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项目档案是项目建设过程的原始记录,是项目实体质量的有效凭证.作为项目建设单位档案管理人员,管好项目档案责无旁贷,加强前端控制势在必行.笔者结合自身工作实践,现初步提出项目档案前端控制的“五个阶段”和“十大要点”,以期与同行交流探讨,不当之处,敬请斧正.

1.顶层策划阶段

项目档案管理人员要时刻关注本单位建设项目动态,一般从年度计划、项目工作简报、新闻报道等渠道可以获得项目进展情况.一要注意及早介入,从项目批复立项后,档案管理人员就要介入,积极与项目管理人员沟通,掌握项目进度;二要注意建立制度,项目启动前,会形成一系列管理制度的汇编,项目档案管理人员要关注档案管理制度,并适时修改完善,使

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前端控制有章可循.

2.登记备案阶段

项目初步设计完成后,勘察、设计、施工、监理等单位确定后,要及时向当地档案行政管理机构备案,为项目档案管理注射“强心剂”,借助外力加强前端控制.一要注意知悉概况,在项目档案管理登记备案过程中,要掌握项目投资、工期、选址等一系列重要信息,以便有针对性加强管控;二要注意制定计划,要借助监理方力量编制项目档案查验计划,如制定声像档案拍摄计划和措施,有计划地开展前端控制事半功倍.

3.检查指导阶段

施工、监理方进场后,项目档案管理人员要及时协调项目管理人员召开首次会议,明确项目档案形成的大致程序,建立各方工作人员联系通道.一要注意召开交工资料技术交底会议,要明确交工资料的套数、整理标准等要求,并对建设单位执行的标准进行详细培训,并要求各参训人员签字留证;二要注意跟踪指导,项目档案管理人员要定期(每周或每月不等)到施工现场监督施工、监理文件资料积累情况,防止项目进度与文件资料脱节的情况发生,特别是隐蔽工程等验收记录要重点检查.并要跟踪各方资料员工作情况,一旦发现人员流动或更换新人的情况,要及时培训,确保文件资料积累工作不断档.

4.初步审查阶段

项目档案审查一般按项目阶段开展,如桩基工程完工后,要督促施工方、监理方整理文件资料,初步验收审查.一要注意全面审核案卷,在各阶段文件量不大的情况下,力求全部全面清理审查,不留死角;二要注意复查整改问题归零情况,在检查中发现问题要及时书面提出整改要求,直至整改归零、复查后才能通过初步审查.

5.归档验收阶段

归档验收阶段是项目档案成型的关键阶段,各阶段已通过初步审查的文件资料在验收阶段一般来说不会再有太多问题,但仍然要严慎细实地做好把关工作.一要注意竣工图、声像资料等竣工文件的审查,确保竣工图的内容与项目实体相符,形式与归档要求一致,要确保项目声像档案能全面、客观反映项目建设过程并符合归档要求;二要注意借助城建档案馆等专业队伍的力量审查把关,要适时邀请城建档案馆或档案行政管理部门的专家亲临现场审查.一方面,有利于促进移交城建档案馆的档案的进馆进度,另一方面,有利于提高项目档案质量,以更好地服务于项目实体运行.


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总之,项目施工建设情况较为复杂,加强前端控制是保证项目档案真实有效的必由之路.只要我们坚持按照上述项目档案前端控制流程中的“五个阶段”开展工作,注意把握“十大要点”,项目档案质量就会有质的提升,定能满足归档要求,并顺利通过归档验收.

(指导老师:卞咸杰 作者单位:中国商用飞机有限责任公司档案中心 来稿日期:2013-02-18)


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