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秘书室100学年度业务绩效及101学年度重点工作

壹,100学年度业务绩效及重点工作

行政议事组

一,主办,协办专案业务

(一)101年2月 各学院101年新春座谈会共8场次,宣传行政单位各项业务进展并了解各学院对学校的建议事项,增加校内沟通互动机会.

(二)为发掘学校各角落默默做事的基层同仁, 「寻找兴大阿甘」活动,共获得学校同仁及单位推荐14位候选人,开放全校师生投票,投票结果提送复评委员会参考,经委员会审查,共计得奖有8名(团体奖3名,个人奖5名).

(三)为了解本校行政单位服务满意度, 「100学年度行政单位服务绩效满意度评量」,由所有行政单位共同讨论实施计画,并经评量委员会讨论後实施.於101年5月对全校师生 线上调查,并由国际处及校友中心自行对国际生及校友实施调查.各单位针对调查结果提出改善措施,调查报告经评量委员会审查通过,并由委员会评选年度服务绩优行政单位及专业服务绩优单位各二单位.

(四) 本校兴建「多功能活动中心」意见调查,整理调查结果後,送研发处提案校务会议讨论.

二,例行业务

(一)校务会议,行政会议

100学年度计召开4次校务会议及8次行政会议.

(二)经费稽核委员会,法规委员会,校务基金管理委员会

100学年度经费稽核委员会召开8次会议,稽核各单位经费支用情形.法规委员会召开4次会议,解释各单位所提出之法规执行疑义案.校务基金管理委员会召开3次会议,审议有关校务基金收支,保管及运用事项.

(三)襄助校长审阅各种公文书

1.襄助校长审阅各种公文书及请购案,凭证,申请表单及证明文件,100学年度校长授权代核章之各种公文书件数共6,493件,校长授权代核章之10万元以上请购案,凭证及各类申请表单,证明文件共约有26,224件卷宗(注:每件卷宗约有10-50件).

2.敦促各单位检视检讨分层负责明细表,落实分层负责,不必事事送校长核章,以简化行政程序,提升各项工作 效率及提供师生与民众便利服务.依101年1月4日第367次行政会议决议,本校经费动支与凭证核销授权单位主管决行额度,由五万元(含)以下提高为十万元(含)以下.100年送校长核章公文比率己由97年平均每月53%降为29%.

媒体公关组

新闻稿发布,对外媒体连络及宣传等.

主要平面媒体本校及高教新闻相关剪报,学校首页「兴新闻」专区及脸书【兴新闻】粉丝专页张贴,媒体曝光统计.

本校《兴大简讯》编辑.

编印中英文简介与小摺页.

学校简介(DVD)影片拍摄.

校庆相关事宜.

本校活动举办通报e化服务系统维护事宜.

本校首页图片(HotSpot)轮播案件审核.

本校讨论区校长室,秘书室版维护.

文书组

协助 台湾中部科学园区产学训协会之收发文,信件处理等作业.

整理惠荪堂B09室库房之个人卷上架存放.

处理公文线上签核使用自然人凭证届期换证工本费相关事宜.

完成99年行政大楼单位现行档案公文之目次表列印及背脊黏贴作业.

『电子公文系统』业务:

1.100年4月扩充电子公文系统伺服器与『灾难备援与备份系统』,以提升工作效能.

2.本校推动文书处理及档案管理电子化,100年度节省纸张达9,446,550张,节省经费约1,662,592元.而线上签核比例增加为86%,公文处理速度(平均发文日数)由96年的2.56日,至100年时降为1.92日,公文结案速度也变快(平均存查日数)由96年的6.27日,至100年时降为2.8日.

3.於100.8.10 电子公文线上签核系统教育训练,共计两梯次(主管课程与承办人课程),主管人员共43人参加,承办人员共69人参加,及举办「公文写作研习」.

校史馆导览共8场.为发挥校史馆功能,成立「推动校史馆业务工作小组」并提案送交第60次校务会议审议,通过由图书馆增设「校史组」负责校史馆业务.

文书组100年度例行性工作绩效

工作统计项目件数工作统计项目件数1.各类表件用印577728.逾期10日以上公文稽催1112.电子收文151269.逾期30日以上公文稽催143.电子发文325710.公文系统设定调整4234.纸本收文932111.-问题谘询17595.纸本发文7309(1)提报至2100客服中心226.归档件数34786(2)已结案227.公文回溯目录建档68029

贰,101学年度重点工作

行政议事组

校务会议及行政会议:预定召开8次行政会议(学期中每月召开一次)及2次校务会(每学期召开一次校务会议),并配合校务发展及行政需要,召开临时会议.

经费稽核委员会,法规委员会,校务基金管理委员会议事工作.

行政单位服务绩效满意度评量:101年比照100年的 模式持续推动,以检视逐年各单位进步及改进情形,以期提升本校行政单位之服务品质.

襄助校长审阅各种公文书及各类请购案,凭证,申请表单及证明文件,并持续敦促各单位落实分层负责,提升行政效率.

文书组

校史馆移交作业,已由图书馆接手统筹管理.

协助 刘道元校长纪念专辑编纂,提供档案应用.

3月22~23日协助教育部於本校惠荪林场 「文书与档案管理教育研习」,与各校进行经验交流.

教育部於101年5月24日至5月25日假国家教育研究院台中院区, 101年度教育部暨部属机关学校档案管理教育研习,本校负责「档案编目及整理作业经验分享」,并至研习会场进行Q&,A及实务经验分享.

