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对外援助成套项目技术资料归档整理与移交办法

第一章总则

第一条为规范对外援助成套项目(以下简称成套项目)技术资料的归档整理工作,明确移交验收标准,建立完整,有效的成套项目档案系统,保存与成套项目有关的重要历史资料,满足成套项目建成后的运营,维修,改(扩)建,以及后评估和研究开发利用的需要,根据有关规定,结合成套项目的特点,制定本办法.

第二条制定本办法的依据为《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001),《建筑工程资料管理规程》(北京市地方标准,DB11/T695-2016),《对外援助成套项目管理办法》(商务部2016年第18号令),《商务部关于印发<,对外援助成套项目施工管理规定>,等八个规范性文件的通知》(商援发[2016]533号),《商务部关于印发〈对外援助成套项目技术资料管理规定〉的通知》(商援发[2016]453号,以下简称《技术资料管理规定》)及《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002).

第三条成套项目技术资料是对成套项目在准备和实施过程中形成的具有保存价值的各类技术文件和反映项目准备和实施情况的有关载体的总称.分为纸质文件和电子文件,涵盖了重要的经济技术资料和记录项目实施过程中重要环节,重要阶段,重大事项的图片和音像资料.

第二章职责

第四条商务部国际经济合作事务局(以下简称经济合作局)是商务部授权的成套项目归档资料管理部门,负责制定有关实施管理方面的规章制度,收集,检查,保管,研究及开发成套项目资料,对有关单位在成套项目资料收集,归档,保管过程中的工作进行监督,检查,必要时对归档整理人员进行培训和现场指导,督促有关成套项目实施单位按有关规定和合同约定移交资料,对于未在规定期限内移交资料的单位及时催交.

第五条承担成套项目招投标,考察,勘察设计,设计监理,施工,施工监理,中期验收和竣工验收的各有关单位是成套项目原始资料的形成单位,除须按照国家建设部门及其他有关部门的要求收集并保管规定的资料外,还必须按商务部的有关规定和合同的约定收集,整理并移交招投标,考察,勘察设计资料,施工资料,监理资料,中期验收和竣工验收资料,技术合作等资料,并妥善保管备份资料,备份资料的所有权和使用权归商务部所有.

凡有分包内容的成套项目,由总承包单位负责汇集,整理各分包企业编制的全部资料,并对此负全责.

第六条设计监理单位和施工监理单位应分别对设计单位和施工单位成套项目的归档资料实施监督和检查.

第七条成套项目实施单位负责人及项目技术组负责人应对资料管理工作高度重视,建立岗位责任制,并制定相应的检查,考核措施,指派专门人员负责资料的收集,整理和归档工作,并督促其认真领会,掌握《技术资料管理规定》及本办法的要求.

第三章资料的形成与收集

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第八条各有关单位在施工过程中,应以商务部核准的工程项目划分为依据,随进度,按专业进行系统收集,并形成种类齐全,份数足够的所有原始资料.

第九条纸质资料形成的要求

(一)归档资料所载内容必须真实,准确,完整,与成套项目实际相符合,具有可追溯性,其深度必须符合国家有关工程勘察,设计,施工,监理和验收等方面规范,标准和规程.

(二)成套项目实施过程中所需填写的各种表格,采

用本办法中规定的表格样本(见商务部经济合作局网站:最新资讯/援外业务/援外成套项目档案管理,网页:

jjhzj.mof.gov./static/column/1dhd/yunnan./)

《商务部经济合作局对外援助成套项目技术资料的有关配

套表格(第一批)》,本办法未涵盖的其他表格,则参照采用

国家有关部门或本行业规定的标准表格.

(三)归档资料应在签署意见,签名,盖章处,如实填写,且字迹清楚,不得代签.

(四)归档的文字资料应采用A4幅面(297mm*210mm)耐久性强的纸张,并采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水,蓝黑墨水,不得使用易褪色(如纯蓝墨水,圆珠笔,铅笔和复写纸)的书写材料,字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备.

