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新闻档案,是新闻事业的一笔宝贵财富,其管理是报社管理的一部分,是基础性的工作.做好报社档案管理工作对于提高报社管理水平、保证报业持续稳定健康发展、参与市场竞争起着举足轻重的作用.
一、新闻档案范围
新闻档案是新闻单位及其工作人员在宣传活动中直接形成的、具有保存价值的报道稿件和各种图表、照片等不同形态的历史记录.它涉及工、农、商、学、兵等各行各业,政治、经济、军事、外交、文化、科学等各个领域,国内、国际各个方面,内容比其他一般档案更广泛得多.这些档案不仅在本行业、本地区范围内具有重要的参考价值,而且有的内容对我国新闻事业的建设与经济社会的发展有着较高的研究价值,是党和国家的宝贵财富.
新闻档案主要包括：新闻单位自行编辑出版的报纸,其他学术刊物的纸质资料和电子档案,与报纸出版流程相关的报道计划、选题策划、重要稿件（包括图片的底片）的审稿单、原稿、报样及出版发行记录和优质新闻作品原件等.
二、新闻档案管理现状
1.新闻内容的归档范围处理不当.当前报社等新闻单位的新闻档案缺少一定的科学方法,在归档时难以确定适当的范围,甚至只进行“原始”保存,只是以报纸合订本的形式存档,没有建立严格意义上的新闻档案.此外,档案最大的作用是留存史料备查,但目前新闻档案管理信息化水平低,合订本式的档案,检索只能通过手工的方法,工作量大,无法充分发挥档案的作用,这就给以后的查阅带来了极大的不便.
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2.硬件基础薄弱.各新闻单位普遍存在档案管理设施差、硬件落后的现状.信息化建设投入不足,电脑、网络等信息化手段更新步伐滞缓,一定程度上制约档案利用效率和潜能挖掘,严重影响了档案信息服务功能的发挥.
3.新闻档案管理人员素质不高.这已经成为影响报社等新闻单位档案管理工作的重要因素之一.多数报社对编辑、记者以及经营管理人员的选拔和培养比较重视,而对档案工作人员的培养和任用重视不够.据了解,很多报社没有专门的档案管理人员,该工作只由办公室的人员来兼任,而这些人员又没有把主要精力放在档案管理上,更谈不上钻研档案管理业务,直接造成档案资料收集不全、管理混乱、查阅困难的现状.
4.档案资料未得到深度开发利用.档案资料的社会价值不言而喻,但目前对新闻档案的开发利用远远不够.由于缺乏现代信息开发利用手段,因此,在新闻档案的使用上,仍局限在实地查阅的传统方式上,这就使新闻档案的价值实现受到了极大限制.
三、新闻档案的管理对策
1. 新闻档案管理要规范化、制度化.充分利用法律手段,提高档案法律意识,规范档案管理.要严格执行《档案法》和《新闻单位宣传报道档案管理暂行办法》,坚持依法治档.新闻单位还要结合自己的实际,建立和完善本单位的档案管理制度,使新闻档案的收集、归档、存放、查阅等各环节有章可循.档案主管部门也要加强对新闻单位档案管理工作的检查和指导,促进新闻档案管理工作水平的提高.
2.增强新闻档案管理意识.党中央、国务院历来高度重视档案工作,我们党在创立之初就十分重视档案资料的收集和安全保管工作.新闻单位应该提高自身的档案管理意识,加强对档案管理的重视,健全档案管理体制,重视对档案管理人员的选拔与培养,不断提高档案管理人员的专业素质.新闻单位的档案管理人员也应该加强对自身工作重要性的认识,加强专业知识的学习,提高档案管理的水平,做好档案工作.
3.加强新闻档案管理的全面性,突出重点.鼓励档案管理人员参加档案专业学习和知识更新教育.新闻单位的档案管理人员应该通过学习和培训来增强自身的档案整理与收集能力,在进行新闻内容归档时能够加强新闻档案管理的全面性,同时突出新闻内容的重点,灵活掌握好新闻信息归档的时间,及时收集信息,随时归档.新闻信息归档做到整理有序和科学管理,从而给查阅带来方便.
4.加强队伍建设,提高档案管理人员素质.人才问题是关系各项事业发展的关键问题.加强人才队伍管理需要加大档案教育培训力度,加强继续教育,开展新知识、新技术、新标准和档案法律法规培训,提高档案人员的专业技术水平和综合素质.新闻单位的新闻档案管理者应该具备以下几种素质：一是具有高度的责任感.新闻档案管理工作比较繁琐,稍有懈怠,就会使档案信息出现丢失或者漏收现象,给新闻档案管理带来极大的损失.二是具有较高的专业知识.新闻档案管理者应该掌握档案管理业务的各个步骤与环节,熟练掌握档案管理的方法和技术.只有具有较高的专业知识与技术,才能够进行科学的档案管理.
四、新闻档案的开发利用
1.加大新闻档案收集,优化馆藏结构.充实和丰富馆藏档案是开发利用档案信息资源的物质基础和前提,也是优化馆藏结构的前提.传统的新闻档案主要以报纸、照片（底片）、录像等形态为主,借阅利用时需要翻阅档案原件,费时费力也不方便,还容易造成对原始档案（如珍贵老报纸）的二次损坏.各媒体应加快推进新闻档案信息资源的数字化.目前网络采编系统成为各媒体处理新闻稿件的主要平台,编辑、排版、印刷、出版的各个环节都在电脑上完成,各种电子文件取代了传统的纸质手稿,档案工作人员也应该将这些电子文件视同新闻档案,一并进行收集归档管理.
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2.加大新闻档案的信息资源开发.建立起一个运行畅通、使用便捷的档案信息管理系统,以“档案信息化”、“利用网络化”为导向,构筑本单位档案信息网络平台,向单位内部和社会开放,提高资源共享水平.档案的网络化借助网络的方便性、快捷性和连续性,也就突破了传统档案管理的限制.要以发展数字文化网络为突破口,构建资源丰富、功能齐全的档案信息数据库, 如报纸目录数据库、全文数据库、多媒体数据库等,同时对档案进行分化与有序化,即开展编研工作,为报业发展提供快捷、丰富的信息服务,更好地为采编工作服务.
3.加强整理编研工作.媒体的服务性和读者的多样性需求,对档案资料的整理编研提出了很高的
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