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高等教育是整个教育系统的最高层次,它所形成档案是非常丰富而且重要的.高校档案是指高校组织和师生员工在教学科研、行政事务活动及其管理中形成的,保存备查的文字、图表、音像及其他各种载体的历史记录.今天的社会突飞猛进,作为高校档案工作者,笔者认为应该与时俱进的增强自己的服务意思,做好高校档案的利用工作,为高校的建设发挥个更大的作用.

一、做好高校的档案利用工作至关重要

(一)高校档案是高校各项工作的查考凭证.高校党政工团等部门为了有效地进行管理工作和开展各项活动,必须切实地掌握有关的文件材料,高校各部门的领导和业务工作人员,在熟悉情况、总结经验、制定计划、研究案例处理问题时,不可能单纯地只凭个人记忆.常常需要查考先前的记载.而高校档案详尽地记录了高校各个阶段,各项活动的发展变化情况,可以为人们进行科学决策,开展各项工作提供参考依据和咨询材料：可以帮助人们了解过去的历史,认清目前的现状,开拓视野,预见未来,从中寻找高校发展的基本过程和个规律,做出切实可行的科学决策.

(二)高校档案是教学管理活动的参考依据.教学管理是高校管理活动的中心.它根据一定的目标、原则、程序和方法来对教学活动进行决策、计划、组织、指挥、协调、和监督.高校在教学活动的各个环节中形成的档案是高校档案的重要组成部分,是高校师生员工在教学活动中积累的宝贵财富.它可以为教学管理提供重要的参考依据.例如四川外语学院在进行教学质量评估的时候,就须对教学质量进行跟踪调查和分析,通过对学生从入学到毕业的整套档案(招生、成绩、学籍管理、毕业分配)进行分析研究.另外在对教学工作进行总结评估的时候就会通过历年的数据分析得出结论.

(三)高校档案是科学研究不可缺少的必要条件.人们对自然界的认识要经过由表及里、由此及彼、逐步深化的过程.当代科学技术的进步,需要借鉴过去的点滴经验,在原有、的基础上一步步发展起来的.因为科学技术本身具有很强的连续性和继承性,今天的成就离不开昨天的成果.进行科学研究的时候都必须参考过去的经验材料.档案的作用就完全发挥出来了.

(四)高校档案是宣传教育的生动素材.高校档案是高校各项活动的历史记录.它全面而真实地记录了高校发展兴衰荣辱.这些档案材料以其历史真实性、直观性、原始性和生动形象性等特点见长,因而是宣传教育的生动素材.利用档案开展的各项宣传活动,具有很强的说服力和感染力.

(五)高校档案是缔史修志的原始材料.自古以来编史修志都离不开档案.历史的实践证明,必须对大量的可靠资料特别是档案材料为依据,才能准确地阐明历史事件,科学地总结历史发展的规律.高校档案是历史的原始记录,是宝贵史料.是高校编史修志的原始材料.

二、高校档案利用工作在高校工作中做中有着重要的地位和作用

(一)高校档案利用工作是高校档案工作的根本目的和中心任务.高校档案利用工作是高校档案为教育事业服务的一种手段.它直接与广大师生员工和社会各界的利用者发生联系,提供档案为其服务.体现了高校档案工作的根本目的.国家教委发布的《普通高等高校档案管理办法》中第二章第七条就明确规定,开展档案的开放和利用工作是高校档案部门的基本任务之一.因此,积极开展高校档案利用工作,为高校各项工作服务,为培养社会主义现代化建设人才服务,不仅现在还是将来也是高校档案工作的中心任务和发展方向.

(二)高校档案利用工作是高校档案工作的中心环节.高校档案的八个环节：收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用、统计.在这八个环节中除利用的七个环节统称为档案工作的基础环节.都是为利用环节服务打下基础的.利用环节与其他环节是相互制约.相互促进、相辅相成.一方面,高校档案利用工作不是孤立进行的,它必须在收集、整理、鉴定、保管等工作环节基础上.并提供了必要条件下.才能开展起来.另一方面：通过利用工作环节的实践,可以检验档案工作其他环节的质量,并推动其它环节的工作更好地开展起来.首先.通过利用档案.可以发现收集环节存在的不足,检验档案收集是否在齐全、完整.同时,利用者依据档案解决了问题,尝到了甜头以后.更加重视和支持档案工作.从而积极主动地配合档案部门做好收集工作.其次.它还可以检查档案的整理是否科学、系统,是否符合档案文件材料的形成规律,从而促进档案的科学整理和编目.再次,它还可以检验档案鉴定是否准确,保管期限划分得是否恰当.第四.它还可以检查档案的保管是否符合要求.发现保管中存在的问题,可以及时加以改进,同时,通过利用过程的调卷,翻阅案卷,能使案卷得以通风,防止纸张的粘连.第五,档案的利用工作还可以检验档案馆、室的编研资料和检索工具是否完备,是否符合实际需要,从而促进档案馆、室不断完善检索体系,开展编研工作.以上可以表明,由于利用工作的开展,必然会对档案工作本身的其他工作环节提出相应的更高要求.从而促进这些环节的工作更好地开展和提高.因此,档案利用工作是衡量高校档案工作水平的主要尺度,是评估和检查高校档案工作成效的重要标准.

(三)高校档案利用工作是档案部门与利用者相互联系、相互了解的纽带和窗口.通过开展高校档案的利用工作,可以密切高校档案室、高校档案馆及档案工作人员与高校各部门之间的联系.密切与广大师生员工的联系.做好提供利用工作是对高校档案工作最实际,最重视和支持.这也是解决档案工作社会地位等矛盾的重要途径.总之,档案利用工作是档案工作诸环节中最有活力的一个环节.无数经验证明,搞好档案利用工作,才能使整个档案工作充满生机和活力,否则,整个档案工作就会死气沉沉.要使档案事业得到长足发展,就要大力开展档案利用工作.

三、如何做好高校档案的利用工作

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(一)树立高校档案工作强烈的服务意识

高校档案工作在高校的作用是体现在利用,所谓“养兵千日,用兵一时”,档案保管在那里最终是要达到利用的目的.树立强烈的服务意识就是要把利用放在最重要的环节,收集、整理、鉴定、保管等环节都是为了利用.档案人员也应该把自己从管理者定位到服务者,我们是以服务为高校的建设作出贡献.以四川外语学院为例档案室的规章制度就明确地指出档案要为大家服务,每年要为各单位、部门、个人提供500多卷、次的档案提供利用.其中作为私人用途的,如出国办理公证、学历证明等.而且长期和各省、市的学历认证中心保持良好的,合作关系,随时为他们提供准确优质的服务.做到转换被动服务方式,突出主动服务特色.

增强档案意识,我们还可以建立高校档案领导体制.近年来,凡申报考评的学校基本建立起相应的档案工作领导体制以及与学校整体发展相适应的档案工作机构. 一些高校档案馆的建立,表明高校档案工作地位正稳步提高,标志着档案工作迈出了与学校整体建设同步发展的第一步.多数高校采取有效措施,加强领导对档案工作进行决策、监督、执法、调控的力度,如成立校级档案工作委员会等.多数学校将档案工作纳入学校的中期规划和年度工作计划之中.为学校档案工作的发展创造了良性发展的环境.

(二)树立好档案利用工作的开放观念

作为高校的档案人员要有档案利用工作的开放观念,正确认识和处理好高校档案利用和保密的关系.高校是个集教学、科研、文化为一体的机构,其产生的档案也是涉及各个Ą