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摘 要 ：档案管理工作是任何一个企业管理的重要部分.随着当前社会的信息化发展及科学技术水平的不断成熟,电子信息技术也应运而生,并且广泛地运用在很多领域.电子信息技术也使企业档案管理工作产生了变革,能够让档案管理的过程更加便利.由电子信息技术催生出的电子信息化管理模式是一种档案管理工作改革之下的全新模式,非常适合我国煤炭行业企业的档案管理工作.
关 键 词 ：电子信息化管理模式；档案管理；作用；煤炭行业
当前,我国煤炭行业的发展已成为社会发展中的一个热点.煤炭行业中的档案管理工作随着社会的发展逐渐开始健全起来.但是由于煤炭企业的一些条件限制,还在采用传统的档案管理模式.电子信息化管理模式的提出改革了煤炭企业的档案管理.相对于传统的档案管理模式而言,电子信息化管理模式针对的是信息化电子文件,改变了以往档案资料必须呈现在纸质文件上的固有模式,借助计算机和现代办公软件就可以进行阅读.同时电子信息化管理模式处理和传递档案资源的效率也大大高于纸质文件,不受时间和空间的限制而实现共享,是一种简单、高校进行档案管理工作的现代模式.下文中主要针对电子信息化模式的基本概念和特点进行概括,探讨其在煤炭行业档案管理工作中的作用等问题.
一、电子信息化管理模式的概括
(一)电子信息化管理模式的概念
电子信息化管理模式是基于当下社会信息化、科技化发展而产生的一种模式.所谓的电子信息化管理模式往往是指在现代大中小型企业的档案管理工作中利用计算机磁盘、硬盘、U盘或者其他化学磁性材料进行档案材料的贮存手段,其管理的档案材料内容主要包含了图片、信件、报表、图纸等.是一种相对而言的面积要求低、环境要求高的档案管理模式.
(二)电子信息化管理模式的特点
电子信息化管理模式的特点是在计算机及其相关软件技术的发展之下产生的.当下的电子信息化管理模式是一种巨大变革之下的全新档案管理模式,这种模式的操作不能离开计算机以及相关现代办公软件的支持,整个过程的档案生成、归档、贮存、签发、查阅都必须以机读形式存在.
往往在电子信息化管理模式中,收集和贮存的档案信息必须要精确、真实、有价值,这就给其提出了要求,整个电子信息化管理模式是一个去伪存真的模式,是一个“去其糟粕取其精华”的模式,是一个严谨科学的模式.
电子信息化管理模式是在传统档案管理模式之上进行积极改革、更新、改善而建立的一个开放性的全新的档案管理工作体系.是对从前传统档案管理工作必要补充的模式,也是以提高档案管理工作质量和效率为目的的模式.改变了以往档案管理不规范、管理封闭、管理衔接不严密等问题.
二、电子信息化管理模式在煤炭行业档案管理工作中的具体作用
取代煤炭行业的传统档案管理模式是电子信息化管理模式的一种应用.在煤炭行业的档案管理工作中,电子信息化管理模式能够将传统的纸质文件记录的文字、报表、信件等利用计算机的现代办公软件形成数字记录的电子文件.电子信息化管理模式使得煤炭行业的档案管理更加快捷,让其具有可修改性、可共享性、高速传递性、快速贮存性等特点.正常情况下,电子信息化管理模式主要依靠的是计算机网络来实现对于档案管理的现代化、自动化、智能化以及信息化.因此,电子信息化管理模式对于煤炭行业档案管理工作中的具体作用表现如下.
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一是电子信息化管理模式能够促进煤炭行业档案管理效率和质量的提高,利用档案信息的电子档案形成所有档案管理工作流程的自动化,从而省去了大量的中间人工操作环节,大大提高档案工作的效率.档案工作人员有足够多的时间去审核、检查档案信息的真实性、价值性等,使档案工作在保证实效性的同时保证了质量.
