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乔安百货（Jo-Ann Stores）是美国最大的专业纺织品零售商,也是美国最大的手工艺品销售商之一,截至2011年1月29日,其会计年度年销售额超过了20亿美元,但过去,其在世界各市场间货物配送成本的核算却一团糟.第三方审计制度的确立,有效地改变了不良状况,并让物流运费审计事半功倍.
引进专业的第三方运费审计公司
乔安百货国际物流部经理布莱恩•,舒特说：“我们按照集装箱来核算运费,作为支付依据.但后来运费具体到货物,从而做到精确地计算到岸成本.而在以前,这一过程我们是用手工完成的.”
乔安百货在48个国家里有750多家零售店,约有7.4万种商品,仅每年通过海运直接进口的货物便有3.5万TEU以上.这些货物主要从中国等约30个国家和地区进口,与阳明海运、东方海外、韩国现代和川崎汽船公司乃至全球货运有限公司（Toll Global Forwarding）都有合作.
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全球货运有限公司是一家经营无船承运业务的公共承运商,他们通过世纪配送公司来运送产品.这一配送公司是川崎汽船公司位于美国弗吉尼亚里士满的一个分公司,最早主要是作为第三方物流提供商为乔安百货服务,协助他们提高产品的知名度,最终发展为俄亥俄州哈得孙河（位于乔安百货总部附近）、加利福尼亚州亚维塞利亚、亚拉巴马州欧佩莱卡的配送中心.世纪配送公司是他们与世界各国连通的第三个渠道,使得相互间的联系更加紧密.
对于乔安百货的产品购买商来说,得到精确详尽的到岸成本信息是至关重要的,他们要以此来决定产品的采购.例如,到岸成本信息可以帮助他们决定是从海外采购产品,还是从已有合作经验的美国公司购买产品.
第三方物流运费审计职能是由位于美国北卡罗来纳州夏洛特的通达公司（Acuitive Solutions）开创的.世纪配送公司和通达公司合作关系非常密切.通达公司是与世纪配送有合作关系的第三方,是一家专门做第三方运费审计的公司.
通达公司总裁菲利普•,马洛说他们从2006年就开始做运费审计了,并且有很多不同的客户.通达公司与家得宝（Home Depot）、休森公司（Van Heusen）等大型货主都有合作.马洛说：“我们与世纪配送公司之间的整合工作不仅有利于审计工作更快更公正地进行,同时对于乔安百货来说也是有着很大的意义.”
“火眼金睛”识别与纠正错收运费
世纪配送公司信息管理部副总裁吉姆•,莫卡伦说：“我们有一个产品叫做‘可视化管理系统（VMS）’,这是一个供应链管理应用系统.我们用这个系统来管理我们的
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世纪配送公司和通达公司可以通过可视化管理系统为他们的客户提供运费预审计管理,预审计的工作程序是：世纪配送公司首先把可视化管理系统中的数据传送给通达公司,然后对海运承运人的数据进行验证,最后把付款信息传送到可视化管理系统中,客户就可以进行支付了.
莫卡伦说：“我们最大的优势就是可以根据客户的需求来定制我们的系统,以适应客户的供应链.一般情况下购买第三方产品就意味着丧失同级别的灵活性,但是,如果其他产品或服务供应商在专业领域有独一无二的优势,我们也会考虑吸收他们的优势.通达公司的产品如此有吸引力,一方面是因为它有自己的专业优势,另一方面就是他们的保密工作做得很好.”通常情况下,“如果你要看客户的运费支付情况,他们就会担心提供合同细节是否安全.世纪配送公司是一家集运商,他们同样也担心我们对他们合同细节的了解.和通达公司合作就像把自己的合同信息放在黑匣子里一样.所以,当我们为客户提供运费预审计服务时,一旦涉及到合同细节,他们就和通达公司直接交流.”
通达公司的马洛说大多数第三方物流公司在处理货物时都是直接将他们交给海运承运人,“这是第三方物流的典型做法,从那之后他们就再也不参与了.因此,一旦出现分歧、差错或货物在船上变质,第三方物流都不清楚原因.”
通达公司在和世纪配送公司合作时,一旦在整个货物运送期间发现某一环节出错,就会通过电子程序比较电子载货单和发票,例如核对集装箱号、数量甚至集装箱尺寸,以便从中发现差异.其间,世纪配送公司也能看到并可以访问这一程序.
马洛说：“审计也要做预付款项,并且是非常公平的.这些数据对承运人也是开放的.如果承运人少收费或多收费了,我们都会通知他.如果这一差异在乔安百货允许范围内,乔安百货就会自动支付.”
这一程序创造了一个相对严密的反馈环路,因此乔安百货控制范围之外的数据也是非常准确的,可以说是完美的.这样就可以帮助他们提高自己的供应链管理,从而有效地控制自己的业务.
程序严密细致入微
审计要确保承运人按实际货运量收费,并且要在托运人尚未支付运费之前告知托运人各个集装箱按不同计费标准有多个不同的提货单.这主要是为了方便进出口报关,托运人如果不想在同一报关手续上有不同货物,这样势必产生多个提单,使得审计和成本分配变得复杂化；而同一提单可以对应多个集装箱,一个集装箱也可以对应多个提单,你必须在结单之前找出它们的对应关系,以便准确地进行成本核算.而且,这些提单必须被自动确认,如果不这样做或者当时就对其进行审计工作,再或者这些提单不能自动被许可,那通达公司就必须费力去找出差错及其原因.
此外,审计系统也可以帮助托运人更合理地订立合同.他们可以选择不同的承运人、不同的贸易通道、不同的运输设施.一些托运人每一单位运费都会有不同的标准,并且会包含其他一些费用.
通达公司按照乔安百货在合同中的要求来做,零售商们则通过通达公司来核算费率.在系统中有了费率之后,一旦得到发票信息,乔安百货就会知道任何一天、任何地方、任何货物的费率和费用是多少了.
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在处理少收或多收运费时也必须得到承运人的信任,马洛说他发现“承运人真的非常喜欢这种做法,因为这样他们就可以在前期就发现自己的错误.如果多收了运费,他们也可以不费吹灰之力就解决掉,当然这不仅仅限于多收运费.他们只要在系统中稍作改变,重新发送数据,就可以拿到运费.”
通达公司的审计工作都是通过网络进行的,因此每位客户都有充分的选择权与知情权.通达公司按照乔安百货在合同中的要求来做,零售商们则通过通达公司来核算费率.在系统中有了费率之后,一旦得到发票信息,乔安百货就会知道任何一天、任何地方、任何货物的费率和费用是多少了.
而通达公司还通过费率来经营产品,即使在费率不同的情况下,也要让客户更清楚更简单地看到不同的费率、运输渠道的比较,从而正确支付运费.这样的工作表现确实让客户欣喜若狂.
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