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写卷内目录

(三)卷内备考表的编制

卷内备考表要标明案卷内文件材料的件数,页数,文件重复使用的前后编制关系以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题.卷内备考表排列在案卷内文件材料的尾页之后.

1,卷内备考表要标明卷内文件的件数,页数,不同载体文件的数量.例如:本卷共8件,71页.其中文字材料65页,照片5张,附图1张,

2,说明组卷情况,如立卷人,检查人,立卷时间等,

3,卷内备考表排列在卷内文件之后,

4,互见号,应填写反映同一内容形式不同且另行保管的档案号,并应注明其载体形式.

为保证卷内文件完整,系统与安全,便于利用,便于管理,便于确切统计卷内文件材料的数量,页号的编写均以有书写内容的页面编写页号.

注意:立卷人和检查人签字应该手写或盖章,不得打印.

(四)案卷封面的编制.

1,档号:由档案分类号和案卷顺序号联合组成,中间用"—"隔开,如分类号15.1.1.01,案卷号为1,档案号则为15.1.1.01–1.

2,案卷题名:是立卷人给案卷拟定的标题,标题应简明,准确地揭示卷内文件材料的内容.其结构一般由三个部分构成:一是工程项目名称,工程项目名称由三部分构成一是单项工程名称(XX年度工程或单位工程名称)太长时可根据情况略写.二是工程阶段或部位名称特征,如工程设计阶段的材料(阶段特征),某专业的文件材料(专业特征)等等.三是文件材料的名称特征,如批复,图纸,计算书等.

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3,立卷单位:填写编制该案卷的单位全称或规范性简称.如"通榆河北延送水工程建设管理局".

4,起止日期:填写案卷内文件材料形成的起止日期.

5,保管期限:分为永久,长期,短期三种.

6,密级:依据保密规定,填写卷内文件材料的最高密级,一般暂不填写.

软卷皮封面一:

软卷皮封面二:

卷盒封面一:

卷盒封面二:

(五)案卷脊背的编制.

案卷脊背应填写档号和案卷题名."档号"栏的填写,是采用将档号和保管期限两者结合起来贴标签的方式予以解决.标签为白纸,共分四格,分别填写全宗号,目录号,分类号,案卷顺序号.标签上格子线条的颜色来区分案卷的不同保管期限,红线条代表永久,黄线条代表长期,蓝线条代表短期.

卷脊标签式样:

全宗号和目录号暂不填写,分类号是根据档案分类方案所给定的类别号.用阿拉伯数字标识,不同级位的类别之间用间隔符"·"分开,案卷顺序号是指项目档案按一定顺序排列的流水号.

永久为红色

长期为黄色

短期为蓝色

举例:卷脊:

九,案卷装订要求.

(一)文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式,图纸可不装订.但同一项目采用形式应一致.

(二)案卷内不应有金属物.

(三)单份文件装订时,应在卷内文件首页上方加盖,填写档号章.档号章内容有:档号,序号,式样如图所示(单位:mm):

(四)外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序,文号及装订形式.

(五)卷皮,卷内表格规格及制成材料.

1,卷皮一般采用卷盒,卷夹两种.其外表规格为310×220毫米,厚度分别为10毫米,20毫米,30毫米,40毫米,50毫米,用牛皮纸板双裱压制.

2,案卷内封面,卷内目录,备考表尺寸为297×210毫米.

3,卷盒和卷内表格字迹要清晰端正.

(六)声像材料整理时应附文字说明,对事由,时间,地点,人物,作者等内容进行着录.

(七)归档要求.

1,建设管理单位各机构,各施工承包单位,监理单位应在建设项目完成后整理,编目所形成的项目文件,按合同协议规定的要求提交建设管理单位档案管理机构归档.

2,根据基本建设程序和项目特点,归档可以按阶段分期进行,也可以在单项(单位)工程完成后与竣工验收文件一并归档.

3,归档文件必须完整,成套,系统.

