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【摘 要】人力资源管理信息系统对于提升人力资源管理在组织战略中的地位和作用,推动组织发展具有重要意义.本文从人力资源管理信息系统的发展历程出发,阐述了建立人力资源管理信息系统的重要性,分析了目前人力资源管理信息系统在建设与应用中存在的问题,提出了人力资源管理信息系统建设的主要内容、功能及实施步骤和保障措施.

【关 键 词 】人力资源 人力资源管理 信息系统 eHR

人力资源管理信息系统是基于互联网技术,以推动人力资源管理进步为宗旨,运用先进的信息技术,通过集中式的信息库,提供自动处理信息服务、数据统计服务,员工自助等服务,达到减少人力资源行政负荷,降低成本,提高效率,改进员工服务模式的目的.其引入可优化人力资源管理流程,改善人力资源管理部门的服务质量,为管理者提供决策支持,帮助组织实现战略性人力资源管理的转变.[1]

1.人力资源管理信息系统发展概况

20世纪60年代计算机技术开始应用于人力资源管理,但处于起步阶段,内容比较简单,主要涉及员工档案信息和薪资发放为主的人事管理软件（HRIS）,既不包括非财务信息和薪资的历史信息,也几乎没有报表生成功能和薪资数据分析.[2,1117]

20世纪70年代末出现第二代人力资源管理信息系统,主要是利用计算机系统工具和数据库技术解决薪资计算问题.开始记录员工的其他基本信息,包括薪资的历史数据,报表生成和薪资数据分析功能也都有了较大改善,并兼具了一部分人事信息管理的功能.[3]

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第三代人力资源管理信息系统出现在20世纪90年代,其特点是用集中的数据库将几乎所有与人力资源管理职能相关的数据统一管理起来,形成了集成的信息源.[2,1117]强大的报表生成工具、数据分析功能,规范的业务流程和信息资源的共享,使人力资源管理在组织中的战略决策地位得到进一步提升.

随着Inter/Intra技术的出现和人力资本理论的进一步发展,出现了被称为e-HR（电子化人力资源管理）及以人力资本管理控制系统为特点的人力资源管理信息系统[4],这些新型系统更加注重对人的培养和使用,内容更加全面,功能更加强大,运行更加高效.

2.建立人力资源管理信息系统的必要性和作用

人力资源在信息时代已经成为市场竞争中最关键的因素,人力资源管理是各种管理中最基础、最重要的内容和组织的核心要素.建立人力资源管理信息系统对提高组织管理水平和效率具有重要意义.

2.1显著提高人力资源管理效率

目前,人力资源管理在大部分组织中还处于初级阶段,主要限于人员考评和工资福利等,内容简单,工作重复性强,没有形成全员参与的状态.员工本人、部门经理和高层领导需要的各种信息主要由人力资源部门提供.每月汇总考勤记录、制作工资报表、完成各类信息统计等占用了人力资源管理者大量的时间.人力资源管理信息系统借用信息技术手段,将分散的信息进行集中统一管理,实现了对数据的实时处理和信息共享,避免了重复记录和人工统计,提高了数据的一致性和正确率.

2.2提升组织竞争力,推进战略目标的实现

人力资源管理信息系统可以实现人力资源管理工作流转自动化、业务流程规范化,管理工作系统化.[5]人力资源管理部门由处理事务部门转变为知识信息部门、运营支持部门和决策辅助部门.[6]人力资源信息的有效聚集和实时更新,有助于高层领导在面临重大问题时快速做出正确决策,提升了组织竞争力,推进了组织战略目标的实现.

2.3提升员工的归属感,促使个人与组织共同发展

系统的建设与应用需要全员参与.员工个人信息的更新与维护、转正申请的办理、年度考核登记表的提交、审批与确认、绩效考核结果的确认与反馈等都由传统的方式转化为电子方式.各类培训资源信息、培训资料等均通过网络形式在线发布,系统提供自助服务,员工可根据自身情况选择培训的时间和内容,避免了集中培训时间难协调、内容不适用、成本高的缺点,使培训更有针对性,同时提升了员工自我管理的能力.人力资源管理部门通过在线调查可以科学评估培训的内容和效果,及时进行调整和补充.系统建设过程中,员工既是设计实施者,又是内容提供者,更是系统的使用和收益者,强化了员工与组织的关系,彼此受益,共同发展.

3.人力资源管理信息系统建设与应用存在的问题

我国人力资源管理信息系统的建设和应用尚处于发展阶段,与国外相比还存在很大差距,系统建设和应用还存在以下问题：

3.1对开发应用人力资源管理信息系统的必要性、紧迫性认识不足

人力资源管理信息系统的建设是复杂的系统工程,需要投入大量人力、物力、财力,是对原有人力资源管理理念的一次变革,必须首先获得组织高层领导的重视、支持和参与.由于固有观念的束缚,高层领导更愿意花费精力考虑市场、销售、技术革新、品牌策略等,容易忽视人力资源管理对提高员工绩效和组织竞争力的作用.

