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摘 要 ：本文对小区电力配套工程项目管理中的沟通与协调做了简要论述.
关 键 词 ：小区电力配套 项目管理 沟通 协调
自2009年11月河北省发展改革委员会和河北省物价局联合下发了实施小区电力配套工程管理的文件后,我公司迅速成立了新建小区电力配套工程项目管理中心,以便更好地贯彻实施小区电力配套工程管理工作.在项目管理工作中,项目工程中心成为沟通与协调各方面关系的纽带.对客户小区配套工程中心是供电公司的窗口；对公司内各部门,就成为用电客户的代言人.而项目管理的方法和手段,直接关系到每个工程的进度、质量以及工程总体投资.项目管理者只有通过良好的沟通与协调才能使各参与方居于统一体中,才能保证项目顺利实施和运行.同时项目管理者应该具有良好的素质和强烈的责任心,在项目管理方面,通过行之有效的有效约束和良好的协调沟通,是项目的运行和实施都处于良好的运行阶段.
小区电力配套工程涉及的单位和部门多,各部门有不同的任务、目标和利益,项目管理者必须积极有效的协调各方,缓解和解决由此产生矛盾和冲突,积极地管理可以有效地使各个部门协调运作,积极的协调可以缓解矛盾和冲突多带来的诸多不利于工程的因素.面对矛盾和冲突,项目管理者必须以大局为重,充分考虑到矛盾和冲突对项目所带来的影响,管理者要善于发现好的解决办法,这就需要积极的沟通.沟通的方式及技巧直接影响协调的程度和效果.
新建小区电力配套工程主要包括配电工程方案制定、配电室设计和土建施工以及设备招标及安装、外线工程设计和地下隐蔽工程土建施工以及电缆敷设等环节.隐蔽工程一定要让监理到场,同时在工程进展各阶段都需要多个部门的配合与合作,小区配套工程管理者作为工程的组织核心,应该着重做好以下几个方面的沟通与协调:
1.建立完善、实用的项目管理系统
为明确各部门工作职责,项目管理中心制定了比较完备的管理工作流程及考核办法,采用节点控制法保证各环节的完成时间,明确各部门的沟通渠道和方式,以便工程按程序、按规则有效的实施.工程管理当中严格按着当初制定的流程和考核办法执行,对于不符合工作流程和影响工程的情况严格考核,做到工程施工听指挥,务必做到按设计施工.对于工程当中遇到意想不到的情况,要结合监理和设计人员,及时的上报设计变更.
2.与各部门专业技术人员的沟通
各部门技术人员往往对工程的总体实施了解较少,过多的注意本环节技术方案的优化,而忽视了由此对项目投资及工程进度带来的影响.工程管理负责人应积极引导,利用技术人员在技术方面的自身优势,将其技术在工程项目中发挥到最大化和最高效化,让技术未工程服务,让技术未工程保驾护航.同时在发挥技术人员的作用的同时注重全局,综合方案实施的经济性和可靠性.
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3.项目管理中心与客户之间的协调
工程管理专责首先要理解客户意图,反复阅读供用电合同和供电方案,了解客户工程的供电级别、供电容量、供电地点等基本信息,了解客户要求的送电时间和决策背景.一般情况下,客户能够接纳的最晚送电时间是小区的交房时间,如果项目管理和实施状况与客户的预期要求不同,客户将会干预.为了避免这样的情况发生,在工程开工前就应该提前将所有的物资都准备好,工程开通前要进行施工交底,将所有能够考虑到的影响施工进度的问题解决在施工前.实际状况中,有些客户对电力工程缺乏了解,常常在主体基本完工时才开始报装,这就给工程实施带来极大困难.所以,工程管理负责人必须认真了解客户的意图,研究项目目标,为客户建立完善的基础资料,让客户一起投入项目全过程,而不是仅给客户一个结果上的日期.尽管有预定的目标,但项目实施必须以客户满意用电为原则.
客户联系人通常是其他专业或领域的人,对于工程反面不是很了解,要解决这个问题就要让客户了解项目实施的过程,减少非程序干预；工程管理负责人作出决策时要考虑到客户的期望,经常了解客户所而临的压力,要不时的站在客户的角度去考虑问题,积极的为客户着想,同时更要了解客户对项目关注的焦点.尊重客户,随时向客户通报工程进展.并将工程过程中所遇到的问题及时与客户沟通,做到客户心理有数,对整个工程的有一个清晰明确的了解.这样周到的为客户着想,会减少很多不必要的非程序干预.
工程管理专责有时会遇到与客户相关的其他部门或合资者方同时来干预的情况,这是非常棘手的.工程管理专责应很好地倾听,对他们做耐心的解释说明,将工程中遇到的问题解决过程详细的加以说明,但不应当让他们直接指导实施和指挥相关组织成员.否则,会有严重损害整个工程实施效果的危险.
4.项目管理中心与其他部门的协调
项目管理中心与其他部门的协调主要包括与上级设备招投标部门以及物流部门、设备厂家之间的协调.在小区电力配套工程中,所有设备都是由省公司统一招标.每个项目都需要项目负责人依据设计图纸对设备分类汇总、定期上报.项目负责人要根据上报时间协调设计人员、合理掌控设计图纸完成时间才能有效的控制工程周期.设备招投标完成后,工作负责人要与物流部门及时沟通,根据工程进度安排设备进场.同时工程负责人要负责协调不同的施工企业,在物资不影响的前提下,能够提前开工的工程可以适当开通.由于各工程进度不同,对相同批次招标的设备,要求的供货时间有时会相差很远,只有与物流部门和设备厂家及时有效的沟通,才能使设备生产送货周期与工程进度步调一致.
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5.项目管理中心与规划部门的沟通
制定供电方案后,项目管理者要与规划部门确认供电路径的可
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综上所述,完成一个成功的项目,除了能承担基本职责外,工程管理者还应具备一系列技能.他们应当懂得一定的客户服务管理知识,取得客户的信任；应具有一定的专业知识、良好的沟通能力和人际交往能力,以及处理和解决问题的能力.工程项目管理中协调工作涉及面广且又琐碎,突出了各专业协调对项目顺利实施的重要性,工程管理者要加强这方面的管理,在工程的各个阶段做好前期预测、现状控制以及后期完善,才有可能把问题隐患消灭在萌芽状态,保证圆满完成工程项目目标.
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