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摘 要：项目档案是公司的重要资产,将数千卷项目档案化整为零融入工程建设管理各环节,与工程质量、进度同步管理,是提高其完整性、准确性的可靠保证,是发挥其“对历史负责,为现实服务,替未来着想”作用的前提.

关 键 词 ：管理体系 预归档 同等表奖 四参加

辽宁蒲石河抽水蓄能电站位于辽宁省宽甸满族自治县境内,装机容量120万千瓦（4*300MW）,东北地区第一座大型抽水蓄能电站,在东北电网发挥削峰、填谷、调频、调相和事故备用,为东北电网的可靠运行提供坚强保障.电站建设过程中,公司通过组建工程档案管理网络,做好日常归档管控等措施,在推动档案与工程同步管理方面取得了较好的效果.

作为业主单位项目档案管理专责,八年来我们在项目档案过程控制方面进行了多方探索,在这里将工作实践和体会写出来和大家一起分享：

1.管理体系健全是做好项目档案管理的必备条件

辽宁蒲石河抽水蓄能有限公司（以下简称“蒲蓄公司”）按照“统一领导,分级管理”的原则,成立了由总经理任组长、总监为副组长,各参建单位项目负责人为成员的档案管理领导小组,负责项目档案工作的领导、组织和协调；在此基础上,组建了由各参建单位专、兼职档案员参与的档案管理网络,实现了档案管理工作对各参建单位和工程各环节的全覆盖.监理和施工单位由项目总工主管档案工作,并设专、兼职档案管理人员.19个参建单位设22位专职档案员.项目档案涉及工程建设的方方面面,贯穿于工程全过程,技术人员对工程建设情况最了解,大量的档案产生于他们手中.因此,各单位选聘80多位技术人员任兼职档案员,共同参与档案管理,带动强化全体参建人员的档案意识,保证档案的完整、准确、系统.

作为项目档案管理的主要责任单位,蒲蓄公司建立了总经理主管,副总经理分管,纪委书记主抓,副总师专业把关,办公室归口管理的档案管理体系.办公室设专职档案员3人,公司各部门均设一名兼职档案员,负责本部门职能范围内形成文件资料的收集、整理和归档工作.

2.制度健全,措施到位,是项目档案在控的保证

2.1建章建制,依法规范管理.

根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》,结合工程实际,制定下发了《辽宁蒲石河抽水蓄能电站项目档案管理办法》、《蒲石河抽水蓄能电站档案管理考核办法》等管理制度.各参建单位制定内部档案管理和奖惩制度,使归档工作“有法可依”,保证归档资料完整、准确、系统,组卷合理有序、规范统一.

2.2强化过程管理,分解任务,将管理落实到日常工作.

第一,实行预归档管理,分解工作任务,提高归档质量.

为减轻工程施工后期竣工资料整理的工作量,实行项目档案年度归档制度,根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》进行整理,实行预归档.公司和监理档案管理人员通过检查年度归档进度,实时掌控施工单位日常归档情况,及时督促整改归档中出现的问题,使归档工作化整为零,很好地实现了档案管理与工程建设同步进行,避免了集中整理竣工资料容易出现的不真实、不系统等问题,保证了工程施工期档案资料的完整、准确和系统,为工程竣工档案的最终验收奠定了基础.

第二,落实档案人员“四参加”制度,从源头管控.

档案部门参加设备开箱、工程计划会和工程竣工验收,参与合同谈判和支付控制,在合同中设立专项条款,明确文件资料的归档时间和归档要求；工程结算和设备最终付款时,必须由档案人员在付款审核单上签字,确认其文件资料已达到归档要求,归档完毕,方可付款,有效控制了档案资料的齐全和完整.

第三,将项目档案管理与工程质量、进度同等表奖.

蒲蓄公司每年工程总结表彰时设档案先进单位奖项,与安全、质量、进度同等表奖,在工程建设史上是一个创新.

2.3强化过程管理,保证项目档案与工程建设同步管理.

作为工程质量、进度管理的一部分,档案管理必须与工程建设同步进行.在“大监理、小业主”的项目管理模式下,充分调动、发挥监理的职能,业主和监理档案管理人员每周深入现场,及时了解文件资料收集整理过程中存在的问题,研究解决办法.每月由监理牵头,根据《蒲石河抽水蓄能电站档案管理考核办法》对各施工单位的项目档案管理情况进行一次综合考核打分,得分结果做为年终评选先进的主要依据.每月定期召开项目档案管理专题会议,并形成会议纪要.对当月检查考核情况进行通报,就存在的问题,提出整改措施,限期整改.以此使各参建单位领导能够及时了解和掌握本单位的项目档案管理现状,加强督导,更好地开展本单位的档案管理工作,切实使档案管理贯穿于项目建设的全过程,并与之同步实施.

3.加强影像资料管理,为电站建设见证历史

根据上级关于利用数码照片资料加强抽水蓄能电站工程质量过程控制的要求,蒲蓄公司自行研发了数码照片管理软件.借助此管理系统,各施工单位按月将收集的数码照片上传,截至目前已收集工程数码照片万余张.

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同时,选聘专业单位协助做好工程施工过程影像资料的收集工作.蒲蓄公司聘请丹东电视台每月到现场采集施工形象面貌的影像资料,并跟踪采集电站工程重大节点和活动的影像资料,指定专人负责日常照片收集和整理工作.

4.强化培训,提高素质,加强档案人