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关于档案馆相关论文范例,与文答辩工作进度安排表相关毕业论文开题报告
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为政府机关公文流转和办理事务的重要形式.由于电子文件比纸质文件的传递更为迅速与便捷,因此电子文件正逐步取代传统的纸质文件,并在机关公文形成与办理过程中尤显其独特的优势,由于电子邮件在处理事务上有着比常规的信件传递和事务办理更加迅速的特点,因此电子邮件在机关事务处理上也越来越广泛地得到应用.大量的电子公文和电子文件,使机关办事效率得到提高的同时,也使档案材料的载体形式发生了根本性的变化,但作为记录公务活动重要记载的档案材料,十分有必要现在就把电子公文和电子邮件纳入收集整理的范围.政务网的连接,为电子文件与电子邮件的传输与接收的实时化提供了快速便捷的平台,这一平台使电子公文或电子邮件能够迅速地实现实时传递和采集.依托政务网以及电子文件的广泛应用,将进一步推动电子文件中心的建设.
随着政府信息的公开,公众对政务信息的需求日益上涨,这也促使了政府机关应该及时向公众公开政务信息,而建设一个兼有公众服务性能的电子文件中心,已经势在必行.
根据国家档案局档案信息化规划实施的档案数字化建设,在推进馆藏档案的数字化进程同时,也为电子文件的利用提供了便捷的条件.这一条件的实现也使档案查阅方式得以根本性的改变,尤其是可以向群众提供远程查阅,不再需要到档案馆实地调阅档案.电子文件以其全新的载体条件,可以使档案利用方式和档案利用的效率得到革命性的改变.
综上所述,我们可以预见电子文件中心的建设,可以使正在运行的政务平台发挥更大的作用,可以使已经广泛使用的电子公文与电子邮件得到有效收集与整理,可以使群众查阅政府公开信息更加便捷,也可以改变传统的档案信息查阅方式实现远程查档,更可以推进档案信息化建设.
三、电子文件中心建设的可能性与必要性
建设区级电子文件中心究竟是否可行根据以OA系统为支撑的办公自动化在松江区实施与推广情况,以及松江档案馆目前档案数据库建设现状看,建立电子文件中心不仅可行,而且必要.
首先,档案数字化进程为电子文件中心的建立奠定了数据库基础.按目前松江档案馆馆藏档案的数字化情况看,现有的档案目录数据,全文数据,声像数据库和已经接收的电子文件数据现状,已经初步具备了建立综合数据库的条件,为建设电子文件中心这个虚拟档案馆的打好了基础,足以使电子文件中心结构合理,数量充足,成分充实.
其次,电子文件形成的特点,采用键盘,扫描,语音,手写等多元录入方式,使电子文件得到广泛的应用(比如,重要会议,重大活动中的领导讲话就不必再根据录音整理印发,而可直接转换成语音文件归档和调用),另外,电子文件传输和接收的便捷,使电子文件中心数据库的日渐扩展成为可能.目前,已经实现办公自动化的机关,大多依靠OA系统的支持,在局域网或政务网上完成公文的制作,流转,办理和办结过程,而没有实现办公自动化的单位,也全部采用计算机录入和制作公文,这些公文可以随时以下载电子文件移交的方式或者通过网络传输的形式上传到电子文件中心,更使电子文件中心数据库的扩大提供便利.
第三,随着电子公文应用范围的不断扩大,国家档案局,国家质量技术监督局,对电子文件归档与管理,电子光盘存储等制订了相应的规定与标准,电子文件格式标准也逐渐统一(如计算机内码国标GB/T2312—80《信息交换用汉字编码字符集》),一批以"GB/T"为序号的数据源,信息技术,计算机软件,CAD文件管理,档案着录规则以及字符集等国家标准已经制定和实施.这些国家标准的制订,不仅为电子公文的应用设定了规矩,也为电子文件中心的建设确定了规范,这对电子文件中心的建设应该是一个很大的技术层面上的保障.
同时,电子文件中心的海量存储,为虚拟档案馆提供了无限的存储空间,电子文件中心的远程利用,也扩展了实体档案馆的利用渠道.
