且利用率几乎为零,因为根本无法查找.恐怕唯一的作用就是充实“馆藏量”这一僵硬的指标了.日积月累,当踢旧库房再也容不下这些资源的时候,再搬到一个更宽敞、容量更大的库房,这样浪费了多少人力资源,浪费了多少空间.有的学校踢旧的刊物多达数吨,这对馆舍结构造成了严重的隐患,同时也彻
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