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〔摘 要〕国防科技查新的目的是为国防科研项目的立项、鉴定、成果报奖、专利申请等的新颖性评价提供理论参考依据,因此,国防科技查新报告必须客观、公正、准确地反映委托查新项目的真实情况.本文从规范国防科技查新工作流程、合理利用文献资源、优化检索过程、规范查新报告、以及查新人员素质等方面,探讨了提高国防科技查新质量的途径.

〔关 键 词〕国防科技；查新质量；优化策略；制约因素

DOI：10.3969/j.issn.1008-0821.2014.02.021

〔中图分类号〕G252.62〔文献标识码〕A〔文章编号〕1008-0821（2014）02-0098-05

国防科技查新是由具有国防科技查新业务资质的信息咨询机构通过计算机和手工检索等途径获取相关文献信息,通过对委托查新项目的查新点与获取文献进行相关性对比分析,判别查新点是否具有新颖性,从而为国防科研项目的立项、鉴定、成果报奖、专利申请等提供理论支撑.国防科技查新报告必须客观、公正、准确地反映委托查新项目的真实情况.南京理工大学早在1983年1月就建立并开通了国际联机情报检索终端,开始进行国防科技项目、特别是兵器项目的资料检索服务,1988年、1997年、2010年又分别被确定为首批国家发明奖国防项目查新指定单位、江苏省科技项目指定查新机构和教育部科技查新工作站,长期承担着学校及周边地区科技项目的查新任务,以及华东地区高等院校、科研院所、部队、军工企业等单位的国防类科技项目查新.多年来的国防科技查新工作为我国国防科技的发展做出了贡献,而如何提高国防科技查新质量,也始终萦绕在查新人员的脑际.本文从规范查新工作流程、合理利用文献资源、优化检索过程、规范查新报告、提高查新人员素质等方面,探讨制约国防科技查新质量的主要因素和应对策略.

1完善国防科技查新工作流程

1.1制约因素完成一份国防科技查新报告需经过查新员获取委托查新项目信息→检索、筛选、获取相关文献信息→对相关文献信息与查新点进行相关性对比分析→撰写具有新颖性判断结语的查新报告4个阶段.第一阶段由委托人协助查新员完成,查新员根据委托人提供的资料或与委托交谈了解项目的科学技术要点与查新点,制订文献检索策略式,委托人必须提供完善的查新项目信息.但在实际工作中,经常碰到前来办理查新委托的人并不是项目组成员,对委托查新项目内容不甚了解,查新委托书只是简单填写了项目简介,关于项目的科学技术要点、查新点等填写不够准确,使查新员无法获取有效信息.国防科研项目往往存在保密问题,委托人因为项目的涉密性质,有时委托书只填写了项目名称和几个检索关 键 词,根本没有涉及项目创新性的详细内容,让查新员无从下手；有时又相反,委托人认为查新点越多越好,列出很多假设创新点；更有些委托人自创专业术语,有意无意将查新点表达模糊[1].这些现象都干扰了查新员的检索思路及检索策略的制定,增加了查新员的工作量.工作中还碰到有些委托人在上交立项材料、整理鉴定会材料等时,发现需要有科技查新报告,才匆忙委托查新,希望尽快拿到查新报告.

1.2.1充分沟通了解项目内容清晰完善的查新委托书直接关系着查新报告的质量,“科学技术要点”反映着查新项目的背景、关键技术、主要技术性能和参数、应用情况等,“查新点”是查新项目新颖性所在,查新中检索词和检索策略的制订、相关文献的筛选、对比分析以及新颖性判断都是围绕“查新点”展开的[2],查新员必须对查新点理解透彻.对于非涉密国防科技查新,查新员在委托人处得不到有效信息时,可以利用、等通讯工具与项目组成员沟通,了解项目的详细内容,委托方可以利用电子邮件完善委托资料.对于涉密国防项目,查新员应向委托人解释清楚,涉密项目查新都由相应级别的涉密人员完成,涉密人员会严格执行涉密工作的规章制度；同时提醒委托方在完善查新委托书后,委托资料须履行涉密资料的递交手续,由委托单位保密部门签字盖章后,通过机要通道或专人送达查新机构（如图1）.当涉密项目的委托资料表达不清楚时,查新员必须与委托人进行当面沟通,不能在、、E-mail等通讯工具中交流涉密信息；同时在尽可能的情况下对涉密项目信息进行降密处理,如国防型号产品的型号名称用“×××”代替等.图1委托单位保密部门签字盖章

