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摘 要 ：该文基于笔者多年从事测绘档案管理的相关工作经验,以数字测绘背景下的测绘档案管理为研究对象,论文首先分析了测绘档案管理的特点,进而探讨了测绘档案管理中几种不同档案管理之间的差别,在此基础上,笔者提出了一系列新的测绘档案管理的思路,全文是笔者长期工作实践基础上的理论升华,相信对从事相关工作的同行能有所裨益.

关 键 词 ：测绘档案 管理 特点 差异 信息化

中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2013）02（a）-0229-02

测绘档案是指包括测绘管理档案、测绘成果资料档案、测绘科研档案、测绘基建档案,测绘仪器设备档案,测绘科技档案在内的测绘实践活动形成的全部档案,它是我国科学技术档案中独特的一大门类.其中的测绘成果资料档案,是指在测绘生产活动中形成的具有保存价值的各种观测记录、计算数据、摄影底片、照片、磁带、磁盘、成果、成图等实物和数据材料.测绘成果资料档案以其独特的形成过程、载体形式、利用价值等特点,表现出与其他档案的诸多不同.该文就测绘成果资料档案的特点和管理原则加以研究讨论.

1.测绘成果资料档案的特点

测绘是测量和地图制图的总称,其专业特点十分明显,科技含量多,技术要求高,地理覆盖面广'成果要求精密准确,细致.测绘工作的性质决定了测绘成果资料档案除具有一般科技档案的属性外还有其自身的特点,其特点主要有以下几点.

1.1 成果资料的地域性

测绘生产的工作对象是地球表面,它是通过先进的测绘设备、测绘手段和方法对地球形状大小、地理点位置、地物、地貌特征进行实地测量和编绘,形成的数字成果、影像成果、图形成果等.测绘生产是在一定地域范围内进行的,因而作为测绘生产活动记录的测绘成果资料档案表现出明显的地域特征.这是测绘成果资料档案的首要特征.无论是大地测量、航空摄影测量、工程测量、地籍测量、勘界测量以及地图编绘等都是在一定的地域范围内进行的,测绘生产形成的原始数据,计算处理资料,成果成图都集中地将这一特征充分表现出来.

1.2 测绘数据的唯一性

测绘生产不同于一般工业生产,工业生产在产品设计后,进行的是批量生产,产出产品的属性完全一样.而测绘生产所得到的各种数据、信息、记录、影像、图形组成的测绘成果资料档案,无论它的载体形态如何,是纸质的还是磁带,磁盘,照片等不同载体,其所测绘的数据都是测绘生产的唯一产品,是国民经济建设不可缺少且无法替代的基础信息.

1.3 地理信息的保密性

测绘成果资料档案精确地反映了地球表面地形情况,物理点的地理位置,其中包含多种要素,这些信息数据在国防建设、军事作战、外交等方面有极其重要的作用,属于国家保密的范畴,测绘成果资料档案绝大多数都有密级,加之由于历史原因,我国基本比例尺地形图的测绘与军队测绘系统采用了同一坐标系统,因而保密性极强.测绘成果资料档案的密级之高,保密范围之广,远胜于其他类型的科技档案,这给测绘成果资料档案的管理提出了更加严格的要求.

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1.4 档案载体的复杂性

由于测绘工作的专业种类繁多,测量手段和工序复杂,导致了所形成的测绘成果资料档案载体形式复杂,如：底片、像片、磁带、磁盘、印刷图、底图、原图版、各种图集、测量手簿、图历簿等,其次测绘生产有内业,外业之分,野外测量周期长,文件材料分散,地域范围广,更增加了测绘成果资料档案形成的复杂程度.测绘成果资料档案形成的复杂性对测绘成果资料档案的建设及管理增加了难度,提出了更高的要求.

1.5 表现形式的多样性

由于测绘科技的不断进步和信息化进程的迅猛发展,测绘成果资料的形式呈现出越来越大的多样性.实物成果和数据信息并存,影像图与线划图同在,表册描述与文字说明互补.多种形式的成果资料给档案管理提出了新的要求.

2.测绘成果资料档案的管理原则

从利用的角度出发,不论是测绘成果资料档案、还是测绘管理档案、测绘科技档案都是测绘文献信息的组成部分,只要有价值都可以加以利用而不必区分.但从管理角度,由于不同性质的事物,其形成的特点不同,服务的视角不同,所以管理的原则也不同.为管理好测绘成果资料档案,个人认为应认真遵循以下几点原则：

2.1 认真区别测绘成果资料档案与测绘管理档案

要管理好测绘成果资料档案必须认真区别测绘成果资料档案与测绘管理档案.如测绘成果资料档案和测绘管理档案的查找规律和整理要求有着明显的区别.区分测绘成果资料档案和测绘管理档案的主要标准是看它来源于何种性质的测绘实践活动,而不是看它所反映的知识内容是否相同,而实践活动领域不同的测绘文件、协议文件,从知识内容看是管理性质的,但当产生于某一具体测绘生产活动之中,这些文件与其他的测绘生产文件一起构成成套的档案,共同反映这一具体的测绘生产活动的过程,则应属于测绘成果资料档案.相反,相同内容的文件如形成于测绘专业主管部门的行政管理和生产计划管理活动之中,记述专业管理部门的管理活动情况应归入测绘管理档案.这一标准是我们进行测绘档案分类和使用《中国档案分类测绘业档案分类表》时判别某些具体档案文件归类的主要依据.

2.2 认真区别测绘成果资料档案和测绘科技资料档案

在测绘档案资料管理中,由于测绘成果资料和测绘科技资料的保存价值,管理要求存在着明显的区别,必须将两者加以区分,划清两者的界限应注意下列问题：

测绘成果资料档案都通过复制向外提供利用.尽管对于利用者来说获取的是测绘科技资料,而在测绘资料档案馆里,因为测绘成果资料档案是测绘活动过程中形成的具有保存价值的历史记录,只要测绘成果资料档案的这种“历史记录”属性不变,它就不可能转化为测绘科技档案,而应按测绘成果资料档案来管理.相反一个单位搜集、交换而得来的测绘科技资料,一旦在测绘生产活动中采用,就成为记述和反映单位测绘生产活动的真实记录,其性质发生了变化,从测绘科技档案转化成为测绘成果资料档案了. 2.3 认真区分测绘成果资料档案的保密等级和期限

测绘成果资