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[摘 要 ]随着电子信息技术与互联网的飞速发展,传统的会计核算难以做到信息资源的及时共享,会计电算化已经逐步融入现今企业的信息管理系统之中并且对它提出了更高的要求.建立符合现代企业发展要求的新型财务体系变得越来越刻不容缓.本文就会计电算化问题谈谈几点体会.
[关 键 词 ]会计 电算化 应用
一、做好会计管理基础工作
管理基础主要指有一套比较全面、规范的管理制度和方法,以及较完整的规范化的数据；会计基础工作主要指会计制度是否健全,核算规程是否规范,基础数据是否准确、完整等,这是搞好电算化工作的重要保证.因为计算机处理会计业务,必须是事先设置好的处理方法,因而要求会计数据输入、业务处理及有关制度都必须规范化、标准化,才能使电算化会计信息系统顺利进行.
二、科目设置中应注意的问题
建账时要将收集到的会计科目加入软件系统,建立账务系统的会计科目体系.一般在建立账套的同时,电算化软件会根据你所选择的单位性质,按照会计规则默认安装一套会计科目.这些会计科目大都是总账科目,一般会满足单位的需要,不用再自行手工建立,但是各单位的会计核算的区别较大,明细科目还需要自己根据本单位会计核算的需要分别建立.在电算化账务系统中除了像手工账务一样要使用会计科目外,还要为每一个会计科目加入一个编码,另外还需要注意科目的性质、余额的方向,需要辅助核算的科目还要进行辅助核算方面的设置.在设定会计科目时需要重点注意以下问题：
(一)科目的设置要规范.财政部已制定的各行业会计制度中都系统地给出了总账科目及少量二级科目的名称和科目编码.在设定总账科目编码时必须符合财政部门制定的会计制度中的有关规定,设立明细科目编码除会计制度有规定的以外,应该按上级主管部门和本单位的管理要求设定,以保证科目代码的规范系统性和统一性.
(二)科目的设置要简洁.在满足管理要求和适合计算机处理的前提下,力求代码简单明了、位数越短越好,既便于记忆又能提高录入凭证的速度,应当避免那些冗长而又无用的科目影响日常工作的效率.
(三)科目设置中应该考虑到业务的发展和会计核算的进步,注意科目的扩展性.会计科目体系一经设定,其代码结构就无法改变.修改结构只能通过重新建账实现,而重新建账将丢失已输入的所有初始化数据和已输入的凭证资料.因此在设计代码时一定要充分考虑各方面的要求.确定某一级明细科目的代码长度通常是以上级科目中所含明细科目最大可能达到的个数来确定的,例如,假设“应收账款”通常以客户或单位为来设置明细科目,明细科目的数量不同单位差异很大,少则几十个,多则成百上千,两位码长难以满足要求,要增至三位甚至更长,由于同级科目必须使用等长的科目编码,其他二级科目也要使用三位或更长的科目编码先按客户所属地区分类,设置二级明细.如果设定的分段代码位数较长而绝大多数上级科目所包含的明细科目个数不多时,其他科目的凭证输入速度势必会受到影响.为了解决这一矛盾,像这样的科目在设置中便需要一些技巧,一般的会计软件会提供一定的辅助核算的功能,可以将这类科目的辅助核算的性质设置为“往来核算”,将往来单位作为辅助核算的明细项进行核算,这样既减少了明细科目的设置,又增加了往来核算的明晰性与灵活性.
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三、初始数据的录入工作中应注意的问题
完成科目设置的工作后,即可将各科目余额输入系统,根据系统启用的月份不同,原始数据的录入也有区别.账务系统在一月份启用时只需输入上年余额即可,上年余额既是年初余额又是一月份的期初余额.
