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随着全球化、信息化和网络化的发展,计算机被广泛地应用到各个领域,在各种社会实践活动中也产生了大量的电子档案,电子档案作为信息社会发展的产物,已成为档案必不可少的重要组成部分.因此,我国档案管理者也应该顺应时 展的潮流,正确积极地认识电子档案的特点,加强对电子档案管理的研究,推进我国档案管理的电子化进程.随着信息数字化的快速发展,档案工作已逐步实现现代化管理,电子档案成了档案管理的重要形式.档案管理电子化是档案管理工作发展的必然趋势,是档案管理和时代接轨的产物,是档案管理中的一种新型模式.

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所谓档案管理电子化是指以档案资料为主要物质对象,通过计算机磁盘等设备进行存储收集、筛选和不同层次的加工,使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程.与纸质档案相对应,相互关联的通用电子图像文件的集合,通常以案卷为单位.目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘.

一、档案管理电子化的优点

档案管理电子化具有以下优点:1.可充分利用和发挥现有微机的潜能,提高利用率;2.缩短二次文献信息的加工时间,提高档案信息的时效性;3.档案管理电子化,信息成果可多份拷贝,将拷贝成果送到领导及各个部门,就扩大了社会影响,拓宽了服务范围,档案部门的地位自然也就得到了提高;4.档案管理电子化,可使档案信息顺利地与最新技术接轨.


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二、电子档案管理中容易出现的问题

由于电子档案的内容与形式是相对独立的,导致其内容易于变化,而且失去了固定的形式,使档案部门在对电子档案进行检验时,很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定.所以,电子档案管理中容易出现以下问题:

(一)原始性问题.电子档案的原始性不易判断和确认.电子形式生成的虚拟的档案,其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致,可以说既是原始的,又是复制的;

(二)真实性问题.电子档案极易失真.将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有

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失误即会导致档案信息失实;电子档案的信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案;电子档案可被原样复制,甚至被篡改后可不留痕迹;

(三)完整性问题.电子档案内容的完整性很难保障.电子文件经常处于流动状态,如不及时捕获,可能会导致信息丢失;

(四)安全性问题.电子档案的易更改性为非法操作提供了便利,档案人根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息,都会直接损害电子档案的安全.

三、电子档案管理的对策及建议

为了帮助大家做好电子档案的管理工作,借鉴其他地区档案工作的一些经验,我提出以下一些对策和建议:

(一)建立电子档案统一接收数据格式,推广相关的档案整理软件,由当地档案管理部门建立统一的电子档案模板,统一文件类型,统一文件格式,并把电子档案模板发放到各档案形成单位.然后定期举办培训班,对档案形成单位的相关人员进行对策建议培训,使他们能够熟练运用模板和软件.当地档案管理部门也应定期派专业技术人员对电子档案的形成进行指导,形成统一数据格式的电子档案,以方便当地档案管理部门的接收和管理;

(二)采用有关技术措施,保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性,提高电子档案的可靠性;

(三)及时更新电子档案的文件结构,确保电子档案的长期可读性,当操作系统更新时,及时更新档案支持软件,并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下,更新电子档案的文件结构,以适用新的“生存环境”,保证电子档案的长期可读;

(四)加强电子档案的保管.电子档案的存贮内容具有不稳定性,存储介质易受磁场、温度、湿度、细菌等因素影响,电子文件本身还易受到计算机病毒、电脑黑客的破坏,必须建造专用库房、档案柜存放电子档案,配备专业电子档案机房和较高的安全性的电脑设备;

(五)做好电子档案数据备份恢复工作.备份技术是一种安全策略,是确保电子档案信息安全的一个非常重要的技术手段.针对网络的不安全性,要建立数据备份和恢复系统,确保关键信息能在计算机和网络发生灾难性故障后得以恢复;

(六)要加强网络的安全管理.通过验证用户信息、输入调阅口令和限制访问、阅读权限,安装先进的防毒杀毒软件、建立防火墙来防止病毒和黑客对电子档案的恶意破坏和篡改;

(七)处理好档案管理的投入问题.电子档案的应运而生是现代化的标准,然后现代化的办公就要求有现代化的设备,档案工作要适应新的形式、满足计算机网络办公条件下的信息接收、处理、存储和利用,就必须有相应的现代化的设备投入;

(八)采取“双轨制”归档法.由于印章和签署是文件生效的主要标志,在现代技术条件下,对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存.鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性,以及电子文件的易修改性,也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档,以确保数据的安全;

(九)提高档案工作人员综合素质.随着档案信息进程推进和现代档案事业的发展,对档案工作人员的要求也越来越高,电子档案在操作过程中存在很大随意性,难免出现一些失误,所以要树立档案工作者的风险意识,提高政治素质、职业道德水平,强化保密意识,加强对 、口令、机房安全管理及应用软件、数据库管理的维护工作,系统掌握现代管理知识和档案专业知识,努力优化知识结构,以适应信息时代档案工作的需要.

总之,电子档案的出现,给传统档案工作带来了诸多的挑战,档案工作要适应未来的工作环境迎接新技术革命的挑战,必须从现在开始加强对电子档案管理问题的研究和创新,并尽快掌握现代化管理的有关知识和技术,以适应未来对档案事业的发展要求.

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