定期举办公文讲习训练及 公文时效管考,以期有效提升公文处理时效.5/31举办『公文写作研习』暨业务宣导,邀请海洋技术学院刘贤德主任秘书担任讲座,本次研习人数共145人参与.

持续推动文书处理及档案管理数位化:

1.持续推动电子公文线上签核系统,并依实际使用情形回馈科技公司,加强系统功能.

2.伺服

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器维护与管理:确保公文系统伺服器正常运作.

3.持续 公文回溯建档:将90年以前的公文档案全面回溯建档与扫瞄,提供同仁线上调卷作业,提升行政效率.

参,宣导事项

新闻采访通知作业流程

校园刊物

校园活动通报e化服务系统

教师学术成就通报:教师发表的国际优良论文若能在刊登当时同步召开记者会或发布新闻,有助本校正面形象提升.

(一)通报时机:老师即将有研究论文发表於国际顶尖期刊或在相关领域有杰出研究成果时,请於当月与本组连系

(二)提供资料:论文首页(含作者,机构,约略刊登时间)及简单lay-term中文摘 要等.

(三)联络人:媒体公关组林佳仪(分机604)

教务处100学年度业务绩效及101学年度重点工作

壹,组织概况

教务处设学生学籍成绩,课程,招教师教学精进专业发展补助积极推动跨领域1+1>,2竞争力

100学年度规划新增7个学分学程:「云端计算与服务学程电子商务管理(英文学分)学程电子商务科技与应用(英文学分)学程(英文学分),(英文学分),产品管理(英文学分)学程

7.英语学位学制班别访视获「极力推荐」

「国际农学硕士学位学程」100年6月,接受教育部「100年度大学全英语学位学制班别访视」,获得「极力推荐」的最高等级评价.并获教育部高教司审核「补助大学校院精进全英语学位学制计划」100年12月7日通过300万元经费补助.

8.台湾综合大学系统-教务合作

(1)台湾综合大学系统共同举办100学年度新进教师专业知能研讨会,累计至100学年度共443人参加.

(2) 台湾综合大学系统「生命科学」教师研习营,强化教师专业课程的教学技巧交流,进而提升学生专业能力与职场竞争力.

(3)签订台湾综合大学系统跨校选课合作协议书签约互相承认且免缴学分费(大学部).

9.往下紮根辅导101名194名

(1)100年远距教学业务执行成果,计有同步与非同步远距教学共22门.

(2)点名系统建置:以学生证之RFID技术搭配点名系统设备来替代教师传统式点名方式,100年建置各学院1间共7间.

(3)教材数位化-充实校内数位化教学资源:100年度共协助校内教师制作8门数位教材,供学生进行课後学习.

11.建置课程学习地图:

()建立流程标准化:

教育目标与核心能力建立

核心能力定义与检核表

课程与核心能力权重

课程大纲填写

推荐专业领域与职涯课程

除让学生有更丰富的资讯可以进行自主规划,更有利执行学生学习成效检核体系.

() 蒐集全国计算方式,并邀请相关系所教师,学习成效推动小组与学习成效委员会,研拟本校核心能力得分计算公式,完成正式课程核心能力计算与相关统计图表开发.

() 将填写课程大纲的操作介面简化,让画面更直觉简单.并提供各系单科列印与全系列印功能.

(二)101年度重点工作

1.确保学生学习成效-「以学生为本位」,「以学生学习成效为导向」

(1)建立学生学习成效检核机制:与计资中心共同整合校务系统内学生修课成绩与核心能力,制订核心能力检核公式及提供统计相关佐证资料,以利各系所实施学生学习成效检核机制.TA配置:(通识课程)每班配置一位TA,TA由分配至各系之教育学习助学金支付.

(2)深化弱势学生学习辅导:调增不同管道招生名额,统计所有不同管道入学之学生,尤其弱势学生之成绩表现,配合辅导机制予以追踪并提升成效.

3.台湾综合大学系统-教务合作

(1)开办通识巡回讲座,夏日大学.

(2)举办教学改进研讨会(由基础学科开始).

(3)基础学科菁英竞试.

(4)联合招生(由运动绩优开始).

(5)虚拟大学(配合课程地图之开放性课程汇整等).

4.教育往下紮根-策略联盟高中

(1)建立与高中互动平台:

以教务处招生组专人作为与高中互动之窗口.

针对高中生需求,制作高中生专区网页,提供相关的资料及活动资讯.

(2)平面与多媒体之宣传,全面更新网页,整合资讯协助校院系介绍,专题演讲,导师研习,科展,资优班等.

(3)现阶段推行成果:

101年6月2日举办「兴中会」与台中一中,国立大里高中等29所中彰投云林等地区高中职校签订策略联盟协议,加强互惠交流.

完成「未来学生专区」网站建置,提供各学制,各种入学管道资讯,并整合营队活动及暑期实验计画资讯,供校内外人士快速查阅入学相关讯息.

7月~8月开办二梯次「高中生暑期参与实验室研究计画」,开课单位含法律系在内共19个实验室(研究中心),提供高中生提早参与专题研究机会.

5.强化教务行政E化服务:

(1)推行书面审查电子化:配合教育部试办推行大学甄选入学个人申请招生管道书面审查电子化,预计102学年度起试办.

(2)毕业生离校作业全面E化:全面采用电脑化作业,提升整体的行政作业效率,减少毕业生奔波於各单位 离校时程.

(3)增置自动缴费机系统:成绩单及其他证明文件直接列印出,并统一文件格式.

(4)

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