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摘　要：本文以复旦大学研究生招生信息化建设为例,通过信息技术与组织管理改革相结合,对研究生招生组织结构和业务流程重组,将传统的以职能管理为主的组织管理模式（“旧系统”）向扁平式业务流程型组织管理机制（“新系统”）转变创新,以适应创新和变革的社会发展需要.

关键词：研究生招生；信息化；流程重组；组织管理创新

中图分类号：G473.2文献标志码：B文章编号：1673-8454（2012）23-0019-04

一、研究生招生的组织管理现状

自1978年恢复研究生招生制度以来,我国研究生教育的发展实现了历史性的跨越.研究生教育对社会高层次人才的培养具有举足轻重的影响,为支持国家重大战略建设和社会服务输送了大批优秀人才.2012年,我国研究生（包括博士生和硕士生）的计划招生规模达到了584416人.而在2003年,我国研究生的招生计划规模为267000人.2012年的招生规模是2003年招生规模的2.18倍,这意味着我国研究生年度招生规模十年间扩招一倍多.

研究生教育的组织机构在招生、培养、学位管理等方面都发挥着重要作用.为顺应研究生规模的迅速发展,从研究生教育起步阶段实行一级管理模式到本世纪初逐步推行二级管理模式,不断提高管理效率和基层院系的积极性.目前大多数高校实行“校研究生院”和“院系”二级管理的组织结构体系.具体到研究生招生管理的组织结构和职能分工形式,则仍属于传统的金字塔式条线管理,注重的是职能管理.在研究生招生业务管理方面,以流水线式的工作组织形式为主,注重各环节的管理,分工细化,是一种个性化较弱的重复、批量管理方式.

这种传统的组织结构和业务管理模式,基本满足了工业化阶段社会对人才的大量需求.但随着经济结构转型,社会对人力资本的需求日渐增多,使研究生教育人才培养的背景和环境产生了新的变化：社会发展从工业经济转向知识经济；阶段性的变革和创新无法顺应形势,日新月异的持续性变革和创新成为新动力和新要求,并逐步优于以劳动分工为主的竞争优势；社会中客户的需求不再相对稳定,而是不断更新变化,竞争空间也更为广阔.传统的以“职能分工”为主、自上而下、有较强约束力的组织结构和业务流程的弊端也逐步显露：以劳动分工为指导思想造成了分工过细；职能部门间壁垒森严,难以逾越,沟通成本很高,无人负责整个业务管理过程,缺乏全心全意为客户服务的意识；员工从事过于细化的操作,技能单一,适应性差；资源的配置不均衡,容易造成资源闲置和重复劳动.最明显的就是,在研究生教育规模扩大后,研究生院各部门的业务繁重冗杂,不得不花费更多的精力和时间来应付日常工作,从而削弱了宏观指导和监管职能；招生部门和培养、学位等部门间出现业务鸿沟,各基层院系也缺乏主动性.随着管理部门和管理人员的增多,可能会出现“令出多门、有令不行”的现象.研究生招生管理层次的纵向组织结构趋于繁冗,管理幅度受横向组织结构的限制易造成职能重复或职能“真空”.

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二、组织结构和业务流程重组的依据和基本思考

组织结构和业务流程的重组是基于BPR（Business　Process　Reengineering）思想提出的.Hammer和Champy将BPR定义为,对企业的业务流程做根本性的思考和彻底重建,其目的是在成本、质量、服务和速度等方面取得显著改善,使得企业能最大限度地适应以“顾客、竞争、变化”为特征的现代企业经营环境.

该思想针对企业内部的专业分工细化、组织多级分层制,要求去除“僵化、官僚主义”的特征,推行变革.企业根据需要调整经营目标和管理目标,对组织结构和部门职能进行调整.其主要原则是从职能型组织向业务流程型组织管理转变,打破职能性管理,主张“组织为流程而定,而不是流程为组织而定”,注重整体流程最优的系统性思想,强调部分最优并非整体最优,要求充分发挥每个人在整体业务流程中的作用,把客户与供应商视为整体流程的一部分,借用信息技术对信息资源一次性获取与分享.组织结构和业务流程的重组整合了业务职能,发挥个人更强大的工作能力,从而具有更强的竞争优势.

研究生招生的组织结构和业务管理是一个较为复杂的系统.长期以来的研究生招生管理,是以职能分工为基础的,以流水线式的上下分级为主要管理模式.在研究生招生信息化建设的过程中,应该更多地以系统化、流程化、集成化视角来思考和探讨,以信息化建设为良好契机,推动组织结构和业务流程的重组,从而实现新一轮的管理变革.

对于研究生招生信息化的建设,首先要走出“系统替代手工”的思想误区,不能将信息化建设仅仅局限于传统业务的计算机化管理.需要将研究生招生整体看作是一个系统,对这个系统中的业务流程进行根本性的反思和彻底的动态重组设计.

其次,借助信息技术对业务流程再造,进行扁平式业务流程管理,有效地打破了各级僵化的职能等级界限,发挥团队合作管理的优势,注重业务流程整体最优.

再次,依托信息化集成的平台,与考生、各级管理部门和院系形成新的合作关系.新的关系中,考生群体是与业务管理同等重要的组成部分,考生和各级管理部门同样都能有效借助信息技术获取与分享集成的招生资源,达到“服务与管理并重”的目标.同时,更进一步利用平台的丰富信息资源,形成有效的决策指导,发挥管理部门监督管理的优势.

最后,信息化建设的设计要与业务流程重组设计保持一致.只有组织管理机制的变革与业务流程重组的设计保持一致,才能最终保证组织和流程重组的有效实施.

因此,在重组过程中,必须以用户服务和业务管理的需求为出发点,针对研究生招生的流程进行反省和再设计,以提升学校研究生招生整体绩效.这也是学校推行研究生招生信息化的最终目标.

三、研究生招生信息化建设与流程重组

本文把现有的组织和流程结构称为“旧系统”,把经过重组后的组织和流程结构称为“新系统”.整个实施体系由观念重组、流程重组和组织重组三个层次构成,其中“流程重组”为主导,各个层次相互作用和影响,最终实现“旧系统”向“新系统”的转变（图1）.在研究生招生信息化建设中,需要有包括业务规划、职能管理和信息技术等多种专业人员队伍的有力支撑,对流程的识别、设计、思考及项目实施运转等多个步骤进行实施,其核心是流程的重组.下面,我们以研究生招生的流程重组为例展开探讨.

对“旧系统”研究生招生的流程,我们可以通过图2来解构.

从图2中我们可以看到各个角色之间,包括考生与研招办、考生与招生院系间、研招办与院系间的界限是非常明显的,界限之间的业务环节往往需要花费较大的成本.其原因主要在于：（1）将考生（和社会）割裂于系统之外或只有单向的信息传达；（2）研招办与院系间共同协作的关系被解读为职能层级而缺乏互动；（3）只有业务结果的传递和零散的过程信息,对于高效的监管和决策花费的成本较大.如需要纸质材料的递送、必须本人到场的信息确认、报考过程中信息因不对称性而较难获取等.对此,我们必须以组织和流程重组的思想对研究生招生的流程进行优化和重组.

在对研究生招生流程优化和重组的过程中,必须集思广益和应用新技术,充分调动各方的积极性,提出新过程的各种可能方案.新方案应满足招生的战略目标,同时要设计与新过程运行相适