3.2人力资源管理体系有待进一步完善

建立人力资源管理信息系统的前提条件是人力资源管理工作制度健全、流程规范,且保持相对稳定.但由于许多组织人力资源管理停留在招聘、签订合同、考勤、工资、福利等基本层面,管理制度欠缺,随意性大,没有建立全面的管理体系,业务流程不规范、职责不清晰、内容不全面,无法保证系统建成后的运行效果.

3.3缺少掌握人力资源管理与信息技术的综合人才

高水平的信息技术人员对系统的开发建设十分重要,他们不仅要具有软件开发的能力,而且要对人力资源管理有比较深入的了解.系统建设需要比较完备的技术需求书,要求参与建设的人力资源管理人员应当掌握一定的信息技术知识.由于缺乏具备上述要求的复合型人才,导致系统开发过程中,经过使用方与开发方双方的多次妥协、变更,最终完成的系统已经偏离了原来的设计要求,使用不方便,功能不全面,难以满足人力资源管理的需要. 3.4人力资源管理信息系统建设缺乏长远规划

人力资源管理信息系统的建设需要长远规划,分步骤分阶段实施.要建立有效的质量保证体系,要有计划、有布置、有落实、有组织,有配合,有检查,一环紧扣一环地开展工作.[7]但在建设过程中要么盲目上马；要么互相模仿；要么贪大求全,要么视野狭窄；要么无限拖延,要么草草了事,由于缺乏长远、系统的规划,既浪费了人力、物力、财力,也降低了系统建设和使用的积极性.

4.人力资源管理信息系统应当具备的主要内容和功能

组织机构管理：记录组织机构隶属关系、内设机构名称、主要工作职责、历史沿革情况.实现对内设机构的调整、设立、撤销等操作.

岗位管理：记录各岗位名称、隶属关系、工作职责、任职资格、工作标准,自动生成《岗位说明书》.实现对岗位的增加、调整、撤销等操作.实时统计各岗位人数.与员工基础信息及其他相关信息对接,实时查看或统计与各岗位人员信息.

建立岗位竞聘信息管理子系统,与岗位管理信息对接,记录员工参与历次岗位竞聘的情况.

员工基础信息管理：员工姓名（曾用名）、性别、民族、籍贯、身份证（自动计算年龄,实现生日提醒功能）、政治面貌、婚姻状况、最高学历、学位及与之相关的专业、学位名称、毕业院校和毕业时间、管理方式、最高行政职务及与之相关的职务名称、等级和任命时间、最高专业技术职称及与之相关的职称名称、等级、资格获得时间和聘用时间、工作证号、个人标准照、主要（手机、办公、

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建立员工学历学位信息管理子系统,与员工基础信息对接,记录员工学历、学位变动情况.

建立员工职务、职称信息管理子系统,与岗位管理和员工基础信息对接,记录员工职务、职称变动情况.

员工关系管理：可实时查看、统计各类合同签订时间、到期时间、续签次数、涉及的人员及岗位等信息,可以按部门查看合同明细信息.可批量完成员工关系编辑处理工作,并可实现合同签订或续签提醒功能.记录、查询、统计员工离职、退休等信息.

薪酬管理：完成每月工资计算,自动生成工资报表及工资条.能够根据员工年度考核结果实现薪级工资自动晋档.根据岗位变动自动调整岗位工资标准,将薪级工资与岗位工资变化情况自动记入员工人事档案.支持薪酬批量编辑,每月各项福利自动累加计税、年终奖12个月分摊计税.支持员工在线查询个人薪酬福利发放情况、汇总特定期间的个人薪酬,在线进行薪酬申诉.支持按不同管理权限查看不同范围员工薪酬情况,并根据需要生成统计报表.

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社会保险管理：与薪酬管理数据对接,根据社保计算周期自动生成员工社保基数,自动计算员工应负担的各项社保金额,并直接添加到相应月份的工资项中,自动计算单位应负担的各项社保金额.可按部门、月份自动生成单位及个人负担的各项社保明细表及汇总表.可直接查阅员工某一期间社保缴费情况.

公积金管理：与薪酬管理数据对接,根据公积金计算周期自动生成员工公积金基数,自动计算员工应缴纳的公积金金额,并直接添加到相应月份的工资项中,自动计算单位应缴纳的公积金金额.可按部门、月份自动生成单位及个人缴纳的公积金明细表及汇总表.可查阅员工某一期间公积金情况.可按规定格式生成公积金缴纳报表,如《住房公积金核定清册总表》、《住房公积金核定清册》.

考勤管理：与薪酬管理数据对接.员工可在线办理请假审批手续,请求批准后自动记入员工考勤记录.部门考勤负责人可在线登记员工出差、出国、参加培训学习、年休假等信息.可分部门查询、汇总、输出员工考勤记录.不同的请假记录,按相应的规章制度在薪酬管理中进行处理.

