关于文件方面硕士论文范文,与电子文件在我局科技档案管理中的应用相关论文资料

时间:2020-07-06 作者:admin
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随着电子信息技术的飞速发展,办公自动化、标准化、网络化渐趋完善,各级部门都逐渐使用办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件,许多日常工作都可以直接在计算机和网络上办结,文件从产生到处理完毕几乎可以不使用纸和笔.先进的技术和管理方式产生了大量的电子文件.如何将电子文件收集归档管理好是摆在我们档案人员面前的一个重要课题.

一、电子文件应用于科技档案管理的可行性

1.科技档案的特点使其适于电子文件管理.科技档案中涉及到大量的图表、照片、录音、录像等资料,而图纸、表格、图片、多媒体音、视频资料等均可以形成电子文件,且便于完成检索、复制、传输等管理工作.

电子文件在我局科技档案管理中的应用参考属性评定
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2.计算机多媒体技术及网络技术的发展为电子文件应用于科技档案管理提供了可能性.随着计算机技术的发展及普及,计算机管理目前已广泛应用于各行业生产管理活动的方方面面,这就为电子文件应用于科技档案管理提供了可能性.首先,管理信息系统及计算机辅助设计(CAD)等计算机技术已经得到了广泛的应用,办公自动化、无纸化办公日渐普及,这就使档案的生成方式发生了很大的变化.各单位和部门在进行文件的起草、招投标文件的制作、数据的统计及处理时,都可借助计算机直接形成电子图纸、电子文档表格、多媒体声像资料等电子文件,为电子文件应用于科技档案管理提供了大量的原始资料和素材.其次,随着档案管理办公条件的改善,办公自动化、网络化已经得到普及,这为档案管理部门处理电子文件提供了保障.由此可见,电子文件应用于科技档案管理已成为档案管理工作发展的一个必然趋势.

二、电子文件应用于档案管理的优势

与传统的纸质文件相比,电子文件具有以下优点:

1.省钱.采用电子文件管理档案,只在初次取得文件时需要投入一定的资金,文件取得后,要想得到复件,只需花少量费用进行复制即可,如采用传统的纸质文件对档案进行手工编研,需要很多的经费,从而给单位造成负担.

2.省力.采用电子文件管理档案,可充分利用和发挥计算机、网络等各种现代化办公设备的潜能,使文件的查询、修改、保存、传输等工作更易完成,可大量节省人力、物力.

3.省时.采用电子文件管理档案,可以缩短二次文献信息的加工时间,从而提高档案信息的时效性.

4.高效.采用电子文件管理档案,信息成果可多份拷贝,从而扩大了档案的应用领域,拓宽了服务范围,取得良好的社会效益.

三、我局电子文件的收集、利用及保管

1.电子文件的收集

我局的主要工作职责是长江中游航道的维护管理,辖区内浅险航道较多,加之近年国家加大了对长江航道的治理、增加了对航道基本建设工程的投入力度,因此,在航道维护、航道基本建设和航道整治工程中产生大量的航道底图、招、投标文件和基建工程资料等.在收集工作中,我们注重平时工作中资料的收集,从项目开始时就要求相关部门在工程中严格按档案收集的要求进行资料收集,并经常深入项目工地,指导现场资料员将各个环节的资料分别保管、分布在各施工人员手中的资料集中保管,并要求文字和电子资料同步,在工程验收合格后,向档案部门提供完整的纸质和电子文件档案,从而使档案管理部门可直接获得电子图纸、电子文件、电子图片、电子音、视频文件等.对于原有的纸质文件,我们也在条件允许的情况下利用计算机、扫描仪、数码照像机、数码摄像机等设备,通过文字录入、图纸扫描、拍照、录像等手段,逐步取得原有档案文件的电子版.

2.电子文件的利用

(1)电子文件在工程投标中的应用.随着国家对内河航道整治力度的加大,长江和汉江的整治工程日益增多,我局对外、对内的投标工作也日益频繁.由于内河河流的地理概况、水文、气象和河沙流量的变化都不大,在标书制作中,这些都是可以互相借鉴和引用的.在投标过程中,由于时间紧、任务重,每次都要投入大量的人力和物力,以保证标书的制作质量和投标工作的顺利进行,并获得投标工作的成功,因此,我们平时收集的电子档案在这时就起到了相当大的作用,每次投标,我们都提供了多套电子档案,以便工作人员在原有的投标文件上复制修改,将多个工程的地理环境、施工设备、人员配备等进行互相对比,找出各工程施工中的优势与劣势,去弊存利,加以补充完善,提高了标书的内涵和制作质量,既节省了人力和时间,也增加了中

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