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秘书室100学年度业务绩效及101学年度重点工作
壹,100学年度业务绩效及重点工作
行政议事组
一,主办,协办专案业务
(一)101年2月办理各学院101年新春座谈会共8场次,宣传行政单位各项业务进展并了解各学院对学校的建议事项,增加校内沟通互动机会.
(二)为发掘学校各角落默默做事的基层同仁,办理「寻找兴大阿甘」活动,共获得学校同仁及单位推荐14位候选人,开放全校师生投票,投票结果提送复评委员会参考,经委员会审查,共计得奖有8名(团体奖3名,个人奖5名).
(三)为了解本校行政单位服务满意度,办理「100学年度行政单位服务绩效满意度评量」,由所有行政单位共同讨论实施计画,并经评量委员会讨论後实施.於101年5月对全校师生办理线上调查,并由国际处及校友中心自行对国际生及校友实施调查.各单位针对调查结果提出改善措施,调查报告经评量委员会审查通过,并由委员会评选年度服务绩优行政单位及专业服务绩优单位各二单位.
(四)办理本校兴建「多功能活动中心」意见调查,整理调查结果後,送研发处提案校务会议讨论.
二,例行业务
(一)校务会议,行政会议
100学年度计召开4次校务会议及8次行政会议.
(二)经费稽核委员会,法规委员会,校务基金管理委员会
100学年度经费稽核委员会召开8次会议,稽核各单位经费支用情形.法规委员会召开4次会议,解释各单位所提出之法规执行疑义案.校务基金管理委员会召开3次会议,审议有关校务基金收支,保管及运用事项.
(三)襄助校长审阅各种公文书
1.襄助校长审阅各种公文书及请购案,凭证,申请表单及证明文件,100学年度校长授权代核章之各种公文书件数共6,493件,校长授权代核章之10万元以上请购案,凭证及各类申请表单,证明文件共约有26,224件卷宗(注:每件卷宗约有10-50件).
2.敦促各单位检视检讨分层负责明细表,落实分层负责,不必事事送校长核章,以简化行政程序,提升各项工作办理效率及提供师生与民众便利服务.依101年1月4日第367次行政会议决议,本校经费动支与凭证核销授权单位主管决行额度,由五万元(含)以下提高为十万元(含)以下.100年送校长核章公文比率己由97年平均每月53%降为29%.
媒体公关组
新闻稿发布,对外媒体连络及宣传等.
办理主要平面媒体本校及高教新闻相关剪报,学校首页「兴新闻」专区及脸书【兴新闻】粉丝专页张贴,媒体曝光统计.
本校《兴大简讯》编辑.
编印中英文简介与小摺页.
办理学校简介(DVD)影片拍摄.
办理校庆相关事宜.
本校活动举办通报e化服务系统维护事宜.
本校首页图片(HotSpot)轮播案件审核.
办理本校讨论区校长室,秘书室版维护.
文书组
协助办理台湾中部科学园区产学训协会之收发文,信件处理等作业.
整理惠荪堂B09室库房之个人卷上架存放.
处理公文线上签核使用自然人凭证届期换证工本费相关事宜.
完成99年行政大楼单位现行档案公文之目次表列印及背脊黏贴作业.
办理『电子公文系统』业务:
1.100年4月扩充电子公文系统伺服器与『灾难备援与备份系统』,以提升工作效能.
2.本校推动文书处理及档案管理电子化,100年度节省纸张达9,446,550张,节省经费约1,662,592元.而线上签核比例增加为86%,公文处理速度(平均发文日数)由96年的2.56日,至100年时降为1.92日,公文结案速度也变快(平均存查日数)由96年的6.27日,至100年时降为2.8日.
3.於100.8.10办理电子公文线上签核系统教育训练,共计两梯次(主管课程与承办人课程),主管人员共43人参加,承办人员共69人参加,及举办「公文写作研习」.
校史馆导览共8场.为发挥校史馆功能,成立「推动校史馆业务工作小组」并提案送交第60次校务会议审议,通过由图书馆增设「校史组」负责校史馆业务.
文书组100年度例行性工作绩效
工作统计项目件数工作统计项目件数1.各类表件用印577728.逾期10日以上公文稽催1112.电子收文151269.逾期30日以上公文稽催143.电子发文325710.公文系统设定调整4234.纸本收文932111.-问题谘询17595.纸本发文7309(1)提报至2100客服中心226.归档件数34786(2)已结案227.公文回溯目录建档68029
贰,101学年度重点工作
行政议事组
校务会议及行政会议:预定召开8次行政会议(学期中每月召开一次)及2次校务会(每学期召开一次校务会议),并配合校务发展及行政需要,召开临时会议.
办理经费稽核委员会,法规委员会,校务基金管理委员会议事工作.
行政单位服务绩效满意度评量:101年比照100年的办理模式持续推动,以检视逐年各单位进步及改进情形,以期提升本校行政单位之服务品质.
襄助校长审阅各种公文书及各类请购案,凭证,申请表单及证明文件,并持续敦促各单位落实分层负责,提升行政效率.
文书组
办理校史馆移交作业,已由图书馆接手统筹管理.
协助办理刘道元校长纪念专辑编纂,提供档案应用.
3月22~23日协助教育部於本校惠荪林场办理「文书与档案管理教育研习」,与各校进行经验交流.
教育部於101年5月24日至5月25日假国家教育研究院台中院区,办理101年度教育部暨部属机关学校档案管理教育研习,本校负责「档案编目及整理作业经验分享」,并至研习会场进行Q&,A及实务经验分享.
定期举办公文讲习训练及办理公文时效管考,以期有效提升公文处理时效.5/31举办『公文写作研习』暨业务宣导,邀请海洋技术学院刘贤德主任秘书担任讲座,本次研习人数共145人参与.
持续推动文书处理及档案管理数位化:
1.持续推动电子公文线上签核系统,并依实际使用情形回馈科技公司,加强系统功能.
2.伺服
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