(五)竣工图纸的编制要求

竣工图是成套项目中最重要的工程档案,是成套项目运行,管理,维修,加固和改(扩)建等的重要依据,因此竣工图的编制单位和有关人员必须高度重视,严格按国家有关规范的要求编制竣工图,确保竣工图的真实性和有效性.

1,竣工图随工程进度编制,不得滞后.

2,凡按施工图施工,未发生设计变更的,在施工图图签附近的空白处,逐张加盖并签署竣工图章(图章样本见附件1).

3,凡发生一般性设计变更的,且图面变更量未超过1/3的,可在施工图上直接改绘,并注明修改的依据,逐张加盖及签署竣工图章.

4,凡发生重大设计变更的,及图面变更量超过1/3的,应重新绘制竣工图,并逐张加盖及签署竣工图章.

5,设计变更和工程洽商记录是编制竣工图的主要依据,因此,设计变更和工程洽商记录应按专业分类,并在上面注明修改图纸的图号.

6,凡一条设计变更记录涉及到多张图纸的,每张图纸均应做相应的变更修改.

7,设计代表,施工技术组总工程师,施工监理工程师必须严格依据设计变更和工程洽商记录,审核竣工图纸,以确保竣工图符合国家规范要求,真实反映成套项目竣工验收时的实际情况.

第四章资料的归档整理

第十条成套项目竣工后,各有关单位应及时按照本办法规定的具体内容和分类方法(详见附2-1～2-5),对收集的资料进行归档整理,并向商务部经济合作局移交.

第十一条归档资料(竣工图文件除外)共编制两套(正本一套,副本一套),每套均由纸质资料和规定的电子版资料组成.正本移交经济合作局,副本由移交单位代商务部实行异地保管.

竣工图文件编制一式三套,正本移交经济合作局,一套副本由移交单位代商务部实行异地保管,另一套副本移交驻受援国使馆经商机构保管.

第十二条正本归档资料必须为原件,确实不能提供原件的,可以复印件代替,但必须注明原件存放处.产品质量证明文件的复印件须加盖原件存放单位的公章.制作归档资料副本时,如原件份数不足,可以使用正本资料的复印件.

归档资料的组卷

第十三条组卷的原则

(一)文字资料和图纸原则上不能混装,如有必要混装组卷的资料,应该文字资料在前,图纸在后.

(二)遵循资料形成的自然规律,保持卷内资料的有机联系.

(三)在按照上述原则的组卷条件下,卷内资料应按商务部核准的项目划分及形成时间有机地进行编排,系统地组卷.

1,工程图纸按专业组卷,同专业的图纸按图号顺序排列.

2,工程质量验收资料应按检验批,分项,分部(子分部)和单位工程(子单位)顺序逐级编排组卷.

3,钢筋,水泥,砂石等公用材料的有关资料应单独组卷.

4,单位工程的归档资料总量超过20卷的,应编制总目录且独立成卷.

第十四条案卷编制

(一)案卷构成

案卷应由封面,卷内目录,卷内资料,备考表和封底构成并按此顺序装订(案卷封面,卷内目录和备考表的样本详见附件3至5).

(二)案卷页码编号

1,每卷页码独立编号,卷内有书写内容的资料均按页面编号,页号从阿拉伯数字1开始,编写在页面的右下角(背面如有内容,编写在背面的左下角),折叠后的图纸一律编写在右下角.

2,案卷封面,卷内目录,卷内备考表,封底不编写页号.

3,成套图纸或印刷成册的文件材料,自成一卷的,原有目录可代替卷内目录,已有页码的不必重新编号.

第十五条案卷规格与装订

(一)案卷规格:案卷封面,目录,备考表,封底均应采用70g以上,A4幅(297mm*210mm)尺寸的书写纸张制作,图纸统一折叠成A4幅面,小于A4幅面的要用A4白纸衬托.

(二)不同幅面的图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》(GB/10609.3-89)统一折叠成A4幅面,图标栏露出外面.

(三)案卷厚度:文字资料以近40mm为宜,图纸资料以40mm—60mm为宜.考察,勘察报告,中期验收,竣工验收报告必须独立成卷.

(四)包括文字和图纸在内的所有零散资料均

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