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摘 要 ：本文从我国目前合同管理的现状写起,通过分析财务管理与合同管理的关系论证了财务管理中合同管理的重要性,并进一步点明了在财务管理中如何加强合同管理.
关 键 词 ：合同管理 财务管理 财务控制
一、前言
目前企业财务管理中普遍现象是,财务人员只是简单的核算员,在整个合同管理过程中从前期合同谈判,到合同签定、合同履行,以及最后合同结算,财务人员都很少参与更没有主动参与的意识.财务人员在管理过程中只负责报销、核算、统计,监督控制职能薄弱,随着市场竞争的加剧,建立合同管理责任和风险控制措施变得尤为重要.财务人员如何参与到合同管理中来,如何在财务管理中更好的实施合同管理职能是财务人员必须考虑的问题.
二、财务管理与合同管理
合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等系列活动的总称.合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的.合同管理是企业管理的一项重要内容,搞好合同管理,对于公司经济活动的开展和经济利益的取得,都有积极的意义.因此合同管理是财务管理必不可少也不容忽视的一部分.财务管理和合同管理紧密联系,好的财务管理是实现合同管理的保证,他们共同促进企业严格遵守内部规范,完成预期的经济效益目标.目前企业在合同管理中存在很多问题,例如：先施工后签订合同,随意解除合同,合同变更不规范,合同履行内容和签订内容不一致,阴阳合同等.特别对于一些建筑安装企业合同管理问题尤为突出,现在建筑市场是买方市场,施工队伍为了在激烈的竞争中获得胜利,采取各种不规范、不合法的运作手段,而企业单纯追求利润指标忽视合同中存在的潜在风险,合同管理人员法律意识淡薄,合同纠纷、索赔层出不穷,无形中造成企业成本的增加.随着人们法律意识的增强,为进一步规避各种各样的合同管理风险,财务管理中加强合同管理变得越来越重要.
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三、在财务管理中如何加强合同管理
(一)财务部门对合同实行全过程管理
财务是整个管理系统中的一个关键环节,是经济管理的核心.做好合同管理要充分发挥关键环节的作用,通过合同订立前的风险预测,风险辨析；执行中的资金支付控制；合同收尾阶段的验收和履约监督等,保证合同管理程序的良好运行,实现全过程的财务管控.
1.合同订立前的风险预测,风险辨析
风险指的是损失的不确定性；风险量反应不确定的损失程度和损失发生的概率.在合同签订前财务部门要配合相关部门做好风险预测、风险辨析工作,认真分析要进行的合同活动可能存在的风险.在这个过程中财务人员要格外谨慎,仔细调查对方的资信情况、履约能力,把可能的风险逐一分析,确定风险的类型,制定风险对策.合同风险一个重要的来源是合同本身,财务人员要重点关注：格式文本,合同类型,变更事项,合同纠纷等.这就要求会计人员配合,仔细审核合同内容、合同文本.尽量选用由国家统一颁发的通用性合同文本,条款不漏项,文字表达清晰,无含糊不清词语.同时充分利用法律资源中的担保制度、保险制度以及纠纷法律制度等,来降低和转移合同条款所带来的风险.加强风险预测职能,尤其要注意对方转嫁的风险,例如：企业在进行投标时,一般都会按照招标文件的要求缴纳投标保证金,其实质是招标企业为了避免投标有效期内投标人随意撤回.撤销投标或中标后不能提及履约金等行为造成的损失而进行的风险规避.对投标人来说合同订立越迟,资金成本则越高.总之,对风险的界定要有超前意识,及时收集和分析与风险有关的各种信息,预测可能发生的风险,并对其进行监控提出预警.
2.合同执行过程中的财务控制
首先,对合同生效后可能涉及的税收政策、收入情况、成本费用情况、资金使用情况以及合同执行情况密切关注,制定严格的合同管理流程及审核办法.例如：凡对外签订的经济合同,一律经财务主管审核并签署意见,再由财务部盖具合同专用章,并交由财务部统一存档.对于销售合同凡利润指标在规定比例范围的,且现款现货的合同,由财务主管最终审批；利润指标低于公司规定的,或有欠款信用不良情况的,财务主管签署意见后提交公司领导审批；销售人员最后须持审批手续齐全的合同到财务部盖具合同
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3、在合同的收尾阶段,加强合同的验收和履约监督.落实人员加强对甩项项目的管理,完备手续、资料,确保资金安全.财务人员要严格按照合同要求,清理债权债务,做好合同款的催收工作.同时编制财务决算报告,对合同履行情况进行评估.