如果账务系统在其他月份启用,除需要输入启用月份余额外,还必须输入年初余额和一月到启用账务系统之前各月的累计发生额,这是为会计报表所准备的数据,如不输入累计发生额,由于会计数据缺乏连续性,在以后的查询及报表中如需要全年累计发生额,系统将无法提供正确的数据.但是仅仅是录入各月份的发生额,再查询以前月份的账户的明细时,还是不能得到结果,为了解决这个问题可以采用两种方法：一种方法是如果单位的业务量小,凭证的数量较少,可以采取手工录入追加凭证的方法；另一种方法适用于更换财务软件的单位,与软件公司的人员协商,使用特定的软件,将过去使用的软件的数据转出来,再导入到新的软件系统中,这样做可能会存在一定的风险,丢失某些数据.总之,在会计年度中间实施会计电算化,数据的初始所涉及的问题较多,应尽量在会计年度的开始或者是结尾,来更换财务软件.
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初始余额发生额数据录入完成以后,软件会自动地核对总账与明细账之间、借贷双方之间、总账与辅助核算之间的平衡关系,但是对这个步骤不要掉以轻心,急于进行日常的工作,应该将录入的数据与手工账之间进行仔细核对,确认二者之间无误后再进行日常的操作.原因是大多数软件在录入凭证后,初始的余额便无法改动,当使用一段时间后再发现初始的数据有错误,便没有办法改动,只能用调整凭证进行调整,或者是作废掉该账套重新再建立一账套,重新初始化.
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四、报表初始化的过程中应注意的问题
会计报表是会计工作流程中的最后一个环节,在会计软件中通常都预置了通用的会计报表,但除通用会计报表外,单位一定还需要其他报表,这些报表是无法预置的,需要重新设定.报表通常由表标题、表头、表体、表尾四部分组成,其中表体的设置是关键所在.表体中有两类数据,一类是固定的表项目,另一类是变动的数值性数据.数值性数据须设置取数公式,从账薄、其他报表中取来,随账薄中的数据变化而变化.但是取数公式的格式在不同的会计软件产品中各不相同,必须参考会计软件所属的用户操作手册.在定义报表的过程中,需要用到
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与一般的报表相比较,现金流量表的制作相对困难了一些.对于现金流量表的具体制作,不同的软件提供了不同的方法,各种方法之间的差别也比较大,我们在这里简单地总结一下,大致可以分为两种方式：第一种是在制作凭证的同时将涉及现金流的分录,归纳到不同的现金流项目中去；另一种方法是事后调整,制作凭证的时候不进行归类,等到会计期末,再由专门的制表人统一进行调整制作.这两种方式各有利弊,第一种方式直截了当,做完凭证后随时可以得到现金流量表,但是对于凭证的制作人员的要求较高,凭证制作人员应熟悉现金流量表的制作.第二种方式对于凭证制作人员的要求较低,但是将工作量积攒到会计期末,制表人员的工作量较大,修改相应凭证后,制表人还得重新进行调整.单位可以根据自己的实际情况来选择适合的方式.
五、加强会计信息系统的安全与保密
财务上的数据往往是企业的绝对秘密,在很大程度上关系着企业的生存与发展.对于重要的计算机系统应加电磁屏蔽,以防止电磁辐射和干扰.制定计算机机房管理规定,制定机房防火、防水、防盗、防鼠的措施,以及突发事件的应急对策等.
必要的内部控制.在电脑网络环境下,某些内部人员的恶意行为及工作人员的无意行为都可能造成会计信息的不安全性,因此建立内部控制制度是必要的.第一,实行用户权限分级授权管理,建立网络环境下的会计信息岗位责任.第二,建立健全对病毒、电脑黑客的安全防范措施.第三,建立会计信息资料的备份制度,对重要的会计信息资料要实行多级备份.
总之,会计电算化的工作是一项技术性较强的,涉及方面较广泛的,内容较复杂的工作.只有在会计电算化的初始工作中注意上面所提到的问题,高质量地完成工作,才能避免在今后的工作中走不必要的弯路.
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