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主要的国际结算单据来源于在信用证,商业文件,官方文件及其他有关文件,任何一个文件的错误都会导致进口和出口的严重窒息.为了简化程序,减少复杂的贸易纠纷,商业机构,金融机构,监管机构,交通组织和贸易双方积极采取贸易标准化过程的各种单据.这些单据具用标准数据以及商业条款的约定,统一的文件和文本数据交换格式文本.

国际贸易单证是国际贸易中的重要组成部分.根据联合国贸发会的统计,国际贸易单证费用占国际贸易总额的8%.如果按2016年中国的国际贸易总额为3.2万亿美元,单证费用占10%计算,2016年中国在国际贸易单证上的支出超过3000亿美元.

1996年0月14日,ISO主席默尔曼在弟26届世界标准日的祝词为:"世界贸易需要国际标准".而国际贸易单证标准是世界贸易标准化的最重要一环.

国际贸易中的单证指的就是各种证书和单据.它包括各种证书,信用证和各种单据,用来处理货物的交付,保险,运输,商检,结汇,海关等.通常将其简称为"单证".

为了使贸易过程简化并减少其中产生的纠纷,各国的商业机构,金融机构,管理机构和贸易双方都认同贸易过程中的各种单证.这些单证使用标准的数据,商定的商贸术语,统一的单证文本以及文本数据交换格式等.

外贸中通常要涉及近400种单证,他们包括一般贸易单证,出口单证,进口单证,运输单证,银行单证,特殊单证等.因此,单证标准化工作非常重要.其目的是使得商贸义务能够顺利开展,又要使得各方在理解和执行单证所明确的内容方面获得一致,以确保国际贸易过程的有序和简化,并减少纠纷.

单证可分为纸面单证和电子单证,因此单证标准化又分为纸面单证标准化和电子单证标准化.纸面单证标准化主要指纸面单证记录信息的格式和内容的标准化.电子单证标准化主要指电子单证所记录信息和交换格式的标准化.单证格式标准化主要从下面3个方面开展:①单证,图文和数据项位置的标准化,②数据项(数据元)的标准化,③代码的标准化.

以上三项通称为单证格式标准化三要素.

单证标准化工作主要集中在那些药进行交换的单证的数据记录和交换格式上,使得业务伙伴之间交换的业务数据和交换格式标准化和结构化,以便通过网络通信系统,实现这些业务数据在计算机应用与计算机应用之间的快速传递与处理,以完成有关的交易过程.

(二)外贸单证标准化的原因

在国际贸易中,买卖双方必须以单证作为交换的媒介手段,每种单据都有其特定的功能,他们的签发,组合,流转和应用反映了合同履行的进程,也反映了买卖双方权责的产生,转移和中止.由此可见,单据缮制的标准化是贸易中不可缺少的手段.

在传统的外贸单证工作中,隐蔽外贸业务常常要有数十种单证,各种单证的内容繁复,缮制与流转工作的要求高,而其中任何一个差错都会给国家,企业造成经济损失.另外,我国对外贸易量每年都以二位数的速度迅速递增,这种单证繁复,易出差错与外贸业务量迅速上升的矛盾日益突出.所以,传统的单证工作已不能适应目前外贸工作发展的需要,单证格式,制单方式,单证流转的改革已势在必行.其中,单证的标准化是外贸单证工作改革和发展的重要标志.

所谓单证的标准化,实际上是对传统单证格式的改革:一是在外贸单证中推广使用国际标准代号和代码.例如,由联合国设计推荐使用的国际标准代号和代码有:运输标志代码(由收货人简称,合同号,目的地和件号四部分组成),国家和地区代码(由两个英文字母组成,如中国CN,英国GB),货币代号(由三个英文字母组成,前两个符号代表国名,后一个符号代表货币名,如人民币CNY,英镑GBP,美元USD),地名代码(由五个英文字母组成,前两个符号代表国名,后三个符号代表地名,如上海CNNSHG,纽约USNYC),日期代码(用数字表示,如:2016年10月10日表示为2016-10-10).使用国际标准代号和代码,为单证的标准化创造了一个有利条件,它不仅有利于全球贸易中单证的相互沟通和流转,同时,也为外贸单证的电子化或无纸化创造了条件.二是设计使用国际贸易单据标准格式.1978年有联合国出版并向世界各国推荐的《联合国贸易单据设计样式》就是"套合一致"的标准单证格式,它可减少各种单证内容的重复缮制,重复审核,提高单证工作的准确率和效率.我国国际技术监督局,外经贸部参照《联合国贸易单据设计样式》于1994年12月制定发布了一套贸易标准单据,其主要特点也是"套合一致",格式规范化,标准化.

(三)外贸单证工作的重要性

1.单证是结算的基本工具国际贸易是国与国之间的商品买卖,但由于买卖双方处在不同的国家,地区,商品与货币不能简单地直接交换,而必须以单证为交换的凭证.因此,现代贸易又称为单据买卖.按照国际商会《跟单信用证统一惯例》(UCP500)1993修订本第4条规定,"在信用证业务中,各有关当事人所处理的只是单据,而不是单据所涉及的货物,服务或其他行为".第13条规定:"银行必须合理小心地审核信用证规定的一切单据,以确定其是否表面与信用证相符合,本惯例所体现的国际标准银行实务是确定信用证规定的单据且面与信用证条款相符合的依据.单据之间表面互不一致即视为表面与信用证条款不符".如果单据与信用证有细小差别,开证银行就可不负承付责任.所以,下确地缮制好各种单证,以保证交货后能及时地收回货款就显得十分重要.2.单证是履行合同的必要手段在国际贸易中,买卖双方必须以单证作为交换的媒介手段.在出口贸易合同履行过程中的单证,一般可分为两类:一类具有商品的属性,它们有的代表商品,有的为货币的支付作出承诺或作出有条件的保证等,另一类具有货币的属性,它们有的直接代表货币,有的为货币的支付作出承诺或作出有条件的保证等.每种单据都有其特定的功能,它们的签发,组合,流转和应用反映了合同履行的进程,也反映了买卖双方权责的产生,转移和中止.由此可见,单据的缮制是对贸易不可缺少的手段.3.单证工作是出口企业经营管理的重要环节单证工作是为出口贸易全过程服务的.贸易合同的内容,信用证条款,货源衔接,审证改证,交单议付等业务管理的问题,最后都会在单证工作中反映出来.单证工作是外贸企业经营管理中一个非常重要的环节,单证工作组织管理的优劣直接关系到外贸企业的经济利益.单证就是外汇,如果我国每出1.5亿美元的货物,出口洁汇每延误一天,就要造成约4.5美元的损失.所以,单证工作是企业经营理的重要环节.4.单证工作是政策性很强的涉外工作外贸单证工作是一项政策性很强的涉外工作,体现着平等互利和接国际惯例为事的政策精神.出口单证为涉外商务文件,必然体现国家的对外政策,因此必须严格按照国家有关外贸的法规和制度办理.例如,进出口许可证关系到国家对某些时出口商品的计划管理,甚至还会涉及两国之间的贸易协定.出口单证也是收汇的依据,当发生贸易纠纷时,又常常是处理争议,解决索赔的依据和法律文件.例如,货物在运输途中受损,货方向保险公司提出索赔,保险单就是索赔的凭证,在计算赔偿额时,发票是赔偿的依据.

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