4、抓好合同的变更和索赔工作.索赔是合同管理的继续,贯穿于合同履行的全过程.财务人员要提高的变更索赔意识,明确变更和索赔职责,把工作贯穿于经营活动的全过程.财务人员及相关部门认真制定合同变更索赔工作流程和相关注意事项,做到有章可循,照章办事.在合同变更索赔过程中财务人员应积极发挥监督检查职能.监督重点如下：首先,合同变更理由必须符合法律、法规和政策,以及相关相关文件的规定；其次,原始记录、原始资料保管是否完整,合同资料的归档应分类进行,及时、系统、连续,无遗漏；最后,对相关费用进行审查.
(二)抓住经济活动的重要环节加强合同管理
1、加强采购合同的日常管理.在日常的管理中,突出合同管理人员的审核职能是降低风险的一个有效策略.首先,对合同文本的审查,签订前财务人员认真审查合同条款,对其中可能引起纠纷的地方予以删除或改进.杜绝含义模糊的条款出现在正式文本中,使条款的可操作性强.其次,督促监督采购部门制定相应的采购标准、质量标准及合理的价格标准,在保证产品质量不受影响的前提下,制定相应的质量加减价条款使合同款贴近生产工艺.再者,定期检查采购部门是否做好供户的资质审查,为合同的签订把好关.其中包括供户的确定的依据审查、资格和信用审查、签订人的审查.采购部门每年应对供户进行系统评价,对达不到要求的供户进行淘汰,形成新的供户清单.对于新供户严格按组织考察,试用试供等环节合格后纳入合格供方.资质主要包括：生产许可、经营范围、特许进入、资质等级等.信用主要指的是诚信度,包括守约能力、纳税状况、售货服务状况、承诺兑现等.签订合同时要求对方将各类资质证书进行复印并加盖单位公章,以保证供方提供的资质具有法律效率.单位内部人员应严格按照授权范围签订合同,杜绝超越权限或无权限人员签订合同.
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2、加强合同的综合管理,实现成本控制.坚持程序管理,择优选择分包商.财务及相关人员对各分包单位做细致的调查,对其资质信用进行评价,将有关资料建档保存,择优选择分包商.确定合理的成本控制目标,合同文件和成本计划是成本控制的目标.企业必须有一套健全的财务管理制度,在成本分析成本核算的基础上,系统的研究成本变动的因素,参考企业的经济效益指标,确定合理的成本计划,指导企业的投标报价及其分包合同签订.合同签订后,为了把费用控制在合同金额以内,财务人员要进一步对合同的履行情况实行监督检查：一、杜绝违反合同条款的行为发生,发现合同履行异常,及时调查原因采取防范措施避免不必要的损失；二、运用经济指标进行成本分析,通过实际值与预算值,实际值与目标值的比较,对合同履行情况进行评价,了解成本总量的构成比例和成本管理的薄弱环节,采取对应的增收节支措施,避免超支,为今后的发展提供经验和教训.
(三)财务部门要做好合同管理工作就要加强对合同管理人员的培训
合同管理人员的业务素质的高低,直接影响着合同管理的质量.建立科学的培训制度,全面实行全过程考试、考核、检查.激活培训方式,提高培训的成效性.通过各种方法有针对性和重点的组织好学习,向相关人员介绍最新的《合同法》、《招投标法》、《担保法》等相关法律法规.定期组织合同系统专业管理人员进厂培训,把合同相关法规的学习纳入继续教育日程,从思想上引起财务人员的高度重视.健全考核,激励、责任追究机制,对合同订立、执行过程中违法违规或给企业造成损失的行为追究责任.
合同管理工作是企业经营管理的一项重要工作,它不只是简单的要约、承诺,而是一个全过程、全方位、科学的管理.财务部门要充分发挥自己在合同管理中的监督、检查职能,运用科学的管理方法参与到合同管理中来,通过运用自身特有的方法对合同履行情况进行分析评价,事前预防,事中控制,事后补救,同时为今后企业的发展所借鉴,财务管理对合同管理具有现实的重要应用价值,必将越来越得到企业的重视和认可.
参考文献：
[1]耿爽.《建设工程合同签订与风险防范（十二）》[N].《广东建设报》.2008—04—11
[2]李世新.《浅谈如何加强采购合同的日常管理》《经管视线》2010年,第06期
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