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我们平常编写的各种总结、报告类的文档,在初步完成后往往还要先征求一下各级领导的修改意见后才能最终定稿成文.那么我们该如何从领导修改发回的文档中找出并汇总各位领导所做的修改,以确实领会领导的意思,更有针对性地进行修改编辑呢?

办公室的小陈现在正好有一份写好的总结报告需要交给分管王经理、办公室黄主任和财务科陈科长三位主管查看征求意见,以参照各位领导的意见修改整理.让我们一起来看看经验丰富的小陈如何搞定这个麻烦问题吧.

自动记录修改内容

首先是要给王经理看的总结文档,王经理比较熟悉电脑,所以只要让他先启动修订功能再修改,Word就会自动记录对文档的所有修改.当然直接要求领导在修改前启动修订功能显然有点失礼.还是事先对文档设置一下限制编辑权限,让文档自动就以修订的方式打开为好.

用Word2010打开总结文档,切换到“审阅”选项卡,单击“保护”区域的“限制编辑”.在“限制格式和编辑”窗格中单击选中“仅允许在文档中进行此类编辑”复选项,在下面的下拉列表中选择“修订”.然后单击“是,启动强制保护”按钮,在“启动强制保护”窗口中输入两次密码（如图8）,确定完成设置,保存文档.

OK,把这文档发给王经理,他打开文档时就会自动启动修订,他所做的修改都会以红色标出.删除的内容打上删除线,新增加的内容加下划线,格式修改则会在右边标注说明.小陈回收文档打开后,只要先在“审阅”选项卡中单击“限制编辑”,在“限制格式和编辑”窗格中单击“停止保护”,输入原先设置的保护密码确定停止保护,就可以关闭修订模式进行正常的修改编辑了.

快速找出修改意见

来要考虑的是给黄主任和陈科长修改的文档.启动修订后页面看起来比较杂乱,黄主任和陈科长对电脑又不是太熟练,估计可能不喜欢在修订视图下编辑,就不要碰钉子了,直接给他们原文吧.

对于这种在没有使用修订下进行修改的文档,要找出领导所做的修改似乎不太容易吧?对此小陈还有一招,他事先保留了一份“总结报告.docx”的原文档,准备通过与修改后的文档“修改总结报告.docx”进行比较来找出修改内容.当然自己比较显然很难,这种事交给Word就行了.

打开Word2010,切换到“审阅”选项卡,单击“比较”,在下拉列表中选择“比较”.在打开的“比较文档”窗口中单击“原文档”后的“打开”图标,选择打开“总结报告.docx”,“修订的文档”则选择打开“修改总结报告.docx”.在“修订者显示为”中输入修改领导的名字,这个名字在后面合并修订后是很重要的区分标记.单击“更多”按钮以显示高级选项,在“修订的显示位置”下单击选中“修改后的文档”（如图9）.最后单击“确定”,Word就会打开“修改总结报告.docx”并在其中标出领导所做的全部修改,其显示效果就和在启动修订下进行修改的效果完全一样.最后关闭Word确定保存“