二是通过电子信息化管理模式中的档案管理方式以及办公自动化软件,实现了煤炭行业的档案资源信息共享.将现代化办公自动化软件和档案管理系统加以连接,便能够让档案资料的电子档案从收集到查阅实现一体化操作,使档案资料归档和查阅同步.最终让
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三是煤炭行业的档案管理工作相当复杂,档案内容涉及了运营、生产、技术、科技、实物等,类别相当复杂,查阅和检索过程较为漫长.电子信息化管理模式可以确保档案在查阅和检索过程中的快速性、精确性.煤炭行业在传统档案管理工程中档案查阅和检索需要大量档案管理人员通过人工操作查找的方式在大量庞杂和类别多样的档案当中进行找寻需要的档案,这样的检索和查阅模式不仅效率低下,而且误差率极高,也浪费了大量的时间和人力.使用电子信息化管理模式能够利用现代办公管理软件高效、精确地查阅到所需要的档案资料信息.而在现代化办公软件中可以为档案管理人员提供模糊查找、精确查找和分类查找等多种检索方法,让档案管理人员工作的检索和查阅过程更加方便、更加高效、更加准确.
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四是电子信息化有效提高了煤炭行业档案管理过程中的档案保存时长.煤炭行业引起工作环境的特殊性,其档案管理中的保存工作一直都是一个重点环节.由于环境问题的影响,煤炭行业的档案管理中常常会出现某些档案资料缺失、丢失或者是保存不当无法使用等问题.这是因为煤炭行业的档案管理中档案保存加工流程多,而且繁琐,加工之后的保存也由于特殊的生产环境容易对档案造成一定程度的毁坏.而电子信息化管理模式能够将档案管理人员从加工环节中解放出来,采用计算机现代办公软件完成加工工作,提高档案加工效率.最后使用电子档案进行保存,确保档案贮存的安全性.
三、电子信息化管理模式在煤炭行业档案管理工作各阶段中的作用
煤炭行业档案管理工作是分阶段进行的,由于煤炭行业所涉及的科技、技术、实物等档案管理,就涉及到很多保密环节、鉴定环节等.因此,电子信息化管理模式在煤炭行业档案管理工作的每个阶段都有其一定的作用,具体表现如下.
一是在煤炭行业档案管理的收集阶段,利用电子信息化模式中的计算机网络系统就可以实现自动收集网络电子档案的工作,并形成一个庞大的煤炭行业的档案资源共享数据库.
二是利用计算机的现代办公软件可以在档案管理的整理环节对电子档案进行科学的有序化处理,让电子档案形成逻辑目录.
三是对于电子信息化管理模式而言,档案管理保密环节是相当重要的,既要防止黑客篡改共享资源因特网的地址,也要防止核心档案资料的被窃取.因此,对电子档案分级保存,加设多层防护密码,设置使用权限,以保障档案管理的保密阶段安全.
四是鉴定环节是对电子档案鉴定的过程,利用电子信息模式的生成条件和可取性进行鉴定.
五是煤炭行业的档案服务模式需要在档案管理中强调利用环节,利用电子信息化管理模式可以建立档案管理的网络化管理,增加各种检索和查阅方式,提供多种阅读方法,为档案的阅读和检索提供方便,使煤炭行业的档案服务更上一层楼.
六是在统计环节主要依靠的是电子信息管理模式中的计算机自动系统来实现,大大降低统计环节的时间浪费和人工浪费,保障统计环节的效率以及精确.
四、结语
社会信息科技不断发展,电子信息化管理模式在煤炭行业的档案管理中运用是必然的趋势,也是广大大中小型企业的必然选择.电子信息化管理模式的作用直接弥补了传统档案管理模式中的不足,为档案管理作出了应有的贡献.
参考文献：
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[2]和梦吉.企业档案信息化建设对策研究[D].山东大学,2012.
[3]杨振春.信息化在档案资源管理中的作用[J].华章,2013（06）.
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（作者单位：神华北电胜利能源有限公司）
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