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摘 要 ：合同管理是工程项目管理中极其重要的组成部分,现今已成为与进度管理、质量管理及成本管理同等重要的一项管理职能.工程项目全过程的合同管理是项目管理的关键,科学、规范的合同管理是实现控制工程进度、质量、成本的保证,因此,必须采用科学和规范的合同管理来进行管理,以实现对工程项目有效的全过程管理.本文以某公司XB项目的合同管理为例,论述了工程项目经济合同管理的总则、合同的签订工作、合同的结算以及合同的履行和纠纷处理等内容.
关 键 词 ：经济合同 合同管理 合同签订 合同结算
1.经济合同的含义和分类
1.1经济合同的含义
经济合同是公司在生产经营活动中为明确双方权利义务关系签订的协议,包括公司与外部单位签订的合同（即外部合同）以及公司内部责任合同（即内部合同）.经济合同双方当事人必须严格按照合同中约定的标的、数量、质量、价款、时间、地点、包装、运输、结算等各项条款全面正确地履行合同义务.
1.2经济合同的分类
按内容分类可分为购销合同、建设工程承包合同、加工承揽合同、货物保管合同、供用电合同、仓储保管合同、财产租赁合同、借款合同、财产保险合同等及其他经济合同.
2.工程项目经济合同管理总则
2.1有关经济合同的签订、履行与管理必须遵循的原则
授权代理制度.现场项目代理公司对外签订经济合同,在公司总经理的授权范围内,不得越权签订合同.未经授权、超越授权范围或代理权终止后,未经追认签订的经济合同,公司不予承认,现场经理必须承担法律后果.
合理审慎原则.现场对外签订合同时,必须对合同涉及到的项目、当事人的资信、合同生效的条件进行认真调查,同时按照法律的规定,对合同内容的合法性、可行性、严密性及经济效益性进行审查.
统一管理原则.公司建立各项制度,对公司现场对外签订的经济合同进行统一管理,现场必须执行公司对合同的统一管理规定.
2.2合同签订与履行的制度
合同印鉴文本统一规范制度.现场签订合同时用公司统一的合同专用章,使用公司编发的已编号合同文本.
合同档案制度.现场对内对外签订的合同,必须由现场经营部建立档案进行管理,现场在公司总经理授权范围之内签订经济合同,要送到公司经营部备案.
责任追究制度.现场项目经理代理公司对外签订合同,必须遵循国家有关法律规定.如果违反法律、法规和公司规定的合同管理制度,必须追究相应的经济、行政、法律责任；触犯刑法的,由司法机关依法处理.
2.3在施工现场,项目经理在公司总经理的授权范围内负责现场对内、对外合同的签订、履行及管理的具体工作.
2.4公司经营部是公司经济合同的管理部门,负责对各部门、各现场经济合同签订和管理工作进行业务指导、检查和监督；现场经营部具体负责现场经济合同的签订管理工作,受公司经营部的直接领导.
3.工程项目经济合同签订工作
现场项目在遵循公司的合同管理制度的基础上,结合现场的实际情况,执行了一整套规范的合同竞价、谈判、会签及签订程序,过程如下：
3.1竟价并选择中标单位
采用公开竞价的方式来选择合作单位.下面以选择工程承揽合同的合作方专业队为例,来说明公开竞价的程序.
一是制作标书：标书内容包括图纸、合同条款和评标标准,合同应明确工作范围、质量标准、工期、双方责任、合同的中断和终止标准、违约责任等.
二是发出邀标书：一般情况,邀标单位不少于三家,邀标单位都是公司的合格供应商.
三是发出招标文件：向对标书作出良好响应和资格通过的专业队发出招标文件.
四是收集标书：原则上要求密封（采用专人递交或邮递递交均可）,对于金额量少的项目,允许用传真明传.对于过期和后涂改标书均作废标处理.
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五是评标：项目部的评标小组由竞价小组组长、主办部门、现场经营部和财务室等有关评标人员组成.评标的标准严格按照已制定的规则进行.