(1)必须和反映建设项目的规划,设计,施工,监理及竣工验收的全过程,

(2)必须真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况,图物相符,技术数据可靠,签字手续完备,

(3)文件字迹材料及载体质量应符合档案管理要求.

(八)参加建设项目的勘察,设计,施工及监理单位需要向其本单位归档的文件,应按国家有关规定和要求单独立卷归档.

(九)外文资料应将题名,卷内章节目录译成中文,与原文一起归档.

十,项目档案整理要求.建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家,省有关规定,并按档案管理"谁形成,谁收集,谁整理"的要求,由文件形成单位(建设,勘察,设计,施工及监理等)进行整理.

十一,案卷必须符合国家《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000)及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)的要求,归档图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》(GB/T10609.3-1989)要求统一折叠,财务档案整理质量应符合《会计档案管理办法》(财会[1998]32号)的要求,照片档案整理质量应符合《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)的要求.

十二,项目档案的整理.建设单位负责进行或组织对全部归档项目档案的汇总整理.

十三,排架即将分类立卷编号后形成档案排列到档案架上,以便检寻和管理和利用,按照柜架的排列秩序自左向右,自上而下地排列上架.

十四,工程建设项目档案案卷卷皮一般采用软卷皮装订后再装盒的形式.卷盒的表面尺寸为300mm×220mm,厚度尺寸分别为20,30,40,50,60mm五种.软卷皮的外表面尺寸为297mm×210mm,厚度可根据卷内文件材料厚度调整,但不宜超过40mm.卷盒,软卷皮应根据实际情况和规范要求在江苏省档案局购买.

十五,卷内目录,卷内备考表的规格统详见《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000).

十六,档案的移交应履行手续,并按以下原则进行:

1,各参建单位负责各自职能范围内档案资料的收集,整理和归档工作.施工,监理单位在工程完工后将整理好的档案资料移交到建设单位,由建设单位统一汇总.

2,各参建单位收集3套档案资料,即一套交主管单位,一套交建设单位,另一套移交管理单位.

3,在办理项目档案移交手续时,应填写科技档案档案交接文据.交接双方应认真核对目录与实物,并经本人签字,加盖单位公章确认.

第五讲档案接收后的管理(10分)

一,档案保管,统计(2分).

(一)档案柜架标识清楚,排列整齐,间距合理,馆(室)藏档案种类,数量清楚(要有档案台帐,交接单,报表等).

(二)定期对档案管理状况进行检查,档案库房达到"八防"要求.(检查工作记录和库房观测记录).

二,档案利用.(3分)

(一)有2种以上检索工具(如案卷目录和卷内目录)(1分)

(二)开展多种形式的档案利用工作,且取得一定效果.(提供利用情况及利用效果反馈记录)(1分)

(三)编有工程项目简介,工程建设大事记,专题介绍.(1分)

三,档案信息化.(5分)

(一)配有档案管理软件.(1分)

(二)建有档案案卷级目录和文件级目录数据库.(1分)

(三)开展了综合管理性文件和竣工图进行全文数字化.(1分)

第六讲项目档案的验收

一,项目档案验收应根据《国家档案局,国家发展和改革委员会关于印发<,重大建设项目档案验收办法>,的通知》(档发[2006]2号),《省档案局,省发展和改革委员会关于印发<,江苏省重大建设项目档案验收办法>,的通知》(苏档发[2007]27号)和水利部《关于印发水利工程建设项目档案验收管理办法的通知》(水办[2016]336号),对项目档案的完整性,准确性和系统性进行评价.

二,项目档案验收申请报告的主要内容:

(一)项目建设及项目档案管理概况,

(二)项目档案工作的管理体制和保证项目档案的完整,准确,系统所采取的控制措施,

(三)项目文件材料的形成,收集,整理与归档情况,竣工图的编制情况及质量状况,

(四)项目档案信息化管理情况,

(五)项目档案安全保管情况,

(六)档案在项目建设,管理,试运行中的作用,

软件学院软件工程领域参考属性评定
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