绩效管理：系统内置各岗位绩效考核表,不同岗位设置有不同的绩效考核管理评分办法,各级管理人员及员工可在线完成绩效打分,系统可实现绩效结果查询、汇总等功能,员工可在线查看个人绩效考核结果,在线进行确认或申诉.绩效考核结果与薪酬管理数据对接,计算绩效工资,并直接记入员工档案.

招聘管理：可实现对招聘及应聘全过程的管理.部门年度招聘计划可在线申报审批,规范应聘简历格式及内容,并与系统对接,可全程记录应聘者在各阶段的表现情况（笔试成绩、面试成绩、录入转正意见等）.可自动生成招聘计划明细表、应聘情况明细表、应聘人员构成情况表、招聘过程各阶段人数统计表、录用情况统计表及录用备案审批表等各类报表.

培训管理：可在线调查并自动汇总培训需求,在线完成培训报名及统计.培训结束后,员工在线评价培训效果.可对培训地点、培训师、培训资料、培训机构进行统一管理.可浏览培训资料,汇总培训效果,记录、查询和统计培训人次.培训记录自动记入个人档案.可自动生成各类培训报表.

人事档案管理：人事档案概括地反映了员工个人全貌,包括个人履历、自传、家庭情况、鉴定（考评）、教育培训、入团入党、奖励、处分、职务任免、职称评审、工资及其他可供组织参考的材料等.其数据与以上各数据子集对接,内置有丰富的报表、统计功能,可实现查询、增加、删除、批量处理功能.用户也可自行增加新的数据子集.

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5.人力资源管理信息系统建设实施步骤及基础保障

5.1组建精干高效的系统建设团队

高层领导应充分重视系统的作用,明确系统的框架、结构和应用模式,在人力、物力、财力上给予支持,在系统的规划、设计和实施方面给予具体的指导和要求,解决系统在建设和应用中遇到的困难.要选调优秀的人员,组建精干高效的系统建设团队,形成合力,加强沟通,各负其责.

5.2完善系统功能设计,按计划开发建设

系统建设团队要对系统内容、功能进行反复、充分地论证,与开发人员进行深入细致的沟通,根据组织管理情况,划分业务流程模块,通过模块的设计实现整体功能,保证操作便捷,易于维护,升级方便,安全可靠.开发人员要随时向建设团队及高层领导汇报项目进展情况,及时解决建设中遇到的问题和困难,保证项目进度. 5.3完成数据转换,进行系统试运行

建立系统数据库,梳理、整合现有数据,完成数据初始化和数据转换工作.人力资源管理人员要熟悉掌握系统的使用方法,检验数据信息是否可以在不同的模块间快速实现转换和应用,保证导入数据的准确性.要做好上线前的测试工作,根据系统设计和需求情况模拟不同用户、不同环境,尤其是对临界值进行测试,并完成多操作系统与多浏览器的兼容性测试.[8]

5.4做好系统的运行维护与人员培训工作.

系统正式上线运行后,要做好运行维护工作.基础信息数据要及时更新,定期做好备份.系统中的报表、计算公式等要根据情况的变化及时进行更新调整.要有针对性地做好全员培训工作,使高层领导和相关人员熟练运用系统,积极鼓励使用系统辅助工作,最大程度地发挥系统具备的功能.

6.结语

充分利用现代信息技术,建立人力资源管理信息系统,已经成为现代人力资源管理的必然选择.相信在做好人力资源管理各项基础性工作的基础上,加强领导、组建团队、完善管理、统筹规划、系统设计、分步实施,一定能在系统建设及应用方面取得突破性进展,提升人力资源管理的信息化水平,促使人力资源管理真正成为组织发展的战略合作伙伴.

参考文献：

[1]张雪莲.企业人力资源管理信息系统与人事档案管理初探[J].中国新技术与新产品,2012,1：203

[2]于飞.我国企业人力资源管理信息系统建设分析[J].情报科学,2010,28（7）：1117-1120

[3]周金城.信息化人力资源管理发展状况分析[J].当代经济,2009,7：26-27

[4]张广琦、陈忠卫.人力资源管理信息系统的功能拓展与趋势研究[J]. 四川教育学院学报,2012,28（9）：41-46

[5]郭小庆.以高度整合的信息系统实现人力资源的精细化管理[J].中国煤炭工业,2009,5：42-43

[6]杨珂.浅析现代企业实施人力资源信息化系统面临的问题[J].现代经济信息,2011,14：39

[7]李志刚,张滔.浅谈人力资源管理信息系统建设应注意的几个问题[J].东方企业文化,2012,18：92,117.

[8]彭宇,毕力.建立统一人力资源管理信息系统的方法与步骤[J].计算机科学,2012,39（6A）：464-465,502

（作者单位：国家知识产权局专利检索咨询中心；北京 100088）

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