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摘 要：利用自动化管理系统加强大学生管理是一项有效的手段和方法,同时也正被各所高校所接受,通过自动化管理系统可以完善管理体系,细化管理内容,同时由于数据统一,管理过程开放透明,规范了工作流程,同时在管理过程中体现了学生的主观能动性,这就调动了学生的积极性,同时也可以提高学管人员的素质,从而实现更高的目标.
关 键 词 ：信息系统 学管工作 学管人员
中图分类号：G71 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）01（b）-0203-01
利用现代通讯技术手段加强和完善管理功能是目前高校普遍采用的手段,学生信息化系统目前在各类教育机构中得到了大量的实践与使用,并且还在向着管理的纵深方向发展.海南政法职业学院为了完善管理,引进了广州工程职业技术学院开发的CRP系统,其中就包括了学生管理系统,该系统引进使用后感觉具有良好的功能.
1.利用管理系统提升工作效能
在《中共中央国务院关于进一步加强和改进大学生思想政治教育的意见》（中发[2004]16号文）中第29条“不断完善大学生思想政治教育的保障机制”对创建适合大学生管理环境提出了要求,而信息化管理是大学生能够快速适应的方式.
1.1 效率提升
自动化管理系统由于拥有每一名学生的简历和操行等各方面的数据,因而可以通过数据对其行为进行判断,从而可以节约大量的调查时间,通过对学生的学习、生活等方面的数据进行对比就可知道任何一名学生近期的情况,这样可以有针对性地对学生进行管理和帮助,从而避免了因学生多而出现部分学生被突视的情况发生,从而可以实现全面的管理,从而大大提升了工作效率.
1.2 数据统一
信息管理系统最大的好处就是信息的规范和统一,由于系统全部来自中央库,系统的判断都根据中央库的数据进行,这就防止了出现在不同部门数据不同的情况发生,从而实现了数据的规范性,从而为管理工作提供了准确的依据,这为学生管理工作提供了有效的佐证,并成为相关政策执行的重要条件.
1.3 渠道规范
利用管理系统可以规范管理的渠道,由于从事件的源头开始就有据可查,因此这给管理工作带来了方便,但同时也要求对数据的来源进行规范管理,如要求每一位相关员在值班时就要按要求写好各种日志,因此对于及时记录这一点就要求不论是管理人员还是教师或是学生都要求不能拖,如果不能及时地记录就要对其进行处罚,而处罚的依据就是系统设定的时效,这样大大加强了工作人员和学生的纪律,相关事件得到了及时的反馈,做到了人尽其责,因此渠道得到了规范.
1.4 工作透明、学生参与程度高
由于系统对全院是公开性的,事件的处理过程和结果都可以通过系统进行查询和跟踪,同时不同层级的人对于事件处理的权限不同,如果下一级不能及时处理事件上一级就不可以进行处理,这做到了事件的处理有序,这一点充分体现了工作的透明和公正,信息系统让学生在相关事件中的参与程度远超过以前,如教师上完课后学生应及时给教师进行评价,这即给学生对教师上课情况提供了回馈的平台,同时又对教师上课情况进行了实际的反遇,得到了学生的认可,同时也将学生的思想反映出来,这即有利于掌握学院的思想动态同时也有利用于问题的解决,这样就可以对问题的症结进行有目的的解决,从而达到事半功倍的效果.
2.优化信息管理系统
学管工作最大难处就在于能否及时发现问题并能够找到处理的依据,这一点对于担任过学生管理工作的人都是十分清楚的,而这也正是利用信息管理系统可以进行优化的过程.
2.1 根据系统进行管理
由于有了各种平时的数据作为工作参与与依据,在对比各种情况后可根据实际情况抓重点工作,避免以往在处理问题过程中花大量的精力查找相关文件和数据等方面的问题,可以直奔主题,将学生反映强烈和着急
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2.2 学生管理工作细化
通过自动化管理系统减少了大量的重复工作后,学管人员就可以腾出更多的时间来对大学生进行管理,将学生管理工作进行得更加细化,根据数据反映出来的情况可以将不同情况的学生分别进行对待,这样即可以提高工作效率,同时也可获得良好的效果,大学生的思维还处在一个不稳定期,他们所反映的问题其实就是其心理的真实反映,因此通过自动化管理系统了解学生关注和急需处理的问题也是与其沟通的有效过程,而这一过程正是帮助其向着规范和正确方向引导的有利时机,因此在此过程也可集中管理人员的精神对学生进行相关的思想和心理教育,帮助其向着社会有用人才的方向引导.
2.3 有效提升学管人员水平
通过自动化管理系统的使用,对学管人员的要求也相应提高了,要求每一位学管人员在懂使用系统的基础上学生利用相关数据分析,针对数据所反映出来的问题及进进行处理,这就要求学管人员也要不断提升自己的业务及专业知识,也只有这样才能充分利用系统来完善工作.
3.注意事项
3.1 切莫变成自动化系统的执行机器
自动化管理系统是人开发出来为人们服务的,它毕竟不能够代替人们来实现各种实际的功能,作为工具用好了就会大幅提升我们的工作效率,但这决不能将一切都寄托在管理系统中,学生工作是一种人与人交流最为有效的过程,因此在利用自动化管理系统帮助我们提升工作效率,减少工作盲点的过程中,原有的认真总结、善于观查、及时发现问题的有效途径是不能放弃和放松的,这仍然要求每一名学生管理人员要继续执行原来有效的方法和手段,不断丰富学生管理的形式与内容,用心做好每一件事,全心全意为学生服务,也只有这样才能体现利用自动化管理系统的目的和功效.
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3.2 注意紧跟时代变化
一套自动化管理系统不管在开发时多么成功,在使用了一段时间后由于环境和技术条件等变化都会与现实需求有出入,因此这要求学管人员在利用自动化管理系统帮助自己提高工作效率和完善工作过程时应当关注时代的变化,大学生是时代的代表,他们的思想、心理并不会因为有了自动化管理系统就停滞不前,而我们仍需跟着他们的思想变化而不断改善和改进自己的工作方法和方式,也只有这样才能跟得上时代的步伐,这样才能做好本职工作.
自动化管理的使用大大方便了学管工作的开展,利用自动化管理系统可以对事件的处理和管理达到数据标准化,而在标准的数据面前学管人员工作并不会因此变得简单,相反很多与我们原来思想冲突的内容也会随之出现,因此这需要每一位学管人员要针对事实的变化和社会的进步,不断挖掘和改进学生工作方法和手段,努力提升自己的效率为国家培养合格的人才做出自己应有的贡献.
该文出处:http://www.sxsky.net/guanli/qygl/384998.html
参考文献
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