就电子文件中心建设的必要性而言,电子文件作为机关公文的一种形式,必须加强管理.通过电子文件中心的建设,及时,即时地采集各政府机关形成的电子文件和公务活动中形成的电子邮件,是办公自动化实行以后加强机关公文管理的一项重要举措.
电子文件和电子邮件不同于传统的纸质文件,它具有自己独特的特性,这些特性主要表现在:电子文件的数字化信息形态,电子文件对设备和标准的依赖性,电子文件信息与载体的相分离性,电子文件的易改性,信息共享性和不安全性,电子文件的多媒体集成性等.尽管这些特性使电子文件不能像纸质档案那样保管,但电子文件也具备非实体归档的可能性.正是这个可能性,给电子文件的归档提供了前提,而且使电子文件可以实行逻辑归档(借助网络的分散存储)和物理存储归档(集中归档于电子文件中心的数据库),也由于电子文件的这些特性,使电子文件中心可以突破传统档案储存必须的规模宏大的库房空间要求,而可以借助一定的储存设备实现"海量储存".
利用电子文件信息与载体的分离性,只要对存储的电子文件数据库进行足够的安全防护,就可以使电子文件接收和利用时得到安全保证,也使电子文件的利用更加便捷.而电子文件信息共享性,为政务信息及时公开提供了有利条件,可以使需要查阅的群众及时了解政府公开信息,有利于群众应用知情权,监督权,推进透明政府,服务政府,法制政府的建设.
但是,电子文件的特性也决定了必须及时把公务活动产生的大量信息收集,整理,归档.因为电子文件信息与载体的分离性,电子文件的可更改性,使文件的真实性,原始性受到挑战.而电子文件的易消失性,使无形存在的信息所依托的存储介质可能受到外部因素的影响而损坏,丢失,失真,不及时收集,整理,归档政务活动中产生的大量电子文件与电子邮件,就有可能使运用计算机和网络形成的政府公文失之交臂而造成不必要的损失.而电子文件中心利用网络技术及时采集电子文件,可以有效防止这样的情况发生,能够在保证政务信息安全,完整中发挥作用.
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四、电子文件中心的框架与结构
构想中的电子文件中心,应该以实体档案数字化为基础,以大量产生的电子文件与电子邮件为新数据源,以完整采集机关电子文件和电子邮件为要求,以数字化档案和电子文件利用为目的,安全保管与储存公务活动形成的数字化信息的虚拟档案馆.电子文件接收,采集,存储和利用是虚拟档案馆的核心.其基本框架结构如下图所示:
为了确保电子文件中心数据库安全和及时有效地提供利用,应该由电子文件中心要求各政府机关采用规定的数据格式制作电子文件或向电子文件中心传输,移交符合规定数据格式的电子文件以及其他数字化资料.根据国家档案局,国家质量技术监督局规定,下列数据格式应该作为电子文件中心所有数据和软件支持系统的统一标准:
电子文件数据格式:Word,txt.,xml.,pdf.
数字化声像资料格式:pdf.,tiff.,jpeg.,mpeg(比特率4mb/s以上)
图表格式:Execl
软件支持系统:WODR97以上
五、电子文件中心的维护和安全保障
鉴于电子文件形成和移交接收,储存保管,对外利用不同于传统的纸质档案的特点,电子文件中心必须建立比实体档案馆更为严格的管理制度,如电子文件形成与移交接收规定,数据库管理制度,电子文件利用规定等,同时,应建立对电子文件中心数据库及其所依赖的设备,软件定期维护规范,如硬件设备维护,软件维护,数据库维护等规范与制度.为了使电子文件中心数据库得到安全保障,应建立备份(异地,双套备份)制度,并对运行中的电子文件中心数据库设立防火墙(接收与采集应设置防火墙,对外提供利用也应建立另一套防火墙,以确保数据的安全.所有制度与规范的建立,目的就是保证电子档案的原始性,真实性,完整性,防止电子文件归档或利用时带入病毒文件,损害甚至破坏数据库.
根据目前的计算机与网络技
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