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财务会计档案是各机关、企业、事业单位进行经济活动的原始记录和真实反映,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据,是各单位的重要档案之一.当前,在国家注重生态保护以及天然林保护工程发展总体方针的指导下,森工企业在各项经济活动及经营过程中积极寻求社会效益与经济效益同步增长的最佳途径,因而作为实施天保工程的森工企业在各项经济活动中真实记录的天保财务档案就显得更为重要,天保工程财务档案管理工作与其他财务档案管理工作一样,已成为实施天保工程单位的管理工作的重要组成部分.

一、明确天保财务档案管理的范围

要做好天保财务档案管理工作,就要明确天保财务档案管理的范围.天保财务档案管理的范围从狭义上讲包括:国家实施天然林保护工程以来,在实施这项工程的过程中所形成的会计凭证、会计账簿、会计报表、财务预算、财务决算等书面形式的会计核算资料,上级部门下发的关于天保工程有关天保会计管理的文件、制度、法规等财务管理资料,随着会计电算化的发展,很多磁质的会计资料也成为天保财务档案的管理范畴,从广义上讲,还包括收费票据存根、作废单据等.具体地说:一方面,天保财务档案管理渗透在日常财务管理的每一个方面,另一方面,完备、有序的天保财务档案管理为实施天保工程单位的财务管理提供了原始、真实的资料.天保财务档案管理的第一步是按照文件规定和有关天保工程要求办理相关业务,第二步是天保财务档案管理的具体操作,即日常对天保财务档案资料的收集、整理、分类和存档保管.天保财务档案管理必须做到明确责任,严格执行规章制度.

二、天保财务档案的收集

天保财务档案收集整理必须以会计业务为主线,明确各岗位会计档案管理责任,从天保会计档案内容的准确性、及时性,到归档手续的完备性、有效性,再到保管技术的先进性,环环相扣,节节相关,随会计业务过程一同进行.总之,天保财务档案材料应具有连续性、系统性、综合性、完整性,凡具有保管价值的天保会计事项记录、核算资料,都应收集齐全,装订成册,立卷编号,不能缺少和遗漏.天然林保护工程财务管理类的财经文件、财会制度、经济合同、审计资料、竣工决算审计书等,这些资料在会计档案中缺一不可.整理立卷时,发现缺少的资料,档案管理人员应立即向有关当事人追回或采取必要的措施补救.

1.会计环节:要及时出齐当日预处理的天保会计凭证,凭证内容要正确无误,能清楚地反映在天保工程实施过程中会计业务的内容,并确保附件完整.每月月底将处理完的天保会计资料和会计报表装订成册,年底将每月凭证及账表等一并送交天保会计档案人员进行整理归档.

2.出纳环节:要以“当日业务当日清”为原则,借、贷款完毕的凭证要及时登记现金、银行存款日记账,结出当日余额,与实有现金库存核对无误,并要定期与银行对账单核对.经编制“未达账调节表”调节余额核对相符后,将借、贷款凭证按月逐日编号装订成册.出纳、会计主管或财务科负责人签章后,年终同现金、银行存款日记账一起顺序归类,存档保管.

3.档案整理环节:天保财务档案整理必须以会计业务为主线,明确各岗位会计档案管理责任,从天保会计档案内容的准确性、及时性,到归档手续的完备性、有效性,再到保管技术的先进性,环环相扣,节节相关,随会计业务过程一同进行.整理立卷时,发现缺少的资料,档案管理人员应立即向有关当事人追回或采取必要的措施补救.

4.其他天保财务档案资料的收集.天保工程的其他财务档案资料包括各种收费票据存根、作废票据等,由于天保工程的特殊性质,这类资料在天然林保护工程实施的单位中大量存在.对于这类资料,平时也要进行收集、整理,对于各种文件性的财务资料要分门别类,收到后及时编号,重要的还要进行复印,及时送交档案管理部门,以防止丢失,对于会计人员交接清单和会计档案销毁清单也必须按会计档案管理要求及时整理归档,对于各种收费票