浅谈办公室管理工作的创新

浅谈办公室管理工作的创新

【摘要】为保证机关、企事业单位顺畅、高效地运转，办公室管理工作必须坚持以人为本的理念，顺应对代的变化，在创新中求发展，通过学习型组织的创建、深入明确办公室管理工作的职责，不断提高管理工作水平，适应新形势新任务的要求。
【关键词】办公室管理创新以人为本
创新就是要摆脱陈腐，发现新概念、新理念、新技术、新文化。对于一个社会而言，创新有利于开拓新的领域，而对于一个组织而言，创新无疑是组织发展的必要条件。新时代里，办公室呈现出管理职能特殊化、协调工作复杂化、督查督办工作多样化、管理服务效能化等特点，在促进单位协调运作方面充当着越来越重要的角色。站在新的历史起点上，作为机关、企事业单位运转枢纽的办公室管理工作只有坚持以人为本的理念，确立政治意识、大局意识、服务意识、学习意识、创新意识、质量意识和窗口意识，在创新中求发展，不断提高工作水平，才能适应新形势新任务的要求。
一、“以人为本”是办公室管理工作的服务理念创新
所谓“以人为本”的管理与服务，就是在管理与服务中充分体现尊重人、理解人、关心人、激发人的热忱，满足人的合理需求，完善人的个性，充分付廷见人的劳动价值，实现人的预定目标。办公室管理的服务理念的创新，首先需要对管理人员的服务意识进行更新。办公室工作是建立在服务基础上的。科学技术和市场经济的发展，使办公室管理工作科学化、复杂化和综合化，为此，办公室的管理人员必须适应形势、转变观念。办公室管理工作就是为领导服务，为相关下级单位和人民群众服务。管理者需要由墨守成规向应变求新转变、要由被动服务向主动服务转变。
其次，办公室管理服务理念的创新，要求注重管理者的全面发展，实现个人的人生价值。这样才有利于调动管理者的积极性和培养他们的团队工作精神。这需要单位要完善管理制度，更多地关心工作人员，这也是实现“以人为本”管理与服务的根本。
二、创建学习型组织，努力提高办公室管理水平
学习型组织，是美国管理学家彼得?圣吉以系统动力学为基础研究的，系统地阐述了如何掌握学习规律，并进一步将个人的学习融于一个团队或组织中，从而形成“学习型组织”。他提出了学习型组织必须经过五项修炼：超越自我、改善心智模式、建立共同愿望、团体学习、系统思考。在学习型组织中，每个成员必需树立终身学习的理念，面对不断变化着的环境和新的挑战，需要通过不断学习来补充知识，并且不断增强对环境的适应能力。
目前，我们党和政府倡导创建学习型社会、学习型政党、学习型城市、学习型机关、学习型企业、学习型社区、学习型家庭已成为我国进入21世纪后的发展趋势。通过学习型组织的创建，办公室管理者树立终身学习理念，不断提高自身的业务水平和综合素质。比如学习管理心理学、领导学、组织行为学等知识，用以指导办公室的各项工作，认真学习马列主义、毛泽东思想、学习中国特色社会主义理论体系特别是科学发展观，从根本上提高政策理论水平。学习研究上级的政策，收集、汇总、处理来自各方面的信息，供领导制定政策时参考。可以说，学习型组织的创建有助于办公室工作不仅成为精干高效的办事机构，而且还发挥了“智囊”作用。
三、明确职责是办公室管理工作创新的基础
要想做好办公室工作，首先必须明确办公室工作的基本职责。办公室就其主要职责应有以下几项：一是管理服务职责：主要包括公文管理和日常事务管理；公文管理即负责公文收发、传递、催办、归档、立卷等多环节的具体事宜。日常事务管理如会议通知的下发安排、通讯联系、印信管理、办公用品管理、图书资料管理以及人事、劳资、财务、环境卫生等多项事务性管理。二是综合协调职责：主要是指单位与单位之间的一般性日常事务联系，或领导交办的一些事务性工作及单位内部科室问起着上情下达、下情上报和为领导当好参谋助手的作用。
办公室所承担的各项工作任务，都是涉及全局的工作，它工作的好不好对整个部门的工作质量、效率、效果都会产生直接的影响，所以要想履行好?k公室基本职责，增强做好办公室工作的紧迫感，就必须强化“六种意识”。一是要强化政治意识。因为办公室工作由其特殊性，所以办公室管理者必须要具备良好的政治素质。碰到大事要冷静，碰到难题要思考。二是强化大局意识。胸中无大局，不能成大事。办公室的管理工作千头万绪，纷繁复杂，大事小事交织在一起，事事都牵涉大局、关系全局，所以作为办公室管理者都要时刻保持头脑清醒，想问题、办事情都要站在大局的高度，做到令行禁止。三是强化责任意识。办公室无小事，每一件工作都容不得出现疏漏。一旦出现疏漏，都可能捅娄子，误大事。所以办公室管理者要切实树立“责任重于泰山”的意识，做到工作认真、态度端正、处事果断，在任何人面前、在任何事上都要从严要求，从优服务，高标准、高质量，确保工作万无一失。四是强化效率意识。办公室管理者尤其要增强效率意识，努力做到“两快”，即反映快，增强工作主动性；节奏快，对领导说的事说办就办、急事急办、特事特办，决不能推诿扯皮，拖拖拉拉。五是强化创新意识。创新是前进的动力。办公室的事务常规性、重复性较多，但这不能成为不变的定式，要实现工作的突破，就必须打破原有的思维模式，树立创新思维，增强创新胆略，走出新路子，取得新业绩。六是强化奉献意识。办公室工作的服务性就决定了办公室工作突发事情多，应急事情多，服务对象多。所以，办公室管理者必须保持一种平衡心态，一种平静心态，勤勤恳恳，任劳任怨，谋事而不谋利，奉献而不索取，耐得住工作的艰苦。
对于既要适应对代变化的工作要求，又要完成方方面面工作任务的办公室来说，进一步明确办公室管理职责，以更科学、合理和适用的理念来引导办公室管理工作的快速、有效运作和促进单位各项工作的落实至关重要。因此，办公室管理工作需要解放思想、与时俱进，开拓创新思路，有效推升办公室管理水平，促进办公室各项管理工作更加科学和规范。
参考文献：
[1]张国庆.行政管理学概论[M].北京：北京大学出版社，2005.
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