六是发中标通知书：对于最优中标单位,通知中标方,向中标方发出中标通知书.
七是签订合同：双方根据招标文件签订合同.
经过公开竞价中标的专业队即为项目部所选择的施工专业队,承担标书
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3.2报公司竞价领导小组审批,阐述竞价过程以及说明选择中标单位的原因.
3.3合同谈判
由执行部门牵头,现场经营部及其它相关部门配合,与中标单位进行合同谈判,在谈判中做好谈判记录,记录包括：发生时间、面谈地点、洽谈参加人员、当事人单位、洽谈事项、洽谈结果、记录人、记录时间等.
3.4起草合同
所签订经济合同的主要条款包括：标的、数量、质量、价款或酬金、履行的期限、地点和方式、违约责任等内容.
3.5将合同报公司经营部审批,附上相关资料.
3.6公司会签并审批后签订合同,签订完合同后,现场经营室将合同的相关条款复印至各相关部门.
4.工程项目经济合同的结算
项目部执行公司制订的合同结算程序,关于合同结算要注意如下事项：
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4.1经营部和相关部门要注意收集整理相关的合同及结算资料,包括：合同书、来往信件和数据电文,确保合同履行过程中各种单据、凭证的完整性.
4.2为了使经营部更好地了解合同的履行情况及执行合同管理,在进行合同支付之前,执行部门应持有关发票或凭证至经营部,经经营部核实后编制付款通知单,再报项目经理审批；支付后的发票或其它凭证,执行部门应复印一份经营部存档.其中属工程内部分包合同由经营部执行支付,相关部门须把合同完成情况在支付前知会经营部. 4.3在合同对方完成合同任务之后,执行部门应即时组织经营部等相关部门对所完成合同任务进行验收结算,双方签认盖章确认,宣告此合同履行完毕.
5.工程项目经济合同的履行及纠纷处理
5.1合同履行与纠纷处理的一些规定
签订经济合同后,应当全面履行合同,如不能履行,应当采取补救措施,减少损失.
现场经营部监督经济合同的履行,每月向公司经营部书面汇报经济合同的履行情况,及时反馈合同管理中存在的问题.对履行完毕的合同进行归档,并上报公司经营部,每一现场项目结束,合同管理员负责清理所有合同,对履行情况作详细报告,并将完整的档案上报公司经营部.
如果发生合同纠纷,现场及时通报公司经营部和主管领导,并积极参与纠纷处理,公司经营部处理合同纠纷时,现场给予协助.
5.2 XB项目两个合同的履行情况及纠纷处理
造桥机施工合同.由于本项目使用了造桥机,而造桥机在当时来说还是属于很新的施工工艺,在开始时施工不算顺利,施工进度缓慢,同时造桥机专业队与项目部合同谈判时对施工难度和工期预计不足,导致专业队结算的工作量不足以支付其工人工资而无法履行合同.造桥机专业队提出解除合同,经过项目部的分析测算,由于专业队自身原因和造桥机施工的整体进度,此合同确实是无法正常履行,经报请公司同意,在没收专业队部分履约保证金后,将造桥机施工由合同单价结算变更为按工班计时结算.
锚具供应合同.此合同是由业主招标选定的供应单位,但在箱梁预应力施工过程中,出现了质量事故,经过事故鉴定,除了施工原因外,锚具的质量问题也是造成事故的一个重要因素.经过几方协商,锚具供应单位赔偿10万元并解除供应合同.
6.总结
经济合同管理是一项非常重要的工作,要求合同管理员责任心强、熟悉业务、具有一定经营管理知识以及具备经济合同法的有关知识.应该全过程、全方位地搞好合同管理,从合同方的选择上来说,选择一个合适的合同方,有利于以后的合同履行过程监控和成本控制；从合同条款上来说,完善的合同条款将避免很多风险；从合同履行监控来说,搞好监控将有利于保证合同条款的正确履行；从合同终止来说,终止合同条款将避免以后不可预见的风险.加强合同管理将有利于公司的目标成本管理和经营水平的提高.
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