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摘 要 我国国民经济的发展伴随着老龄化现象的出现,面对越来越庞大的退休人员群体,档案管理部门需要与时俱进利用信息化手段提高管理质量.本文拟从退休人员管理工作出发,探讨如何在信息化时代创新现今的方案管理思路,希望能够为档案管理工作提供一定的参考意见.
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关 键 词 信息化时代 档案管理 新思路
中图分类号：G271 文献标识码：A
如今,我国的国民经济发展脚步越来越快,随着计划生育对人口的逐渐控制,我国社会逐渐体现出一定的老龄化现象,在此基础上,老年退休人群逐渐壮大,通常一个县级单位所管理的退休人员往往就可达数万人,因此档案管理工作是否科学有效就决定了对档案的被管理群体工作是否能够做到科学、细致与完善.随着科学技术的不断进步和时代的不断发展,档案的管理工作也应当在传统的基础上有所推进,尤其是科学技术的应用极大地推动了各行各业的工作效率,信息化时代的档案管理工作也应当吸取这样的优秀资源,帮助自身的工作快速成长.
一、信息化技术对档案管理工作的优势
首先信息化技术能够提高档案管理的工作效率.以笔者所在的通化市退休人员档案管理中心,其面对的管理对象通常都是以万为计数的,传统的企事业小单位的退休群体并不庞大,因此没有信息化的帮助也可以完成档案管理工作,但是在市级的单位来说,这样的工作往往复杂得多.利用信息化设备,档案管理部门可以有效提高工作效率,为退休人员快速提供查询、咨询、资金等多方面服务.
其次,信息化技术可以帮助档案管理单位提高对陈旧档案的管理效率.由于笔者所在的单位为针对退休人员的档案管理中心,其面对的常常是退休人员在过去工作期间所留下的学习、考察、培训、评比等多方面的资料与数据,甚至还有组织关系、业务考评、个人经历等众多的文字材料,这对于管理退休人员是十分重要的,在众多的手续办理中具有十分重大的意义.在我国逐步体现老龄化现象的社会中,众多经济制度与单位性质的转移更改给档案管理带来了众多的挑战,传统的纸质资料很容易受到库房空间、纸页老化等影响,加上人工查询的不变,管理工作变得非常繁重,加入信息化的设备与技术,管理单位可以传统资料进行真空、数字化等现代化处理,提高保存的效率和质量,还可以极大地方便查询和调用.
最后,信息化技术可以帮助档案管理人员对各类退休人员的服务质量,在退休人员的养老金领取、养老金资金保障上总是需要进行大量的安全防范工作,甚至还需要每年为退休人员办理资格的认证,这样的一系列保障工作都是耗时耗力的,有了完善的信息化档案管理方案,就可以节省众多的人力资源,通过对退休人员进行个人详细资料的采集就可以建立特定的数据库,便于管理人员进行查询和资料修改工作,甚至还可以加入质问、视频等更加先进的信息采集手段,全面保证个人信息的详细与安全,还可以帮助行动不便的老人进行远程认证等便捷的管理方案,全面提升档案管理的服务质量.
二、信息化时代的档案管理新思路
与传统的档案管理方式相比,信息化时代的管理途径需要在思想和内容上进行全方面的创新,不仅在人员的素质上需要摒弃一些落后的理念,也需要在信息化的技术手段上不断进行学习更新,以优良的姿态和水平迎接信息化档案管理时代的到来.
(一)变管理为服务.
传统意义上的档案管理只是单纯的管理性工作,而不是服务性的工作,但是在信息化的今天,各种信息的共享与传递几乎都是瞬间完成,因此人们
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(二)变被动为主动.
传统的档案管理都是面对枯燥的材料,如今的服务对象更多的是退休人员,提升服务的质量就需要将被动的管理与需求满足型工作转变为主动型的服务,例如将客户更新后的信息进行自动上传和修改,在信息需要更新时主动进行提示.另外档案管理单位还需要将服务延伸到对象的个人环境中,让客户能够不出家门就可以享受到便捷的档案管理服务,例如提供在线的数据库查询,个人信息的上传与修改,还有多种个性化的咨询与建议平台,这样就可以让客户主动享受到便捷的档案管理服务.
(三)变实体为虚拟.
目前信息化时代的档案资料管理并不再需要传统意义上大量的纸质材料,而是逐渐转变为无纸化的采集与操作,并且根据客户与管理的需求,个人资料的种类和方式也在不断丰富,在对退休人员进行档案管理的过程中,工作人员需要将传统的实体资料通过数据采集的方式逐渐变为虚拟的信息化资料形式,同时在对信息的分类上也可以摆脱传统的书架等实体方式,转为先进的计算机软件与数据库系统,不仅便捷而且非常科学.还有在对资源的发布上也可以改变传统的公众实体资料查阅方式,而是采用网络化信息发布的方式,将在线传输、检索等方式利用起来,实现公众对重要信息的共享,真正将档案工作做到信息化、网络化共享.
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三、总结
总的来说,信息化时代给档案管理工作带来了众多的生机与新思路,信息化的资源在为人们提供众多便捷的同时也带来了大量的信息需求,将档案管理工作逐渐步入信息化的时代不仅需要在软硬件上进行更新,还需要管理人员的思想不断与时俱进,开发出更加符合时代需要的管理服务,为国家和社会提供更加科学高效的管理服务资源.□
（作者：吉林省通化市离退休人员档案管理中心,研究方向：离退休人员档案管理）
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