谈谈如何加强会计电算化的内部控制制度

内部控制包括内部治理控制和内部控制。会计电算化的内部控制则是内部会计控制的特殊形式。最近，财政部颁布了《内部会计控制规范——基本规范（试行）》，并指出：“信息技术控制要求运用电子信息技术手段建立内部会计控制系统，减少和消除人为操纵因素，确保内部会计控制的有效实施”。随着IT技术特别是以Internet为代表的技术的和运用，会计电算化进一步向深层次发展，这些变革无疑给带来了巨大的效益，但同时也给内部控制带来了新的和挑战。

一、会计电算化给内部控制提出了新的要求

1、确保原始数据操纵的正确度，是会计电算化对内部控制提出的新要求之一。在电算化会计中，电子机输出的数据是在程序控制之下，对输进的数据源自动进行加工处理，并储存于磁性介质上。所有记帐、及编制会计报表等工作均在计算机程序的控制下自动进行。然而，电脑中的原始数据必须是由人工事先进行审核和输进计算机的，一旦原始数据在输进中发生错误，计算机无法识别，只会将错就错地进行各种计算工作。因而自动处理数据的正确性，完全依靠于原始数据输进的正确性，正由于会计电算化的这一固有弱点，所以对内部控制提出了一些新的具体要求：一切数据的处理和过程都必须规范化，并保持正确性和相对的稳定性，这样才能保证会计信息质量的真实性、完整性和正确性。
2、控制操纵职员的职能，是会计电算化对内部控制提出的新要求之二。授权、批准控制是一种常见的、基础的内部控制。在手工会计系统中，对于一项业务的每个环节都要经过某些具有相应权限职员的审核和签章。但会计电算化后，职能划分发生了巨大的变化。由于业务处理全部都是以电算化系统为主，因而电算化功能和知识的高度集中导致了职责的集中，特别是会计职员的职能开始从核算型向治理型转移。某些职员既可从事数据的输进，又可负责数据的输出和报送。因此，假如不加强内部控制，就会使某些计算机操纵职员直接对使用中的程序和数据库进行修改，操纵处理结果，从而加大了出现错误和舞弊的风险。
3、避免会计档案无纸化和电脑操纵无形化带来的风险，是会计电算化对内部控制提出的新要求之三。在手工方式下，信息以帐、证、表等形式存储在不同的纸质上，增、删、修改了的会计凭证或会算帐册都可以从各自的字迹和印章上分清责任。但实行了电算化会计后，有形记录较传统手工会计系统大为减少，凭证、经济业务事项的说明和帐簿等大多要依靠计算机方可录进、阅读或查询。实行了会计电算化后，数据的载体不同了。信息来源于数据和程序，并且从一开始就存储在各种磁性介质上。有些业务或处理结果可能不被打印出来，只有依靠电子计算机才能阅读这些数据。假如缺乏适当的内控，那么未经批准擅自改动数据的可能性就明显增大，而且数据改动后能不留下任何痕迹。电磁介质也易受损坏，且有丢失或毁损的危险。所以会计电算化对会计档案治理形式提出了更高的要求。不仅要保存纸介质会计核算资料，而且要保存、保管好以磁性介质方式存储的各种会计数据和计算机程序，以及系统开发运行中编制的各种文档和其他会计资料。

二、加强会计电算化条件下的内控制度

严格的内控制度是会计电算化信息真实可靠的保证。内部控制制度要求处理同一笔经济业务的职员既要相互联系，又要相互制约。此外，严格的内控制度有助于防止违法行为的发生。国内外会计电算化的实践表明，计算机本身处理出错几乎为零，但人为造成出错和舞弊的现象有增无减，而且一旦出现舞弊，损失巨大。因此，制定严格的内控制度是非常有必要的。就我国开展会计电算化的现状来看，大部分还停留在一般应用水平上。人们对于职员职责分工，数据备份和保管，软硬件使用和维护等方面的重要性往往熟悉不足。因此，强化内控治理，进步电算化的治理水平是建立企业制度的内在要求，也是进步企业竞争能力的重要途径。