对于查新点较多的情况,查新员可以与委托人一起分析查新项目,利用查新员概念组配能力较强的优势,准确挖掘和提炼出查新点[3].查新员要引导委托人使用专用术语表述,杜绝自创术语.查新员在充分了解查新项目后,在针对查新点检索前,还可以通过检索一些与项目相关的综述性文献,迅速获得与查新项目相关的背景技术资料,了解查新项目的发展概况.

1.2.2制定规范的查新流程国防科技查新过程具有严密系统性和逻辑性,高质量的查新报告须有科学合理、规范的查新工作流程支撑.南京理工大学查新站经过多年的发展,形成了《查新须知》、《查新工作程序》、《检索查新员工作守则》、《科技查新档案管理制度》等一系列标准化的制度来规范科技查新工作、保障查新报告质量.针对国防科技查新还制订有《国防涉密项目查新保密规定》、《涉密计算机操作人员规定》、《涉密人员岗位职责》等规章制度.涉密国防科技查新与一般科技项目查新流程相比存在一定区别,主要体现在4个方面（如图2）：（1）涉密项目的委托查新资料须履行涉密资料的传递程序,查新员与委托人的沟通须遵循涉密项目操作规范；（2）查新员在文献检索时,应增加检索国防特色数据库资源及涉密文献资源；（3）密切相关文献需通过中间机导入涉密计算机；（4）查新报告的撰写、打印必须在涉密计算机和涉密打印机上操作.查新报告交付时也必须履行涉密载体的签字登记手续.查新机构在承担国防涉密项目查新时,须严格按程序进行,特别强调查新过程的管理与监控.而一份高质量的查新报告必须有一定的时间保障,按规定少于4天的查新委托,不予接受.

2丰富国防科技查新文献资源2.1制约因素国防科技查新机构主要是原国防科工委系统内的高校和专业情报所,这些机构经过多年的积淀拥有着涉及该行业领域的比较完备的馆藏资源和数据库资源,如果单就该行业的文献资源种类和数量而言,胜过全国的各类图书馆和情报机构[4].科技查新是以检索到的相关文献作为新颖性的判断依据,查新质量必须由丰富的文献资源作保障.国防科技是集电子、通信、计算机软硬件、机械、化工、图2国防科技查新工作流程

材料等多种技术、跨多个学科的高精尖端科技领域,国防科技项目的查新势必涉及多个专业数据库资源.国防科技查新中,不仅要检索与查新项目专业密切相关的文献数据库,还要检索关联专业数据库,更要检索国防类专业数据库和涉密文献资源.此外,国防科技项目的申报和成果评审受理时间具有很强的时段性,导致国防科技项目查新集中在某一时段,国防科技查新机构经常应接不暇.有些教育部综合性高校也承担着国防科研项目,这些项目组的查新委托在国防科技查新机构得不到满足时,会求助于本校科技查新机构,而这些查新机构并没有完善的国防科技查新文献资源作支撑,这些因素严重制约着国防科技查新的质量.

2.2应对策略对于没有完备的文献资源支撑的委托查新项目,查新机构应主动拒绝,做到不跨行业查新,应引导委托人去相关单位查新.而提高国防科技查新质量,既需要国防科技查新机构重视文献资源建设,也需要查新员从多渠道获取文献信息.

2.2.1中文数据库资源国防科技项目查新中,常规检索的中文文献数据库包括：中国专利数据库（CNIPR）、万方数字资源系统、维普信息资源系统、中国期刊全文数据库（CNKI）、中国科学技术成果数据库、中国学术会议论文全文数据库、中国学位论文全文数据库、中国重要会议论文全文数据库（CNKI）、中国优秀硕士学位论文全文数据库（CNKI）、中国博士学位论文全文数据库（CNKI）、国家科技成果网、国家科技图书文献中心、中国科技论文在线、中国