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摘 要 ：通过几年农场档案管理工作的实践,全方位地了解了档案管理工作的重要性、档案管理人员应该具备的职业素养,看到日后管理档案工作的发展方向.虽然,目前工作中还有很多问题,但这些正是农场档案管理工作努力的方向,它促使我们的工作不断地思索,不断地进步.
关 键 词 ：农场工作；档案管理
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下面谈谈自己对档案管理工作的认识和体会.
一、规范化、科学化的档案管理,是企业必须做好的一项基础性工作,也是成为一流企业的一项重要保障.当今世界已进入知识经济和信息时代, 档案作为一种信息资源,作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作,同时作为与企业同步发展的无形资产,在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用.
二、进一步增强做好档案管理工作的自觉性,尽快突破办公室当前档案初级保管管理,行政、人事档案保管单一的阶段,在规范档案的管理的前提下,积极拓展档案信息资源.
目前,农场办公室的档案管理是将平时上级下发的收文、农场内部发文和签报分别收集,于当年年底、次年年初再次筛选,将上一年度的文件分成类目立卷装订保存,内容是简单地将行政、党群、人事、经营管理、综合业务管理制制度多方面的集中起来,基本处在档案管理的初级保管的阶段.随着企业的壮大和发展,业务量的增加和形成的文件的部门不断增多,现有的文件分类、档案管理方式已逐渐跟不上企业发展的要求.
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工作期间,我深深地感受到了所面临档案管理思路的冲击,冲击来自于资源的搜集、档案的分类方法,来自于所探究的如何针对企业特点构建档案体系、拓展档案信息资源的冲击.重新构建适宜企业业务发展实际的综合档案管理系统性框架、拓展档案信息资源是当务之急,也是有利于综合档案管理工作的开展和日常管理的关键点.
首先,要熟悉、掌握企业的业务情况和专业知识,针对企业的业务性质以及内部组织结构重新调整档案的类目；其次,还要系统地整理历史档案,积极开发档案信息资源.目前,农场档案管理工作存在的问题：各业务部门档案工作开展并未形成制度,这一问题主要表现在以下几个方面：一是,业务部门没有把档案工作纳入部门职责范围,导致部分档案信息的流失.二是,在日常活动中形成的大量档案均分散保存,档案散失情况严重.企业档案信息的流失问题主要表现在：业务部门研究人员对企业的调查论证、申报立项、洽谈协议、审批登记等档案大多掌管在相应的当事人手中,不能及时归档.有的即便归档也不注意归原件,经常归复印件.这些问题直接随着人员的流动导致档案信息资源的部分流失.
写档案工作本科论文的步骤
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上述档案信息资源流失部分,正是亟需拓展、开发的档案资源.
再比如,建立并完备科研、声像载体、实物、设备、外事、会议及公关活动档案等文书、科技、专门档案的工作,此项内容也是整体档案管理工作顺利进行的前提.只有将档案有条理地进行分门别类,才能保证档案准确、有效地收集和利用.为档案的收集、整理、立卷、归档、鉴定与统计等管理工作提供基础,体现档案的价值所在.
三、档案管理模式上集中统一,实体分部门保管利用是档案管理工作的发展方向
档案工作许多传统的做法和管理模式对做好不同时期的档案工作起到了积极作用,但结合企业具体实际情况来看,有一些传统做法似乎不能适应当前企业发展的需要,必须进行重视和创新.其中包括档案工作收集、整理、鉴定、保管、统计和利用六个环节和一些具体的操作手段的革新.遵照国家有关部门对企业的管理规定,财务部门和综合业务部门是极为特殊的部门,其有关的文件、报表、合同管理在是绝对机密的,所以这部分档案以分散保存的形式保管.在结合农场档案管理工作精神的前提下,从组卷的形式到装订的手段,尽量简化档案部门长期推行的一些繁琐的操作步骤和不必要的过程、环节,在模式上集中统一,尽快完成归档程序,尽量缩短立卷归档周期.在模式上集中统一,即要求公司各部门所保管的档案要相对集中到一人,这样不致因各部门档案的分散保管而使档案管理不便,甚至造成档案损坏或丢失等严重情况.同时各部门都要复制一套目录归办公室档案部门备份保存,也就是我们常说的目录交流,这样会更清楚地整体记录企业发展和业务管理的轨迹,档案管理工作做到有条不紊,整齐规范,有规可循,有目可查.
四、努力提高档案管理人员的专业知识和业务能力
档案工作既是一项业务性工作,又是一项管理服务性工作.这要求从事档案工作的档案人员,既要有扎扎实实的业务功底,又要有较强的管理能力和服务意识.知识经济的挑战和网络信息时代的冲击,以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段、方式,给档案管理人员提出了更高的要求.
目前,农场没有设立专门的档案人员,采取的是兼职的办法.为加强档案方面的系统理论和实践知识,建立有效的档案管理制度,使兼职档案人员成为一名掌握科学的、先进的工作方法,一专多能的档案工作人才.
提高档案管理人员的业务能力和工作技能,我认为主要体现在三个方面：一是要认真学习档案管理知识,提高认识档案知识的水平.不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤,而且还应掌ৼ
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五、要认真研究档案工作中遇到的新情况、新问题,完善档案管理制度加强档案管理的规范化建设,健全各项档案制度,制定相关管理制度.
档案信息是一种无形资产,也是企业的宝贵财富.为使档案信息资源不流失,要建立健全档案管理制度,有了规章制度的规范和约束,才能保证档案工作合理化的实施开展,这也是档案管理工作顺利进行的保证.
我认为变成的档案工作制度管理应该包含三个方面内容：一是将档案管理制度正式纳入企业管理制度,明确管理档案的部门或人员. 二是建立健全公司档案工作各项制度,依据制度对有关部门进行档案目录汇集和使用调控.旨在提高职工档案意识,确保档案完整、准确和安全.三是办公室档案管理人员对档案管理的主要环节要照章管理,并纳入企业管理运行程序,有利于从文件材料的形成、积累、管理、归档有序进行.从而切实把企业档案管理纳入制度化轨道.
比如,确定分管领导和专(兼)职档案人员,负责对档案管理的组织协调工作和档案的收集和整理工作.各部门指定专门人员可以为兼职档案员,负责本部门的档案收集、接收、整理、分类、鉴定、保管、统计、移交等工作,业务上受企业办公室的监督、指导.
办公室档案管理人员平时也要认真做好收集、整理、管理工作.做到及时、主动收集存档的资料；按时归档、定期整理并经常检查,反复过滤；整理有序,科学管理,分柜存放,方便查找.
要将档案管理工作纳入企业业务管理程序,纳入企业各业务部门、职能部门的职责范围和有关人员的岗位责任制.即部门档案的管理工作做到“三纳入”、“四同步”：纳入工作计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作.
以上,是我从事档案工作的认识和体会.我坚信在领导的重视和企业各部门齐心协力的配合下,档案工作不仅会成为领导和各部门的参谋助手,同时也会对提高企业工作效率和工作质量有很大的帮助,一定会推动整个农场经营管理水平更上一层楼.
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